SharePoint Online on ollut jo pitkään keskeinen osa Microsoft 365 -rakennetta. On siis tärkeää, että SharePoint Online kasvaa ja kehittyy uusien vaatimusten myötä. Kokosin tähän blogiin tärkeimmät Sharepoint-uudistukset.

Lisää tilaa, vähemmän stressiä: Site collectionit ja tiedostokoot kasvavat

Ensiksi: site collectionien maksimimäärää nostetaan. Jos aikaisempi 500 000 site collectionin raja on ahdistanut, ei hätää – SharePoint Onlinen Site collectionien määrä nostetaan tenanttikohtaisesti 2 000 000 site collectioniin. Siis kaksi MILJOONAA site collectionia.

Jos site collectionien määrä nousee, niin sama tapahtuu myös tiedostojen maksimikoolle: SharePointin yksittäisen tiedoston maksimikoko nousee 100 Gb per tiedosto. Tiedostokokojen kasvaessa myös tiedostojen käsittely muuttuu. Uusi Differential Sync -ominaisuus synkronoi tiedostoa muokatessa vain muutokset, ei koko tiedostoa. Näin synkronointi työaseman ja pilven välillä on nopeampaa ja Internet-yhteys kuormittuu vähemmän.

SharePointin listat: helppo ja tehokas tapa syöttää ja muokata dataa

Listat saavat uusia ominaisuuksia ja parannuksia. SharePointin listojen kanssa työskennelleet pitävät varmasti mahdollisuudesta luoda uusia listoja mallien perusteella. Myös listojen muotoileminen saa paljon uusia työkaluja.

Yksi hienoimmista uudistuksista on Conditional Formatting. Ominaisuuden avulla esimerkiksi listassa olevat elintarvikkeet, joiden päiväys on vanhenemassa, voidaan korostaa eri värillä ja ylläpitäjälle voidaan lähettää ilmoitus tapahtumasta. Lisäksi listojen näkyvyyteen ja tietojen suodattamiseen tulee uusia mahdollisuuksia.

Tietokeskuksen konsultit Ignite-tunnelmissa.
Janne Nevalainen, Lasse Ketola ja Matti Laitala Microsoftin Ignate -tapahtumassa

Turvallisuuden merkitys korostuu mobiilisti työskennellessä

Tiedon hallinta ja suojaaminen on nykypäivänä todella tärkeää, sillä työnteko mobilisoituu yhä enemmän. Arvion mukaan vuoteen 2023 mennessä 44 % maailman työvoimasta on mobiilia. Microsoft julkaisi myös SharePoint Online koskevia uudistuksia Sensitivity Labelien ja Barrier Policyjen muodossa. Voit lukea näistä tekniikoista lisää aikaisemmasta Ignite-blogista.

Ylläpitoon luvassa uudistuksia

Modernin Sharepointin Admin center on kehittynyt julkaisustaan. Ignitessa esiteltiin käyttöliittymän uudistuksia, jotka helpottavat käyttöä. Esimerkiksi Admin centerin navigointivalikon voi nyt pienentää sivuun. Myös infokorttien tuominen onnistuu Admin centeriin, joten ylläpitäjä näkee yhdellä vilkaisulla kiinnostavimmat tiedot.

Hyvänä uudistuksena esiteltiin myös sivustojen käyttäjien muokkaaminen suoraan Admin Centerista. Ylläpitäjän ei enää tarvitse kirjautua sivustolle tehdäkseen tarvittavat muutokset. Jo hetken aikaa saatavilla olleet ominaisuudet, kuten SharePoint -sivuston URL:n vaihtaminen tai Root Siten muuttaminen saivat myös ansaittua huomiota esityksessä.

Microsoft ilmoitti Ignitessa ostaneensa Mover.io -palvelun. Tietojen migraatio pilvipalvelusta toiseen voi olla haastava tehtävä, ja Mover.io:n avulla Microsoft pyrkii helpottamaan asiakkaidensa migraatiota ulkopuolisista palveluista Microsoft 365:een. Tuote tulee olemaan Microsoft 365 -käyttäjille ilmainen.

Microsoft julkisti täysin uuden tuotteen: Project Cortex

Project Cortexin on tarkoitus helpottaa alati pahenevaa informaatiotulvaa keinoälyn avulla. Project Cortex yhdistää hajanaiset tietolähteet kuten dokumentit, keskustelut ja henkilöt yhdeksi esitettäväksi kokonaisuudeksi. Mikäli keinoäly havaitsee yhtäläisyyksiä, kuten yhteisen projektin, johon liittyy tiedostoja ja josta keskustellaan, se luo näistä tietolähteistä keskitetyn näkymän.

Tietoturvaa ei myöskään ole unohdettu. Jokainen käyttäjä näkee vain ne aiheeseen liittyvät tiedostot ja tiedot, joihin hänellä on käyttöoikeus. Project Cortexilla onkin valtavat mahdollisuudet parantaa tuottavuutta, kun käyttäjien ei tarvitse jatkuvasti etsiä tiettyä tietoa, keskustelua tai tiedostoa.

Microsoft 365 -hallintaan saadaan uutta

Dark Mode on nyt tullut myös M365 Admin Centeriin, joten ylläpitäjä voi halutessaan muuttaa käyttöliittymän väriteeman tummasävyiseksi. Ylläpitäjät saavat jatkossa kehitysehdotuksia oman tenanttinsa osa-alueisiin, kuten Microsoft Information Protection, ATP tai käyttäjäasetukset.

Uusien käyttäjien luominen Admin Centerissa helpottuu käyttäjämallien avulla. Käyttäjämalliin voidaan tallentaa asetuksia, kuten lisenssit, roolit, salasanojen asetukset sekä käyttäjätunnuksessa käytettävä domain. Näitä sitten käytetään mallista luotavaan käyttäjään.

Toinen uudistus, Global Reader -rooli, löytää varmasti paljon käyttökohteita. Tällä roolilla on oikeus kirjautua Microsoft 365 -hallintapaneeleihin ja tarkastella asetuksia ilman muokkausoikeuksia.

Microsoft 365 sekä SharePoint -ylläpitäjät saavat monenlaista uutta välinettä työkalupakkiinsa. Osa uudistuksista on jo käytössä, osa uudistuksista tulee vuoden 2020 aikana ylläpitäjien käyttöön.

Jos uusien teknologioiden käyttöönotto ja hyödyntäminen kiinnostavat, pääset helposti alkuun tsekkaamalla maksuttomat webinaaritallenteemme. Konsulttimme jakavat käytännönläheisissä webinaareissa parhaat vinkit ja tuoreimmat tiedot esimerkiksi M365:sta ja O365:sta. 

Katso webinaaritallenne: M365 E5 – laitehallinnasta kaikki irti

Katso webinaaritallenne: M365 – mikä se on ja miksi siitä pitäisi kiinnostua?

Katso webinaaritallenne: Office 365 – tuottavuutta ja tehoa työhön moderneilla työkaluilla

Katso webinaaritallenne: Identiteettien suojaaminen O365-palveluissa

Janne Nevalainen

#Konsultti

Janne toimii Tietokeskuksessa senioritason konsulttina ja kouluttajana. Hänen erikoisosaamisaluetta ovat Teams, O365 ja muut Microsoftin viestintäratkaisut.

Voisimmeko olla avuksi IT-asioissa?

Jätä yhteystietosi alle, niin otamme sinuun yhteyttä: