Microsoft Teams on kasvanut nopeasti yhdeksi Office 365 -tuoteperheen keskeisimmäksi työkaluksi. Se aukeaa monen meistä tietokoneella ensimmäisenä aamulla, koska siellä ovat päivittäisessä tekemisessä tarvittavat työkalut ja keskustelut.

Käytön kasvu takaa sen, että Teams saa uusia ominaisuuksia säännöllisesti. Koostin alle kymmenen hyödyllistä uutuutta, joilla Teamsista saa enemmän irti.

1. Yksityiset kanavat tiimien sisällä

Pitkään odotetut private channelit eli yksityiset kanavat ovat vihdoinkin todellisuutta. Tähän saakka kaikki tiimin sisällä käydyt keskustelut ja jaetut tiedostot ovat olleet koko tiimille avoimia. Tämä on voinut aiheuttaa ongelmia esimerkiksi kutsuttaessa organisaation ulkopuolisia käyttäjiä sellaiseen tiimiin, jossa on käsitelty arkaluonteista tietoa. 

Yksityisten kanavien ansiosta tiimiin sisälle voi luoda vain tiettyjen tiimin jäsenten käytössä olevia kanavia. Tämä on erityisen hyödyllistä isoissa kokonaisuuksissa. Esimerkiksi talousosaston tiimin alle voi luoda yksityisiä kanavia vaikka palkanlaskennalle tai tilintarkastajille. Näin saadaan pienennettyä tiimien määrää.

Yksityisen kanavan tunnistaa lukkokuvakkeesta. Se näkyy vain niille tiimiläisille, joilla on pääsy kanavalle. Muut tiimin jäsenet eivät edes näe kanavaa.

2. Kanavien kiinnittäminen

Jos tiimien läpikahlaaminen tiettyyn kanavaan pääsemiseksi harmittaa, channel pinning eli kanavien kiinnittäminen auttaa. Mikäli tiimeissä on kanavia, joita käytät usein, voit kiinnittää ne erikseen Teamsin käyttöliittymääsi, jolloin pääset niihin nopeasti käsiksi. 

Kun kiinnität kanavan, se ilmestyy kanavaluettelon yläreunaan. Siellä voit myös järjestellä ja priorisoida ne uudestaan. 

3.Viestin julkaiseminen usealla kanavalla samanaikaisesti

Haluaisitko julkaista useaan tiimiin ja kanavaan samanaikaisesti? Cross-channel posting eli saman viestin julkaiseminen usealle kanavalle säästää tällaisessa tilanteessa melkoisesti työaikaa. Viestiä kirjoittaessasi voit valita julkaisun usealle kanavalle ja määrittää tiimit/kanavat, joihin haluat viestisi julkaista. Yksinkertaista ja nopeaa.

4. Yammer

Vuosi 2020 on Year of Yammer, koska Yammer on vihdoin integroitu Teamsiin. Saat Yammerin näkyviin haluamaasi tiimiin välilehtipalkista. Voit seurata Yammerissa tapahtuvaa  toimintaa ja osallistua keskusteluihin suoraan Teamsista vaihtamatta sovellusten välillä. Tämä helpottaa viestintää merkittävästi.

5. Tärkeiden viestien ilmoitukset

Jos haluat korostaa viestisi tärkeyttä, voit merkitä viestin tärkeäksi. Viestin tärkeäksi merkitseminen lisää viestiin punaisen huutomerkin, joka on merkkinä kiireellisestä viestistä tiimillesi.

Jos viestisi vaatii välitöntä huomiota, voit merkitä viestin kiireelliseksi. Kiireellisen viestin vastaanottaja saa viestistä erillisen ilmoituksen kahden minuutin välein 20 minuutin ajan.

Nämä priority notifikaatiot ovat käytettävissä vain henkilöiden välisissä chateissa. Kokonaista tiimiä sillä ei voi hätistellä.

6. Lukukuittaukset

Lukukuittausten avulla chat-viestin lähettäjä näkee onko viesti luettu. Ominaisuus toimii myös ryhmächateissa. Lähettäjä pääsee tarkistamaan ketkä ryhmäkeskustelun osanottajat ovat viestin nähneet.

Lukukuittaukset saa myös poistettua käytöstä omien asetusten tietoturvavälilehdeltä.

7. Ulkoinen chat

Teams tukee nykyisin keskustelua myös organisaation ulkopuolisten käyttäjien kanssa. Mikäli kummankin osapuolen organisaatio on päivittänyt Teamsinsa “Teams Only” -tilaan, on ulkopuolisten henkilöiden kanssa mahdollisuus nyt käyttää samoja ominaisuuksia kuin sisäisissä chateissa kuten emojeja tai mainintoja.

8. Metadata

Metadatan käyttö Office 365:ssä korostuu sitä enemmän, mitä suurempia datamääriä käsitellään. Sharepointissa on jo aikaisemmin voitu käyttää metadataa tiedostojen käsittelyssä ja nyt myös Teams tukee sitä. Toistaiseksi Teamsilla voi vain lukea Sharepointiin asetettua metadataa, mutta se mahdollistaa jo tiedostojen suodattamisen ja kategorisoinnin. Tämä on todella tervetullut uutuus, joka helpottaa datan löytämistä ja jäsentelyä. 

9. Luottamuksellisuustunnisteet

Datamäärien kasvaessa Office 365 tiedon suojaamiseen liittyvät työkalut nousevat yhä tärkeämpään rooliin organisaation tietoturvastrategiassa. Sensitivity labeleita eli luottamuksellisuustunnisteita voidaan käyttää muun muassa datan ja tiedostojen suojaamiseen eri tavoin. Niillä voi myös määritellä tiimeille suoja-asetuksia. Microsoft 365 -tenantin ylläpitäjä esimerkiksi voi luoda tiimille tunnisteen, jolla määrätään, että tunnisteen alaisen tiimin tulee olla yksityinen eikä siihen voi kutsua vieraskäyttäjiä. 

Tiimien luottamuksellisuustunnisteet ovat vielä toistaiseksi preview-ominaisuus, joka täytyy erikseen kytkeä päälle. 

10. Suora tekstitys

Live captions eli suora tekstitys on käytettävissä Teams-kokouksissa. Saat kytkettyä ominaisuuden päälle kokouksen asetuksista, jolloin käyttäjien puhe tekstitetään reaaliaikaisesti ruudulle. 

Tällä hetkellä tekstitykset tukevat vain englanninkielisiä keskusteluja.

Kiinnostuitko uusista ominaisuuksista? Katso Teams-webinaarimme, jossa käymme jokaisen ominaisuuden seikkaperäisesti läpi ja demoamme ne samalla sovelluksessa.

Janne Nevalainen

Janne toimii Tietokeskuksessa senioritason konsulttina ja kouluttajana. Hänen erikoisosaamisaluetta ovat Teams, O365 ja muut Microsoftin viestintäratkaisut.

Voimmeko olla avuksi Teamsin käyttöön ja hallintaan liittyvissä asioissa?

Jätä yhteystietosi alle, niin olemme sinuun yhteydessä