Tietosuojaseloste

Tietosuoja Tietokeskuksella

Käsittelemme henkilötietojasi tietosuojasäännösten, tietosuoja-asetuksen (GDPR), muun lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Katselmoimme ja kehitämme säännöllisesti toimintatapojamme. Tältä sivulta löydät ajantasaisen tietosuojaselosteen sekä rekisteriselosteet.

Henkilötietojen käsittelyn yleiset periaatteet

Tietosuoja ja yksityisyys on Tietokeskukselle tärkeä asia. Käyttäessäsi palveluitamme annat meille tietoja itsestäsi ja me Tietokeskuksella haluamme osoittautua luottamuksesi arvoiseksi.

  • Käsittelemme henkilötietoja huolellisesti ja ammattitaidolla.
  • Suojaamme henkilötiedot tarkoituksenmukaisilla teknisillä ratkaisuilla
  • Henkilötietojen käsittely on aina suunnitelmallista ja lain mukaista. Keräämme vai toiminnassamme tarvittavia henkilötietoja.
  • Pyrimme toimimaan läpinäkyvästi. Siksi julkaisemme tämän tietosuojaselosteen.

Henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot jotka ovat yhdistettävissä luonnolliseen henkilöön.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Se, mitä henkilötietoja keräämme riippuu mitä palveluitamme käytät. Alla on esimerkkejä tiedoista joita rekisterisämme voi olla.

Yleiset tiedot

Keräämme sinusta tietoja tunnistaaksemme sinut asiakkaanamme ja pitääksemme sinuun yhteyttä. Tälläisiä yleisiä tietoja on esimerkiksi nimi, puhelinnumero, osoite, työpisteesi sijainti, sähköpostiosoite, pikaviestimien osoitetieto.

Työnantajasi tiedot

Tietokeskus tekee B2B-liiketoimintaa. Yleensä keräämämme henkilötieto perustuu Tietokeskuksen ja henkilön työnantajan asiakassuhteeseen. Siksi keräämme tiedon myös työnantajastasi.

Palveluihimme liittyvät tiedot sekä laitteitesi tiedot

Kun tuotamme asiakkaillemme ylläpito- ja asiantuntijapalveluita, tallennamme tuotettuihin palveluihin liittyviä tietoja joita voidaan yhdistää luonnolliseen henkilöön. Tälläisiä tietoja ovat muun muassa tikettijärjestelmässä olevat tukipyynnöt, laitteen sijainti verkossa tai sen fyysinen sijainti, laitteelle kirjautuneiden käyttäjien käyttäjätunnukset tai tieto laitteelle nimetystä käyttäjästä.

Joskus asiakkaamme haluavat viitetiedoksi laskuihin tai muihin raportteihin käyttäjät jolle olemme laitteita toimittaneet. Nämä tiedot myös tallennetaan järjestelmiimme.

Maksuliikenteeseen liittyvät tiedot

Verkkokaupassamme asioidessasi tallennamme maksutapahtumaan liittyviä tietoja. Emme kuitenkaan koskaan tallenna luottokortin numeroasi.

Salasana- ja käyttäjätunnustieto

Mikäli sinulla on käyttäjätunnuksia verkkopalveluihimme tarvitsemme yksilöllisen käyttäjätunnuksesi. Salasanan tallennamme järjestelmiin aina salatussa muodossa siten, että tallennetusta tiedosta ei voida lukea selkokielistä salasanaasi.

Puhelu- ja videotallenteet sekä lokitiedot

Voimme tallentaa asiakaspalvelumme käymiä puheluita laaduntarkkailua, koulutusta tai osoitusvelvollisuuden täyttämistä varten. Käyttäessäsi Tietokeskuksen verkkopalveluita sinusta saattaa tallentua tunnistetietoja palvelimienne lokitiedostoihin.

Asiakasyhteydenotot ja tiedot sosiaalisesta mediasta

Järjestelmiimme tallentuu meille lähettämäsi sähköpostit, chatit ja muu yhteydenpitohistoria. Lisäksi olemme läsnä sosiaalisessa mediassa ja järjestelmiimme voidaan tallentaa julkisessa profiilissasi olevia tietoja.

Mistä keräämme henkilötietojasi?

Suoraan sinulta

Keräämme tietojasi kun olet yhteydessä asiakaspalveluume tai käytät palveluitamme.

Työnantajaltasi

Tuotamme palveluita yrityksille ja asiakasyrityksemme toimittavat meille tietoja henkilöstöstään tai muista luonnollisista henkilöistä jotka liittyvät asiakkaallemme toimitettavaan palveluun. Riippuen tilanteesta nämä tiedot saatavat olla osa työnantajasi henkilörekisteriä ja Tietokeskus toimiin rekisterin käsittelijänä. Joissakin tilanteissa tietoja saatetaan tallentaa myös Tietokeskuksen asiakasrekisteriin.

Verkkosivuilta ja sosiaalisen median julkisista tiedoista

Esimerkiksi sivustomme tai palvelumme voi käyttää evästeitä palvelukokemuksesi optimointiin.

Yhteistyökumppaneiltamme

Voimme esimerkiksi saada yhteystietoja laitetoimittajalta takuuhuollon suorittamista varten tai vakuutusyhtiöltä rikkoutuneen laitteen huoltamista varten. Voimme tehdä myös markkinointiviestintää yhdessä yhteistyökumppaniemme kanssa.

Teknisistä järjestelmistä

Tuottaessamme palveluita käytämme järjestelmiä joiden avulla pystymme ylläpitämään käyttämiäsi laitteita. Nämä ylläpitojärjestelmät voivat kerätä myös tietoa laitteista ja nämä tiedot liittyvät myös sinuun laitteen käyttäjänä. Tälläisiä tietoja saattavat kuulua laitteen verkkosijainti ja fyysinen sijainti sekä laitteen käyttöön liittyvät tiedot.

Miten käytämme henkilötietojasi?

Myynti ja asiakkuuden hoitaminen

Käsittelemme henkilötietojasi tunnistaaksemme sinut asiakkaaksemme, kommunikoidaksemme kanssasi ja lähettääksemme sinulle viestejä palveluistamme.

Liiketoiminnan kehittäminen

Käsittelemme henkilötietojasi kehittääksemme liiketoimintaamme sekä tuotteitamme ja tehdäksemme markkinointitutkimuksia ja -analyysejä, mukaan lukien asiakastyytyväisyyskyselyitä.

Markkinointi

Me keräämme ja analysoimme henkilötietoja, kuten sinun käyttäytymistäsi internetissä tai sinun sijaintiasi, lähettääksemme tietoja palveluistamme tai muita viestejä jotka saatat kokea hyödyllisiksi. Lisäksi voimme parantaa verkkosivustomme käyttäjäkokemusta henkilötietojesi perusteella.

Palveluiden tuottaminen

Tarvitsemme henkilötietojasi jotta voimme tuottaa sinulle palveluita joiden avulla saat iloa ja hyötyä tietotekniikasta. Esimerkiksi helpdesk tarvitsee henkilötietojasi tunnistaakseen sinut palvelun käyttäjäksi ja nähdäkseen käyttämäsi laitteen tiedot. Elinkaaripalveluissa ja logistiikkapalveluissa tarvitsemme henkilötietojasi jotta pystymme toimittamaan käyttöösi uuden laitteen.

Tilastointi

Käytämme keräämäämme tietoa myös tilastojen tekemiseksi ja oman toimintamme mittaamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyperusteet

Käsittelemme henkilötietojasi aina jollain seuraavista lainmukaisista perusteista:

  • Olet antanut meille suostumuksen käsitellä tietojasi. Suostumus voidaan antaa käyttämällä palveluitamme tai olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme. Voit peruuttaa suostumuksesi koska tahansa.
  • Tietojesi käsitely on tarpeen jotta voimme panna toimeen työnantajasi tai työnantajasi yhteistyökumppanin kanssa tekemämme sopimuksen
  • Käsittely on tarpeen meidän tai kolmansien osapuolien oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi tilannetta, jossa käsittelemme tietojasi estääksemme petoksen tai kohdentaaksemme sinulle suoramarkkinointia tai ylläpitääksemme tietojärjestelmiemme turvallisuutta.
  • Käsittely on tarpeen suojellaksemme sinun tai toisen henkilön elintärkeää etua;
  • Käsittely on tarpeen noudattaaksemme meitä koskevia lakisääteisiä velvollisuuksia

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Voimme käyttää automaattista päätöksentekoa joissakin palveluissamme, esimerkiksi verkkokaupassa tai palvelupyyntöjen automaattisessa käsittelyssä. Automaattinen päätöksenteko perustuu meille annettuihin tietoihin.

Käytämme profilointia lähettääksemme markkinointiviestejä, joiden uskomme olevan sinulle sopivia ja vältämme lähettämästä epäolennaisia viestejä. Sinulla on oikeus kieltäytyä profiloinnista liittyen suoramarkkinointiin

Tietojen säilyttäminen ja turvallisuus

Olemme sitoutuneet huolehtimaan tietojesi turvallisuudesta hyvällä tietojen hallinnalla ja huolellisella henkilötietojen käsittelyllä. Käytämme asianmukaisia teknisiä, fyysisiä, oikeudellisia ja organisatorisia toimenpiteitä tietojesi suojaamiseen. Kaikki palveluntuottajat jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä ovat sitoutuneet noudattamaan sekä tietosuoja-asetuksen vaatimuksia että tässä Tietosuojaselosteessa kuvattuja toimenpiteitä.

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen tietosuoja- ja rekisteriselosteissa mainittuihin käyttötarkoituksiin ellei pidempää säilytysaikaa vaadita tai sallita laissa.

Henkilötietojesi luovuttaminen kolmansille osapuolille

Emme luovuta henkilötietojasi ilman suostumustasi kolmansille osapuolille ellei jokin seuraavista ehdoista täyty:

  • tietojen luovuttaminen perustu lakiin, säädökseen tai Tietokeskusta sitovaan sopimukseen.
  • Tietokeskuksella ja kolmannella osapuolella on sopimus henkilötietojen käsittelystä
  • Henkilötietojen luovuttaminen on välttämätöntä jonkin Tietokeskuksen sinulle tai työnantajallesi tuottaman palvelun toteuttamiseksi. Esimerkiksi lisenssitilauksen tai laitteen takuun rekisteröinnin yhteydessä voidaan joutua luovuttamaan loppuasiakkaan yhteyshenkilön yhteystiedot toimittajalle tai laitteen valmistajalle.

Henkilötietojesi kansainvälinen siirtäminen

Sinun henkilötietojasi säilytetään lähtökohtaisesti vain Euroopan Unionin (EU) ja Euroopan Talousalueen (ETA) alueella. Jotkin kumppanimme saattavat kuitenkin olla sijoittautuneita kolmansiin maihin. Saatamme esimerkiksi siirtää henkilötiedoiksi luokiteltavaa tietoa tietojenkäsittelijöille jotka tarjoavat pilvipalveluita Yhdisvalloissa tai muualla EU/ETA -alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa Tietokeskus on tehnyt erillisen, tietosuoja-asetuksen vaatimukset täyttävän datankäsittelysopimuksen kyseisen kumppanin kanssa tai siirto tehdään EU:n hyväksymän sopimuksen puitteissa (esimerkiksi Privacy Shield).

Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus muun muassa tarkistaa rekistereissämme olevat tietosi, vaatia virheellisen tiedon korjaamista, oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi, oikeus siirtää tietosi toiseen palveluun sekä oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@tietokeskus.fi tai suoraan tietosuojasta vastaavaan Eetu Salpaharjuun puhelimitse numeroon 0207 191 614.

Rekisteriselosteet

Asiakasrekisteri

Henkilötietolain (523/1999) 10§ mukainen rekisteriseloste.

Rekisterinpitäjä

Tietokeskus Finland Oy
Satakunnantie 110
20320 TURKU
Y-tunnus 0204687-0

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Eetu Salpaharju
Satakunnantie 110
20320 TURKU
tietosuoja@tietokeskus.com

Rekisterin nimi

Tietokeskuksen asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Tietokeskus-yhtiöiden (rekisterinpitäjä tytäryhtiöineen) liiketoiminnan, palvelutuotannon ja asiakassuhteiden hoitaminen. Tähän kuuluvat myös Tietokeskuksen tarjoamien tuotteiden ja palveluiden myynti ja markkinointi, myös suoramarkkinointi.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää tietoa Tietokeskuksen henkilöasiakkaista sekä asiakasyritysten yhteyshenkilöistä seuraavasti:

  • Nimi
  • Asiakastunnus / käyttäjätunnus Tietokeskuksen tai Tietokeskuksen kumppaneiden palveluihin
  • Osoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Palvelutapahtumien tiedot ja ja niihin liittyvät kirjaukset (tiketöinti)
  • Henkilöön liittyvien laitteiden tietoja
    • Laitteen sarjanumero
    • Laitteen kirjautumishistoria
    • Sijaintitieto
    • Verkkosijainti
    • Laitteen ja hallintajärjestelmän keräämä lokitieto
  • Yhteydenpito
    • Kirjeet, sähköpostit ja pikaviestit
    • Puhelut (tunnistetiedot ja nauhoitteet)
  • Työnantaja tai muu liittyvä organisaatio
  • Ostohistoria sekä osto-, maksu- ja toimitustapahtumaan liittyvät tiedot
  • Asiakaspalvelun ohjaustiedot
    • Suoramarkkinointikiellot
    • Palvelutapahtumatiedot
  • Henkilön toimintaan Tietokeskuksen ja Tietokeskuksen kumppanien palveluissa liittyviä tietoja
    • Evästeet
    • Lokitiedot

Rekisteriin ei tallenneta Henkilötietolain 11 §:ssä tarkoitettuja arkaluonteisia tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

  • Rekisteröidyn luovuttamat tiedot
  • Tietokeskuksen asiakasyrityksen luovuttamat tiedot Tietokeskuksen palveluita käyttävistä henkilöistä
  • Palveluiden tuottamiseen käytetyt järjestelmät, kuten tiketöintijärjestelmät itsepalveluportaaleineen ja palvelulaitteiden ylläpitoon käytettävät järjestelmät.
  • Tietokeskuksen verkkosivut

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietokeskus luovuttaa henkilötietoja vain rekisteröidyn suostumuksella, voimassa olevan lainsäädännön mukaisissa tilanteissa sekä tilanteissa jossa henkilötiedon luovuttaminen on välttämätöntä Tietokeskusksen asiakkaalleen tuottaman palvelun toteuttamisessa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteristä voidaan siirtää tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle esimerkisi Tietokeskuksen käyttäessä pilvipalveluita jotka sijaitsevat kolmansissa maissa.

Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle edellyttää että

  • Kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai
  • rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai
  • rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksensa siirtoon

Rekisterin suojauksen periaatteet

  • Palvelimet joilla tietoja käsitellään on sijoitettu tiloihin joissa on riittävä fyysinen suojaus. Lisäksi palvelimet on suojattu palomuurein ja muilla tarkoituksenmukaisilla teknisillä ratkaisuilla.
  • Järjestelmiin joissa henkilötietoja käsitellään tai talennetaan kirjaudutaan aina henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla. Tunnustenhallinnalla valvotaan, että rekisteröityjen tietoja saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt.
  • Reisterin tietoja käsittelevät henkiöt ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen
  • Asiakirja-aineisto säilytetään tiloissa jossa on kulunvalvonta ja rikosilmoitinjärjestelmä
  • Julkisessa tietoliikenneverkossa siirrettävä aineisto siirretään salattuna
  • Henkilötietoja käsitteleville henlilöille järjestetään säännöllisesti tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvää koulutusta.