Perinteisessä tehdastyössä kehitetään prosesseja ja koneita jatkuvasti fiksummiksi, mutta jostain kumman syystä tietotyössä nämä perusjutut sakkaa. Kun iso osa nykypäivänä tehtävästä työstä on tietotyötä, ja valtaosa yritysten peruskommunikaatiosta on tietotekniikan varassa, ei tällaiselle säädölle ole varaa.
Ikävä kyllä vanhentuneet työkalut ja prosessit ovat tosielämää myös monessa suomalaisessa yrityksessä. Tietotyön kehitys tuppaa unohtumaan aina siihen asti, kunnes haastavat tilanteet makrotaloudessa pakottavat yritykset tsemppaamaan ja tarkastelemaan sitä uusiksi.
Viime aikoina on onneksi herätty paremmin siihen, että tietotyön prosesseilla on yhtä iso rooli yrityksen tuottavuudessa kuin muillakin palasilla. Vielä olemme kuitenkin lähtökuopissa, sillä kehittämistä pitäisi tapahtua jatkuvalla syötöllä, ei vasta sitten kun ollaan jo lirissä.
Tässä artikkelissa käyn läpi, millaiset tekijät vaikuttavat tietotyön tuottavuuteen, kenen pitäisi ottaa kehitystyö kontolleen ja miten tietotyön tuottavuutta on mahdollista mitata.
Haluatko hypätä jo käytäntöön ja kuulla miten tietotyön tuottavuutta kehitetään tosielämässä? Kuuntele Turun Tilikeskuksen tarina WTF ATK? -webinaaritallenteesta.
KATSO WEBINAARITALLENNE TIETOTYÖN TUOTTAVUUDESTA
Millaiset seikat vaikuttavat tietotyön tuottavuuteen?
Tietotyön tuottavuuteen vaikuttaa oikeastaan kolme asiaa:
- Käytössä olevat laitteet. Ovatko välineet riittävän modernit ja sellaiset, että tehtävä voidaan suorittaa niillä sutjakkaasti?
- Hyödynnettävät työkalut ja prosessit. Kehittyykö työn tekeminen? Sovelluksiin tulee jatkuvasti uusia ratkaisuja ja jotta tietotyön tekeminen kehittyy, täytyy uusia ratkaisuja ottaa käyttöön tasaista tahtia.
- Työntekijöiden osaaminen. Osaavatko työntekijät käyttää olemassa olevia välineitä ja sovelluksia tehokkaasti?
Jos jokin näistä ontuu, käsissäsi on todennäköisesti johtamisongelma
Miksi näitä ei sitten yleensä saada pelittämään?
Isoin kompastuskivi löytyy omistajuuden puutteesta: jos kukaan ei ole vastuussa tietotyön kehittämisestä, ei ihmekään että homma jää junnaamaan paikalleen.
Tekemässämme IT 2020 -selvityksessä havaittiin, että kolme suurinta estettä tietotyön kehittymiselle ovat kiire, asenneongelmat ja henkilöstön puutteellinen perehdytys.
Pohjimmiltaan jokainen näistä juontaa juurensa johtamiseen, tai oikeammin sen puutteeseen.
Kiire tarkoittaa käytännössä sitä, että henkilöstö kokee että heillä on muita kiireellisempiä asioita pöydällä ja siksi kehitystyö karsiutuu pois. Johdon tehtävä on kertoa mikä on tärkeää ja miksi: mikä työn tuottavuuden merkitys on isommassa mittakaavassa, ja minkä yli se täytyy priorisoida.
Asenneongelmat liittyvät tyypillisesti muutosvastarintaan, jota esiintyy aina jossain määrin isojen muutosten keskellä.
Puutteellinen perehdytys tarkoittaa sitä, että henkilöstön osaaminen ei taivu laitteiden ja työkalujen tehokkaaseen käyttöön. Siksi henkilöstön osaamista tulisi johtaa järjestelmällisesti ylhäältä käsin niin, että aukot saadaan varmasti tilkittyä.
Kenen vastuulla tietotyön kehittäminen on?
Tähän alkuun on pakko antaa pakollinen konsulttivastaus: se riippuu täysin organisaation rakenteesta.
Tyypillisesti vastuu kuitenkin jakaantuu useammalle henkilölle, ja usein seuraavilla rooleilla on näppinsä pelissä.
Tietohallinto
Tietohallinnon asiantuntijoiden tulisi ottaa koppia oikeiden teknologioiden valitsemisesta ja niiden käyttöönotosta. IT:n pitäisi aktiivisesti tuoda esiin parempia keinoja hoitaa liiketoiminnalle kriittisiä asioita.
Lisäksi IT:n vastuulla on nostaa käsi pystyyn, mikäli tuntuu että uusi teknologia vaatii henkilöstön tarkempaa perehdyttämistä tai kouluttamista. Loppukäyttäjien osaaminen kun on kaikki kaikessa, ja IT:llä on paras käsitys siitä, mitä uusi teknologia heiltä vaatii.
Liiketoimintajohto
Liiketoimintajohto vastaa siitä, mihin suuntaan organisaatiota halutaan kehittää. Nämä päätökset ohjaavat myös sitä, millaista teknologiaa yrityksessä tarvitaan tulevaisuudessa, eli tässä kannattaa tehdä tiivistä yhteistyötä IT:n kanssa.
Liiketoimintajohdon ja toimitusjohtajan vastuulla on myös varmistaa, että uudet työkalut jalkautetaan sujuvasti. Jotta homma lähtee pelittämään, työntekijöiden täytyy ymmärtää miksi muutos tehdään. Lisäksi heidät täytyy perehdyttää käyttämään uusia työkaluja tehokkaasti.
Henkilöstöhallinto
Henkilöstöhallinnon tehtävä on tunnistaa, millaista osaamista tehtävien suorittamisessa tarvitaan ja millaista osaamista työntekijöiltä jo löytyy.
HR-osaston vastuulla on myös miettiä, miten työntekijöiden osaamista voisi kehittää. Roolikohtaiset roadmapit, koulutussuunnitelmat ja kehityskeskustelut ovat toimivia työkaluja tässä.
Kokonaisuudesta ja tuloksista vastaava henkilö
Vaikka vastuu pilkottaisiinkin moniin osiin, suosittelen valitsemaan yhden henkilön, jolla on päävastuu tietotyön kehittämisestä, siihen liittyvistä päätöksistä, tulosten mittaamisesta ja muutoksen jalkauttamisesta.
Sopiva vastuuhenkilö voi löytyä edellä mainituista rooleista, tai sitten muualta organisaatiosta. Tärkeintä on varmistaa että häneltä löytyy liiketoimintamindset ja taito muutosjohtamiseen. Älä siis jumiudu liikaa rooleihin, vaan mieti mistä kohtaa organisaatiostasi löytyy luontevasti tällainen henkilö.
Miten tietotyön tuottavuutta mitataan?
Jos haluat tuloksia, perstuntuman sijaan kannattaa kaivaa mittarit esiin. Näin näet paljonko tuottavuutta saadaan oikeasti nostettua ja osaat ohjata kehitystyötä oikeaan suuntaan.
Mittarit täytyy mallata organisaatiolle sopiviksi, mutta jos et ole vielä varma mistä lähteä liikkeelle, tässä pari ideaa:
Hukkaan heitetty aika ⏱
⭐ Mittaa sitä, paljonko aikaa tietoteknisiin haasteisiin on kulunut, eli paljonko aikaa organisaatiossa on valunut hukkaan.
⭐ Mittaamisessa kannattaa hyödyntää tikettejä ja avunpyyntöjä, joita työntekijät lähettävät IT-tukeen. Mitä enemmän tikettejä, sitä enemmän aikaa uppoaa muuhun kuin työntekoon.
⭐ Selvitä samalla, paljonko aikaa ongelman selvittämiseen kului, ja mistä se pohjimmiltaan johtui. Oliko haaste siinä, että työntekijä ei osannut jotain vai siinä, että jokin laitteessa tai työkalussa tökki. Näin pääset kiinni tietotyön pullonkauloihin: onko yrityksessäsi osaamispula, vai mättääkö teknologiapuolella jokin.
⭐ Pyri siihen, että tiketit vähenevät ja että työssä on mahdollisimman vähän ATK:sta aiheutuvia häiriötekijöitä.
Työntekijäkohtaiset KPI:t ?🤠
⭐ Mittaa sitä, kuinka tehokkaasti työntekijät saavat hoidettua heille annetut tehtävät.
⭐ Mittaamisessa kannattaa hyödyntää organisaation omia suorituskyvyn mittareita ja viedä ne henkilö- ja tehtävätasolle. Laske esimerkiksi kuinka monta tilausta työntekijän tulisi kyetä käsittelemään tunnissa ja mittaa toteutuuko se käytännössä. Jos ei, kaiva esiin juurisyyt.
⭐ Pyri jälleen pääsemään kiinni todellisiin kipukohtiin: jos työntekijä ei suoriudu tehtävistä suunnitellussa ajassa, selvitä mistä se johtuu. Syy on tyypillisesti jossain aivan muualla kuin laiskuudessa.
⭐ Älä tyydy siihen, että saavutatte nykyiset tavoitteenne. Mieti, miten prosessia olisi mahdollista nopeuttaa ja tehostaa entisestään.
Henkilöstökysely 📝
⭐ Mittaa IT-palvelujen laatua ja työntekijätyytyväisyyttä, eli sitä, miten hyvin ATK palvelee työntekijöitä.
⭐ Hyödynnä mittaamisessa työntekijöiden omaa kokemusta. Työn tuottavuus ja työntekijätyytyväisyys kulkevat tyypillisesti käsi kädessä ja siksi numeroihin pohjautuvien mittareiden lisäksi kannattaa selvittää myös työntekijöiden fiilikset.
⭐ Kysy miten hyvin ATK vastaa työntekijöiden tarpeisiin, ja missä työn pullonkaulat heidän mielestään piilevät. Mitkä solmukohdat ja ATK-ongelmat hidastavat työntekoa tai tökkäävät sen kokonaan?
Jäitkö pohtimaan miten tietotyön tuottavuutta voi kehittää käytännössä? WTF ATK? -webinaarin kolmannessa jaksossa Turun Tilikeskus kertoo miten he onnistuivat tässä.
