Mitä PK-yrityksen IT-budjetoinnissa tulisi ottaa huomioon ja miten urakkaa voi helpottaa?

Tässä näppärä muistilista, joka on hyvä plärätä läpi, kun budjetointiurakka lähestyy. 👇

✅ Muistuta itseäsi siitä, millainen työkalu budjetointi on

Tänä päivänä yritykset ennustavat tulevaa liikevaihtoa ja tulosta tyypillisesti kuukausitasolla: tuloslaskelma ja tase tehdään aina joksikin aikaa eteenpäin sen tiedon varassa, jota sillä hetkellä on. Näin yrityksessä pysyy jatkuva näkymä siihen, mihin sen hetkinen kassa ja rahat riittävät.

Tällaisen rullaavan ennustamisen pohjalle tarvitaan kuitenkin selkeä strategia, eli vuosittain tehtävä laajempi budjetointi, jossa mietitään mitkä ovat ensi vuoden tavoitteet, strategiset aloitteet ja toimenpiteet, ja ennustetaan näiden pohjalta tulevan vuoden luvut.

✅ Rakenna budjetille vakaa pohja

Ennen kuin lähdet lätkimään lukuja taulukkoon, varmista, että tiedät vastaukset näihin kysymyksiin:

1) Mitkä ovat johdon odotukset ja tavoitteet eli mitä yrityksessä halutaan kehittää tulevaisuudessa. Parhaassa tapauksessa strategia ja budjetointi kulkevat kauniisti käsi kädessä. Siispä ATK ja sen budjetti täytyy linkittää tiiviisti siihen, mitkä ovat yrityksen strategian keihäänkärjet.

Pohdi siis:
→ Millaista kasvua haluatte tehdä ja missä asiakas-/tuotesegmentissä?
→ Miten voit tehostaa kuluja ja parantaa asiakaskokemusta IT:n avulla? (Mm. robotiikkaa, automaatiota ja läpinäkyvyyttä hyödyntämällä)

2) Miten IT viestii liiketoiminnan kanssa eli miten IT:n pitäisi palvella strategiasta ja sen tavoitteista kumpuavia tarpeita. Liiketoiminnan ja IT:n välillä täytyy olla selkeä keskusteluyhteys siitä, mitkä ovat myynnin ja tuotannon kehityshankkeet, ja miten IT voi tukea niitä erilaisten järjestelmien ja integraatioiden avulla.

Pidä mielessäsi Roope Ankan nyrkkisääntö: Kulut mattoon ja tuotot kattoon. Älä siis lipsahda akronyymeihin pilveistämisestä ja hyperkonvergenssistä, vaan varmista, että perusasiat ovat kunnossa.

✅ Zero-based -budjetointi: mieti mitä oikeasti tarvitsette

Kaikkien todennäköisyyksien mukaan myös sinun IT:si maksaa tällä hetkellä jostain turhasta.

Teknologia ja sitä myötä ATK-työkalut kehittyvät kovaa vauhtia eteenpäin ja niiden uusimmista mahdollisuuksista on vaikea pysyä kartalla. Siksi tyypillisesti jokaisesta talosta alkaa ajan myötä löytyä työkaluja, joita voisi hyödyntää tehokkaamminkin tai kuopata turhina rahareikinä.

Mieti siis, millaisia asioita hankkisit, jos aloittaisit IT:n rakentamisen täysin nollasta. Tee lista puhtaalta pöydältä, ja selvitä vastaako nykyinen ympäristönne näitä tarpeita. Toisin sanoen, puuttuuko paletista jotain oleellista tai maksatteko turhasta? Ovatko nykyiset työkalut strategian mukaisia ja tukevatko ne Roope Ankan sääntöä?

Tähän on hyvä ottaa avuksi ulkopuoliset asiantuntijasilmät. Näin saat:
a) kuulla millaisia mahdollisuuksia nykypäivän teknologia tarjoaa ja
b) puolueettoman ja rehellisen mielipiteen siitä, mistä karsia ja mihin panostaa. Harva kykenee kyseenalaistamaan oman tonttinsa, joten ulkopuolinen näkökulma tulee usein tarpeeseen.

Hukkakulujen esiin kaivaminen kannattaa ottaa säännölliseksi osaksi budjetoinnin rutiinia.
Toista siis tämä syyssiivous aina parin-kolmen vuoden välein niin yrityksesi kassa (ja IT-ympäristö) kiittää.

👉 Selvitä mikä on yrityksellesi tarpeellista ja mikä ei. Varaa IT-infran auditointi.

✅ Erottele pakolliset kulut ja kehityskulut toisistaan

Kun tiedät miltä IT-infrasi näyttää tällä hetkellä, ja miltä sen pitäisi näyttää, tiedät mihin sinun tulee panostaa tulevan vuoden aikana.

Jaottele kuluissa erikseen IT:n pyörittämiseen uppoavat pakolliset kulut sekä kehitystyöhön panostettavat kulut.

Perus ATK on yleensä suht nopeasti käyty läpi, jos talousniilojen luvut ja ATK-puoli ovat tiedossa kokonaisuutena. Kehityskulujen setvisimeen menee yleensä hieman pidempään.

Muista kehityskuluja listatessa aiemmin läpikäydyt stepit, eli yrityksen johdon tavoitteet ja strategia. Mieti samalla, mitä tehdyt investoinnit tarkalleen ottaen tuottavat: säästöjä vai uusia liiketoimintamahdollisuuksia? Laske nämä tuotot auki euroiksi ja jaa ne yrityksen johdolle. Näin IT ei jää johtoportaan ajatuksissa pelkäksi kulueräksi, vaan siitä muodostuu liiketoiminnan kiihdyttäjä.

Varmista, että huomioit kaikki osa-alueet. IT:llä kuluu rahaa yleensä mm. seuraaviin asioihin:

  • Yrityksen henkilöstöön: laitteet, lisenssit ynnä muut perus ATK:n piiriin kuuluvat höskät
  • Toimitiloihin: neukkareiden välineet ja verkkopuolen asiat
  • Tuotantoon ja perusinfraan
  • Järjestelmiin, joilla hommat hoidetaan
  • IT-osaston ylläpitoon: henkilöstökulut aina mustepatruunoiden vaihdosta konesalitekemiseen
  • Kumppaneihin, joille ylläpitoa ja kehitystyötä on ulkoistettu

✅ Laske tarkat kustannukset työntekijämallinnuksella

Yritä päästä budjetissa epämääräisten arvioiden sijaan mahdollisimman lähelle todellisia euroja. Tämä ei tarkoita lillukanvarsiin takertumista, vaan kokonaistarkkuuden huomioimista.

Lisää tätä ja skaalautuvuutta saat laskemalla vuosikustannukset yhden toimihenkilön tarkkuudella. Eli toisin sanoen selvittämällä paljonko yksi työntekijä kustantaa vuodessa.

Esimerkiksi välineiden osalta perusjampalta löytyy tyypillisesti läppäri, näyttö, telakka, hiiri, näppis, headset, tietokonelaukku, lisälaturi, kännykkä, suojakuori ja suojakalvo.

Näissä on vaihtoväli tyypillisesti noin 3 vuotta. Perusmalleilla laskettuna se tekee siis karkeasti noin 675 € / henkilö / vuosi.

Tee sama laskutoimitus teidän vakkarimalleillanne ja olet jo huomattavasti fiksumpi.

Huom! Jos teillä ei ole päätetty vielä vakiomalleja, se kannattaa pistää työlistalle. Näin osaat laskea tarkemmin paljonko uuden työntekijän välineet kustantavat. Niinpä jos yrityksen tavoitteissa on rekrytoida uusia henkilöitä, osaat budjetissa huomioida heistä IT:lle aiheutuvat laitekustannukset lähes eurolleen.

✅ Lisää ennakoitavuutta ja skaalautuvuutta siirtymällä kuukausilaskutteisiin palveluihin

Kun teknologia ottaa loikka-askeleita eteenpäin, vendor lockiin jumiutuminen on iso riski. Jos teknologia vanhenee, maksat pahimmillaan useamman vuoden turhasta.

Siksi kannattaa siirtyä kuukausilaskutukseen kaikessa mahdollisessa. Tänä päivänä kaiken ohjelmistoista laitteisiin ja IT-palveluihin saa kuukausilaskutuksella (ja jos ei, pohdi onko kyseinen palvelu tai tuote muutenkaan ajan tasalla).

Skaalautuminen ja joustavuus onkin tämän päivän IT:ssä ykkösjuttu. Kysy siis itseltäsi, mitä tapahtuisi, jos yrityksesi liiketoiminta kasvaisi tai kutistuisi 30 % ensi vuoden aikana. Olisiko IT:si kusi sukassa, vai pärjäisittekö tilanteessa rutiinilla?

✅ Neuvottele laitteille sopimushinnat

Tarjoushaukkana toimiminen voi tuntua alkuun hyvältä idealta, mutta todellisuudessa se vie hemmetisti aikaa. Mieti siis tuoko tarjousten metsästäminen teille aidosti säästöjä, vai palavatko säästetyt eurot ylimääräiseen säätöön ja erilaisten laitteiden ylläpitoon.

Esimerkiksi budjetointi vaikeutuu kertaheitolla, jos suurin osa laitteista ostetaan tarjoushyllystä. Tällöin muun muassa tarkan työntekijämallinnuksen tekeminen on käytännössä mahdotonta.
Siksi laitekustannukset on fiksua yhtenäistää. Joidenkin toimittajien (kuten meidän, vink vink) kanssa on mahdollista sopia kiinteät hinnat yrityksen vakiolaitteille. Tällöin saat yleensä verkkokaupassa näkyviä hintoja hinattua hieman alemmaksi, ja säästät jatkossa aikaa, kun saat uuden työntekijän laitteet tilattua nappia painamalla monimutkaisen sähköpostiruljanssin sijaan.

Vaihtoehtoisesti kannattaa harkita laitekustannusten muuntamista kuukausikustannuksiksi.

Veikkaan, että nämä konstit tulevat halvemmaksi kuin parhaatkaan kertatarjoukset.

👉 Kysy lisää Tietokeskuksen sopimustuotteista

✅ Hyödynnä edellisen vuoden raportteja ja tee kustannuksista läpinäkyviä

Varmista, että sinulla on selkeä näkyvyys siihen, mitä ATK:ssa tehdään. Eli pidä kirjaa mitä on tapahtunut ja mitä olette ostaneet. Raportoi joka kuukausi tehdyt hankinnat ja varmista, että ne ovat linjassa valitun strategian kanssa.

Kuulostaa työläältä, mutta raportointia voi onneksi helpottaa erilaisten työkalujen avulla. Esimerkiksi verkkokaupastamme saat valmiiksi pureskeltua dataa seuraavan vuoden budjetointiin ja voit kätevästi tsekata kuinka hyvin arviot pitivät paikkansa.

Haluatko kuulla miten voit parantaa IT:n kustannuksia ja ennakoitavuutta? Käsittelimme aihetta webinaarissa WTF ATK? IT-kustannusten villi länsi.

Katso webinaaritallenne täällä