Työelämä on suuressa murroksessa. Vaihtuvat tiimit sekä työn tekeminen eri paikoissa ja eri aikaan ovat asiantuntijan arkipäivää. Muuttuneet työnteon tavat asettavat kovia vaatimuksia yhdelle olennaiselle asialle – tiedon jakamiselle. Teams ratkaisee monet uuden työn haasteet.

Muuttuvan työn välttämätön edellytys

Nykyisin työelämä antaa työntekijöille paljon vapauksia, joita ei aiemmin olisi voinut kuvitella. Asiantuntijatyö on enää harvoin sidottu paikkaan, ja uudet teknologiat tekevät mahdolliseksi välittää tietoa reaaliaikaisesti välimatkasta ja aikaerosta huolimatta. Ihmiset haluavat yhdistää kiireisen työn joustavasti vapaa-aikaansa, ja myös tekevät niin vaihtelevilla välineillä ja erilaisissa tilanteissa.

Ei ole enää ennenkuulumatonta, että asiantuntija tekee tarjouksen viimeiset viilaukset kännykällä kotimatkan aikana. Jos toimitusjohtajan on vaikea irrottautua työstä sen vastuullisuuden vuoksi edes loman ajaksi, hän voi silti jättää työkoneen kotiin ja kirjoittaa hallitusraportin mummonsa nettikoneella tai poikansa tabletilla.

Työn muutos on tehnyt sähköpostista, verkkolevyistä ja intranet-sivustoista liian kankeita välineitä työn todelliseen ympäristöön: bussiin, taksiin ja etätyöpisteelle. Kätevästi matkalla dokumentteihin tehdyt muutokset pitää tallentaa erikseen verkkolevylle tai lähettää sähköpostilla. Sillä aikaa joku toinen on voinut muokata samaa tiedostoa, ja pian kukaan ei voi olla varma, mikä on viimeisin versio.

Office 365:n innovaatio, Teams, ei ole pelkkä työkalu, vaan se palvelee muuttunutta työnteon tapaa. Teamsissä käydään samassa paikassa keskustelut, jaetaan tietoa ja näytetään työn kannalta kriittinen sisältö juuri niille ihmisille, joille se on olennaista, tiimeittäin.

Teams ratkaisee asiantuntijatyön suurimmat haasteet

Sähköpostiin verrattuna Teamsin keskustelut tarjoavat selkeitä etuja. Teamsissa kerran avattu viesti ei häviä tuhansien luettujen sekaan toisin kuin saapunut sähköposti, vaan säilyy keskusteluketjussa oikeassa yhteydessä. Tietoa ei myöskään tarvitse jakaa jälkikäteen jokaiselle tuttuihin sähköpostikansioihin, sillä keskusteluille voidaan luoda rakenne ketjuilla ja kanavilla jo silloin, kun keskustelu aloitetaan. Lomalta palatessa työtilanne on helppo selvittää, ja kaikki käyty keskustelu löytyy vaivatta.

Entä oletko joskus kironnut Skype For Businessia, kun jaat palaverissa työpöytänäkymäsi, eikä jako toimi? Kaikki Skypen ominaisuudet löytyvät jo Teamsista, joten kannattaa rohkeasti kokeilla sitä. Myös Microsoft ajaa monipuolisemman Teams-työkalun käyttöön, sillä Skypeä ei tule enää uusiin alle 500 käyttäjän tilauksiin saataville ollenkaan. Siirtymistä Teamsiin kannattaakin alkaa jo valmistella.

Teams tukee useita ulkoisia lähteitä sekä erilaisia botteja, ja Microsoft tuottaa siihen jatkuvasti lisää ominaisuuksia. Mainitsemisen arvoinen on eritoten viimeisin lisäosa, vuorosuunnittelua helpottava Shifts for Teams, tai jo tovin saatavilla ollut kevyt projektinhallintatyökalu Planner.

Voit myös itse koodata botteja tukemaan usein tehtäviä toimintoja, siten automatisoida niitä ja säästää aikaa ja vaivaa. Esimerkki: jos HR-sovelluksesta tuodaan uudet käyttäjät kerran vuorokaudessa komentosarjan avulla, eikö olisi kätevämpää, jos henkilöstöhallinto voisi itse tuoda käyttäjät Teamsista yhdellä komennolla: @hrbot addusers?

Kaikki tiimin tieto yhdessä paikassa

Kokoukset voidaan ajoittaa ja pitää suoraan Teamsissa, ja ne ovat pilvitallennuksen ansiosta saatavilla jälkikäteen myös Stream-palvelusta kaikissa paitsi ilmaisessa versiossa. Tästä ominaisuudesta on valtava apu projektitoiminnalle. Uusi projektiryhmän jäsen pääsee vaivatta itsenäisesti kiinni siihen, missä mennään. Hänet tarvitsee vain lisätä tiimiin, ja kaikki tieto on saatavilla pidetyistä kokouksista käytyihin keskusteluihin.

Teams tarjoaa paikan, mistä aloittaa työpäivä. Sinne on kätevä tuoda PowerBI-raportit tai raporttitaulukot ja muu työlle olennainen materiaali omille välilehdilleen. Teamsin käyttö vähentää turhaa loikkimista käyttöjärjestelmien välillä, kun kaikki tieto on jaettu tiimiläisten kesken vain yhdessä paikassa. Riittävät lisenssit takaavat myös todella tietoturvallisen työskentely-ympäristön.

Miten tekisit työstäsi helpompaa Teamsin avulla? Tule kuuntelemaan parhaat vinkkimme Teamsin hyödyntämiseen.

Katso webinaaritallenne:
Teams – parhaat vinkkimme Teamsin hyödyntämiseen

Tomi Miettunen

Konsultti
tomi.miettunen@tietokeskus.fi

Tomin erikoisosaamisaluetta on yleisarkkitehtuuri,
ongelmanratkaisu ja Microsoftin viestintäratkaisut.