Työkulttuurin tulikoe – tällainen organisaatio saa tehot irti etätyöstä

Tee Teamsista yrityksesi virtuaalinen kohtaamispiste 

Voi olla, että yritykselläsi on Office 365 -lisenssi, joka mahdollistaisi Teamsin käytön, mutta softaa ei ole syystä tai toisesta otettu käyttöön. Nyt on hyvä hetki tutustua Teamsiin moniin mahdollisuuksiin.

Teamsin sisälle voi luoda keskustelukanavia vaikkapa eri osastoille, tiimeille tai projekteille. Yleensä kanavarakennetta suunnitellaan jonkin verran ennen sinne siirtymistä, mutta nyt keskustelut on saatava käyntiin nopeasti.

Suosittelisimme jokaista esimiestä luomaan tiimilleen oman kanavan ja kertomaan siitä alaisilleen. Näin kanavien määrässä pysyy joku roti ja työntekijät todennäköisemmin omaksuvat uuden viestittelykanavan.

Kun välitön paine poistuu ja aikaa tuunailulle löytyy, kanavia voi lisäillä, muokata tai poistaa tarpeen mukaan. Yleensä aika näyttää, mikä palvelee juuri sinun firmasi tarpeita parhaiten. Mitään päätöstä ei kannata ajatella kiveen hakattuna.

Yksi Teamsin pidetyimmistä – ja etätyön kannalta olennaisimmista – ominaisuuksista ovat korkealaatuiset videopuhelut ja -palaverit. Niiden osalta Teams tulee itse asiassa korvaamaan Skype for Business -sovelluksen vuonna 2021, joten siirtymä on hyvä hoitaa ajoissa.

Etätyön haasteena siihen tottumattomilla organisaatioilla voi olla se, että epävirallinen ajatustenvaihto kollegoiden kanssa jää vähemmälle. Pelkästään sähköpostin varaan jättäytyvä organisaatio eliminoi kaiken taukohöpötyksen, joka olisi tärkeää silloinkin, kun hommia painaa kotitoimistolta.

Työskentele tehokkaammin Teamsin avulla:

❌ Ei näin: Keskustelu hajoaa sinne tänne. Aikaa menee viestien kaivelemiseen eri medioista, kuten sähköpostista ja Whatsappista. Pahimmillaan keskusteluita ei kuitenkaan käydä ollenkaan, ja organisaatio altistuu vaaroista suurimmalle: olettamiselle.

✅ Vaan näin: Kaikki keskustelut käydään yhdessä paikassa. Sisäinen sähköpostiruljanssi vähenee. Myös epäviralliselle jutustelulle on paikkansa mediassa, jossa viestittely tuntuu enemmän rennolta chattailulta kuin asiapenttimäiseltä meilailulta.

Näin otat Teamsin käyttöön:

Tsekkaa myös nämä Teams-ohjevideot

Näin toimivat Teams-kokoukset
Keskustelut ja puhelut Teamsissa
Microsoft Teamsin käyttö tiedostojen käsittelyyn

☁️ Siirrä tarvittavat tiedostot pilveen – bulkin ehtii myöhemminkin 

Jos firmassasi on aiemmin ollut vastahakoisuutta siirtää tiedostoja palvelimelta pilveen, kuten yhteiseen SharePointiin, nyt on viimeistään selvää, miksi niin kannattaisi tehdä. Kun työt tuli kotiin pakon edessä, moni on voinut jäädä kaipailemaan yrityksen palvelimelle panttivangiksi jääneitä tiedostoja.

Samoin kuin Teamsin käyttöönotossa, tässäkään ei kannata pyrkiä täydellisyyteen, kun tilanne on päällä: älä edes pyri siirtämään kaikkea pilveen juuri nyt. Riittää, kun pilveen siirtää hallitusti ne tiedostot, joita tarvitsee tehdäkseen työnsä kunnialla. Loput ehtii myöhemminkin.

Mitä sitten tarkoittaa hallitusti? Yhdessä kannattaa sopia, mitä siirretään. Pilveen on paras siirtää kokonaisia kansiota, ei yksittäisiä tiedostoja. Tärkeää on kommunikoida muille, mitä on siirtänyt.

Kun työskentely normalisoituu, yhtä tärkeää on palata vanhaan hallitusti, ettei tiedostoista vahingossa jää vahingossa elämään tuplakopioita.

Monia tuntuu huolettavan, kuka tiedostot näkee, kun ne siirtää OneDriveen, SharePointiin tai Teamsiin. Omassa Drivessä tiedostot näkyvät aina vain itselle, ja ne voi halutessaan jakamisasetuksia muuttamalla jakaa muille. Jos tiedostot siirtää SharePointiin tai Teams-ryhmään, jossa on muita käyttäjiä, ne näkyvät automaattisesti myös muille ryhmän jäsenille.

Paranna tiedostojen ja dokumenttien hallintaa:

❌ Ei näin: Tiedostot eivät ole pilvessä ollenkaan tai niitä siirretään sinne epäjärjestelmällisesti. Tiedostoista on eri paikoissa eri versioita, eikä kukaan ole varma, mikä on viimeisin. Tiedostoja kiikutellaan kotiin muistitikulla.

✅ Vaan näin: Kaikki tietävät, missä viimeisimmät versiot ovat. Tiedostoihin pääsee käsiksi mistä vaan ja mobiilista. Samaa tiedostoa voi muokata useampi ihminen.

Näin käytät OneDrivea tiedostojen jakamiseen työkaverille:

Vapauta ylimääräinen taakka VPN:ltä 

Jokaisen satunnaista etätyötä tekevän arkeen on todennäköisesti kuulunut VPN-yhteyden muodostaminen työnantajan paikalliseen verkkoon. VPN:n avulla yrityksen sisäverkkoon pääsee kiinni silloinkin, kun ei ole yrityksen nettiyhteyden kantamissa.

Nyt VPN-yhteydet voivat hidastella, kun poikkeuksellisen suuri joukko käyttää rajallista verkkoa yhtä aikaa. Tällaisessa tilanteessa VPN:stä voi loppua kaista. Työ ei suju, kun tarpeellisiin ohjelmiin ja tiedostoihin ei pääse kiinni.

Ongelma voidaan ratkaista sillä, että paikalliselta asemalta siirtää pilveen kaiken, mikä liikkuu helposti. Tällöin esimerkiksi tiedostojen käsittelyä varten ei tarvitse VPN:ää, ja kaistaa säästyy asioille, joita ei voi helposti siirtää pilveen, kuten toiminnanohjausjärjestelmille.

Lisäksi henkilöstöä kannattaa ohjeistaa välttämään VPN:n turhaa käyttöä, jos työ ei sitä edellytä.

Vapauta yhteyskaistaa sitä tarvitseville toiminnoille:

❌ Ei näin: Kaikki yrityksen tiedostot ovat paikallisessa verkossa, kuten jaetulla Y-asemalla. Yhteydet takkuilevat ja työ hidastuu, kun loppukäyttäjät yrittävät työskennellä VPN-yhteyden yli.

✅ Vaan näin: Kaikki helposti siirrettävät tiedostot ja palvelut on siirretty paikallisilta asemilta pilveen. Yhteydet nopeutuvat, kun iso osa loppukäyttäjistä voi työskennellä normaalisti ilman VPN:ää.

Älä anna ylimääräistä siimaa kalastelijoille

Kun käyttöön ottaa nopealla aikataululla paljon uusia ohjelmia, sähköpostiin tupsahtelee rutkasti viestejä, kuten kutsuja jaettuihin tiedostoihin. Näihin pyyntöihin ja kutsuihin ei välttämättä ymmärrä soveltaa samanlaista kriittisyyttä kuin normaalitilanteessa ja tietoturvariskit kasvavat.

Yksi tietojenkalastelun taktiikoista on ohjelmoida Office 365-kirjautumissivun kaltainen näkymä, johon tietonsa syöttämällä tuleekin luovuttaneeksi ne ilkeämieliselle taholle. Ulkoasultaan sivu voi muistuttaa hyvinkin paljon aitoa versiota, mutta valveutunut käyttäjä tunnistaa nämä hullunkurisesta url-osoitteesta.

Yksinkertainen ja melko tehokas keino yrittää suojautua tältä nimenomaiselta kalastelutaktiikalta on brändätä O365-kirjautumissivu oman organisaation näköiseksi esimerkiksi logon ja kuvamaailman avulla. Logon lisääminen käy helposti IT-osastolta ja suojaa turhilta kömmähdyksiltä.

Tämä on pieni, mutta vaikutukseltaan varsin merkittävä parannus tietojenkalastelua vastaan. Organisaation tulisi ottaa käyttöön ensi tilassa myös muita suojaustekniikoita, kuten monivaiheinen tunnistautuminen.

Varaudu jatkuvasti kasvaviin tietoturvauhkiin:

❌ Ei näin: Kalastelumeileihin haksahdetaan helpommin, kun etätyöskentelyssä on muutenkin niin paljon uutta.

✅ Vaan näin: Office 365-kirjautumissivu on muokattu yrityksen ilmeen mukaisesti. Työntekijät näkevät heti sen ulkonäöstä, että nyt on kyseessä oman firman palvelu. Yrityksen oma IT-yksikkö viestii yleisimmistä kalastelutaktiikoista organisaatiolle aktiivisesti.

Näin kustomoit O365-kirjautumissivun yrityksellesi:

Suosi hankinnoissa laitteita, jotka liikkuvat mukana

Läppäri on nykypäivänä tietotyöläisen standardityöväline, mutta moni suomalainen yritys elää edelleen todellisuudessa, jossa työkoneena on kiinteä pöytäkone. Sillä setupilla ei tässä tilanteessa hurrata.

Kun välineet seuraavan kerran päivittää, kannattaa ehdottomasti miettiä, onko kiinteille työpisteille enää nykyaikana tarvetta. Harva työtehtävä vaatii enää sellaisia tehoja, joita ei laadukkaasta kannettavasta irtoa.

Viimeisimpien tietojen mukaan käynnissä oleva pandemia vaikuttaa työskentelytapoihimme vielä pitkään. Siksi olisi syytä miettiä, tukeeko oma kotityöpiste työskentelyä vielä ensimmäisen karanteeniviikon jälkeen.

Ylimääräisen näppäimistön, hiiren ja näytön avulla läppäristä saa tuunattua kelpopelin myös ergonomian kannalta. Uusimmissa kannettavissa tietokoneissa ja näytöissä USB-C liitännät kiilaavat käytännöllisyydessä telakan ohi: kuva, ääni ja vielä läppärin latauskin hoituvat yhdellä piuhalla.

Lisäksi hyvät kuulokkeet antavat työrauhan myös tilanteessa, jossa kotitoimistolla vilistää ylimääräisiä jalkapareja. Puuttuvat välineet kannattaa tilata verkkokaupasta suoraan kotitoimistolle.

Liikkuvampaa työskentelyä oikeilla välineillä:

❌ Ei näin: Työntekijällä on kaikki laitteet toimistolla ja/tai ne ovat vaikeasti liikuteltavissa. Työnteko hidastuu tai on kokonaan mahdotonta, kun tarvittavia työvälineitä ei ole saatavilla.

✅ Vaan näin: Tietotyöläisen päätyöväline on mukana kannettava läppäri. Kotitoimistolla voi olla toimiston tapaan myös telakka ja näyttö, jolla ergonomia saadaan kuntoon.

Tätä et ehkä olisi uskonut kuulevasi IT-nörttien suusta: sujuvassa ja tuottavassa etätyössä on kyse muustakin kuin laitteista ja koneista. Hanska-arviomme mukaan etätyön onnistumisesta oikeastaan vain 25 % nojaa tekniikkaan, loput 75 % on kiinni johtamisesta ja viestinnästä.

Moni yritys joutuu nyt menemään perä edellä puuhun. Etätyökäytäntöjä otetaan vauhdilla käyttöön ilman, että etätyöskentelyn taustalla on sen edellyttämää kulttuurista valmiutta. Tiedostot kyllä siirtyvät palvelimelta pilveen ja keskustelu käynnistyy Teamsissa, mutta työn tekeminen tuntuu silti tahmealta.

Jos esimerkiksi työtehtävistä on totuttu sopimaan toimistolla, omaa työtä voi yhtäkkiä olla vaikea johtaa itsenäisesti. Esimies puolestaan saattaa huomata vellovansa luottamuspulassa, kun alaiset eivät enää ole käytävän toisella puolella valvottavina.

Itsestään voi tässä uudessa tilanteessa tunnistaa vanhentuneiden työkäsitysten muumion, jos huomaa epäilevänsä, tekevätköhän ne muut edes hommiaan. Siinä tapauksessa on ehkä aika tarkastella käsityksiään ja mahdollisesti omaksua uusia toimintatapoja koko tiimille.

Pakon edessä ei ole koskaan kiva tehdä muutosta, mutta parempaakaan hetkeä ei tule. Tekniikan ansiosta on mahdollista, että voimme työskennellä erikseen, mutta silti yhdessä. Kyse ei kuitenkaan ole samojen asioiden siirtämisestä nettiin, vaan kokonaan uusien kompetenssien opettelusta.

Esimerkiksi meillä Tietokeskuksessa siirtyminen monipaikkakuntaiseen työskentelyyn vauhditti työskentelytapojemme ja toimitilojemme modernisoimista. Nyt virtuaalityöskentely ja etätyö on meillä jatkuva ja luonnollinen tapa työskennellä – ei kummallinen poikkeus.

Mielestämme voikin sanoa, että etätyön omaksumisessa on kolme steppiä:

1. Etätyö on ylipäätään mahdollista: Koneet ja laitteet saa vietyä kotiin sekä tarvittaviin tiedostoihin ja palveluihin pääsee käsiksi mistä vain. Etätyö sallitaan, mutta siihen ei välttämättä kannusteta. Voi olla, että etätyön tekemiseen pitää pyytää erikseen lupa.
2. Etätyö on järkevä vaihtoehto toimistotyölle: Työskentelyvälineet on suunniteltu niin, että työtä voi tehdä sujuvasti mistä vain. Yrityksessä ymmärretään, että etätyöllä on vissi paikkansa esimerkiksi keskittymistä vaativissa tehtävissä.
3. Etätyö on jopa tehokkaampaa: Yrityksen kulttuurissa kannustetaan tekemään töitä, niin kuin se itse kullekin parhaiten sopii. Johtaminen ja toimintamallit pelittävät yhtä hyvin etänä kuin kasvotusten.

Entä mikä se tekniikan rooli olikaan? Tekniikan tarkoitus on mahdollistaa tuloksellinen työskentely, missä se sitten tapahtuukaan. Kun asialliset ohjelmistot ja laitteet yhdistää johtamistapoihin, jotka tukevat etätyöskentelyä, ei organisaation tuottavuudelle ole rajoja.

Etätyön käytännöt ja johtaminen – kuuntele webinaaritallenteemme 

Keskustelimme etätyön kiemuroista kahdessa webinaarissa huhtikuun alussa.

O365 – parhaat käytännöt tehokkaaseen etätyöhön 

Konsulttimme Janne Nevalainen ja Tomi Miettunen jakavat parhaat vinkkinsä tehokkaaseen etätyöskentelyyn O365-alustoja hyödyntämällä.

Katso tallenne

Etätyön johtaminen pk-yrityksessä 

Tietotekniikka mahdollistaa etätyön, mutta hyvä johtaminen on edellytys järkevälle tekemiselle.

Katso tallenne

Eikö O365-ähky iskenyt vielä?

Lisää ratkaisuja löydät näistä blogeista ja webinaaritallenteista:

Microsoft Teams:

Microsoft Teams – parhaat vinkkimme tehokkaaseen tiimityöhön
Microsoft Teamsin hallinta ja ylläpito
Microsoft Teams: 10 hyödyllistä uutta ominaisuutta
Microsoft Teams ratkaisee asiantuntijatyön suurimmat haasteet

Office365 ja SharePoint:

Kustannustehokas dokumentinhallinta O365-tuotteilla
Office 365 on modernin pilvipohjaisen työn mahdollistaja
Vinkit SharePoint Onlinen tehokkaaseen käyttöön
SharePointin tärkeimmät uudistukset