Sisäinen viestintä puhuttaa organisaatioissa vuodesta toiseen monin eri tavoin. Usein sitä kuulee moitittavan: joku tuntee jäävänsä tiedotuksen ulkopuolelle tai kokee, ettei kaikesta tarpeellisesta tiedoteta.
Kaikkien M365-käyttäjien ja varsinkin sisäisen viestinnän asioiden kanssa painivien kannattaa ehdottomasti ottaa haltuun M365-sovellukset, joiden avulla sisäistä viestintää saa parannettua ja samalla käyttää hetki oman ympäristön tarpeiden ja nykyisten käyttötapojen pohtimiseen.
Sisäisen viestinnän monet tarpeet 📣
Viestinnän kenttä on ylipäänsähyvin laaja, ja kattaa monenlaisia asioita: tiedotuksen, keskustelut ja intratyyppisen tiedon jakamisen. Näidenkin sisään mahtuu monenmoista.
Yrityksissä on monenlaista sisäistä tiedotusta: esimerkiksi tietyn ajan hyvin oleellista tietoa (vaikkapa parkkialueen asfalttityö, kyselyn vastausaika), pysyvämpää sisäistä viestintää, johon halutaan palata pidemmänkin ajan kuluttua (johtoryhmän uuden henkilön esittely, työtyytyväisyystulosten vastaukset) tai kiireviestintää (kuten ohjelmakatkos). Hyvin erityyppisiä tiedotteita, mutta kaikki hyvin tärkeitä. Monesti viestinnän tarpeita miettiessä esille tulee muitakin tiedotelajeja, tai ne jakautuvat omassa organisaatiossa toisin. Tärkeää on se, että ne tunnistetaan ja on tiedossa, mitä kautta mikäkin tiedote tavoittaa yleisönsä.
Yhteinen keskustelukin on osa sisäisen viestinnän kenttää: keskustelun mahdollistaminen on oleellista organisaation viestinnässä yhteistyön edistämisen ja toki myös innovoinnin osalta. Toisaalta voi olla kiva kuulla työkavereista vähän epävirallisempaakin juttua, eli hyvin tarkka moderointi ei ole sekään suotavaa.
Intratyyppistä tietoa, eli ohjeistuksia ja käytäntöjä, on myös tarve jakaa henkilöstölle. Ohjeistusten osalta voi myös olla erilaisia jakamistarpeita: osa ohjeistuksesta on jaossa laajasti koko henkilöstölle, ja osa vain pienelle osalle henkilöstöä, esimerkiksi esimiehille tai tietylle tiimille. Kaikkien heidän on löydettävä tarvitsemansa tieto nopeasti, joten ohjeiden tulee olla saatavilla selkeissä sijainneissa.
Kun näiden asioiden lisäksi huomioidaan kaikki käyttäjät, eli myös ne käyttäjät, joilla ei ole läppäriä lainkaan, niin onhan siinä isosti asioita. Ja vaikka ne kaikki sisäisen viestinnän kentällä majailevatkin, ne ovat silti keskenään hyvin erilaisia.
Aikaisemmin tilanne on usein ollut se, että kaikki tieto, oli se sitten ajankohtainen tiedote tai päivittynyt käytäntö, on välitetty sähköpostilla. Tällöin vastaanottajan huoleksi on jäänyt ajantasaisen tiedon erottaminen historian havinasta siellä omassa postilaatikossa. Ja ne hetket, kun on tullut vahingossa poistettua joku hyvinkin tärkeä sisäinen viesti… No, eihän sitä kaipaa ennen kuin sitä tarvitsee.
Tehokkuutta sisäiseen viestintään M365-työkalujen avulla – myös mobiilisti 📲
Nyt on onneksi toisin, ja organisaatiot ovat siirtyneet hyödyntämään pilvipalveluita kuten M365. Microsoft 365-sovellukset tarjoavat useitakin eri työkaluja, joiden avulla yrityksen sisäistä viestintää ja esimerkiksi erilaisten ohjeiden ja käytäntöjen jakelua voidaan toteuttaa tehokkaasti. Kaikki ovat myös käytettävissä mobiilisti, eli enää ei ole tarvetta työasemalle.
Miten nuo yllä mainitut tarpeet sitten taklataan eri M365-sovelluksilla, ja onko olemassa yksi ainut ratkaisu, joka kattaa kaiken? No, sellaista ei ikävä kyllä ole, ainakaan kaikille, mutta hyvin lähelle päästään, kun käytetään eri sovelluksia ja muodostetaan niistä itselle sopiva kokonaisuus.
Mitä sovelluksia M365-pakasta sitten löytyykään? Lista on varmasti ainakin osittain hyvinkin tuttu, eli Teams, SharePoint, Outlook, Viva Engage (aiemmin Yammer), Stream sekä koko ajan kehittyvä Viva, johon kuuluu useampia sovelluksia.
Valitse oikea työkalu oikeaan tarpeeseen🛠️
Monesti ensimmäinen ajatus M365-sovellusten kanssa on, että eri sovellukset tuntuvat menevän päällekkäin. Myös sen vuoksi oman ratkaisun löytäminen on haastavaa: mistä ihmeestä voisi tietää, mikä sovellusyhdistelmä on itselle se paras ratkaisu – ja entä voiko valita väärin? Iso kysymys myös on, miten useasta eri sovelluksesta saadaan selkeä kokonaisuus sekamelskan sijaan.
Sovellusten päätarkoitus on kuitenkin eri, vaikka toki niitä voi käyttää haluamallaan tavalla.
Teamsissa hoituu yhteistyö ja työn tekeminen: siellä on paitsi kahden- ja ryhmänkeskinen keskustelu, myös tiimit ja kanavat varsinaista työtä varten. Silloin jos organisaatio on pienempi ja henkilöstön vaihtuvuus pientä, eikä erillinen intranet tunnu omalta ratkaisulta, voi yhteinen sisäinen viestintä ja ohjeistukset sijaita organisaatiotiimissä. Tällöin kaikki löytyy samasta paikasta, sekä yleiset asiat että työhön liittyvät tiimit.
SharePointissa jaellaan pysyvämpää tietoa ja uutisia, ja toki sitä hyödynnetään myös esimerkiksi dokumentinhallinnassa. Kun henkilöstöä ja myös tietoa on enemmän, SharePoint-intranet on varsin käyttökelpoinen ratkaisu. Teamsin sovellukseksi intran tuodaan Viva Connectionsin avulla, ja käyttäjän ei tarvitse erikseen ”mennä” intraan: se on aivan hollilla sovelluspalkissa.
Outlookin osalta rooliksi usein jää toimia ulkoisten sidosryhmien ensimmäisenä yhteydenottokanavana, sekä tuoda käyttäjälle infoja muista sovelluksista. Joskus voi kuitenkin olla tarvetta valjastaa myös Outlook johonkin rooliin sisäisen viestinnänkin saralla. Voisiko esimerkiksi kiire- tai hätäviestit tavoittaa sitä kautta henkilöstön nopeimmin, tai tiettyyn aikaan liittyvä tiedote, jonka voisi laittaa kalenterikutsuna? Tämä on hyvin organisaatiokohtaista, mutta kun viestinnän lajeja käy tarkemmin läpi, tämä kannattaa huomioida ja miettiä myös sitä, miten nopeasti erilaisiin tiedotteisiin tulee reagoida ja miten ne tulee löydettyä tarvittavana ajankohtana helpoimmin.
Viva Engagen ajatellaan usein sopivan hiukan isommalle organisaatiolle, mutta organisaation koko ei ole mitenkään kiveen hakattua. Erilaisten yhteisöjen tarvetta voi olla pienemmässäkin organisaatiossa, ja toisaalta Viva Engage voi myös olla virallinen tiedotuskanava. SharePointin kanssa sovellus toimii loistavasti yhdessä: esimerkiksi SharePoint-uutisia voi julkaista suoraan myös Viva Engageen. Käyttäjän näkökulmasta feedimäinen tapa näyttää uutta on tuttu muista sosiaalisen median sovelluksista, ja hyvää on se, että kaikki niin sanotusti tuodaan käyttäjän nenän eteen. Viva Engage kannattaa myöskin kiinnittää Teamsin sovelluspalkkiin.
Streamia ei välttämättä heti ajatella osana sisäisen viestinnän sovelluksia, mutta sitähän se on: tallenteilla ja videoilla on monesti rooli esimerkiksi viikko- tai kuukausipalaverissa, koska sillä tavalla ne säilytetään. Streamin voi tuoda osaksi SharePoint-sivuja verkko-osan avulla, ja toki myös Teamsin välilehdeksi. Ainoana sisäisenä viestintäkanavana Stream harvoin on, mutta mukana se kannattaa omissa pohdinnoissa pitää.
Viva keskittyy työntekijäkokemuksen parantamiseen ja voi vielä olla monelle vieraampi paketti: tähän on tulossa edelleen uusia sovelluksia. Osa Vivan sovelluksista on ilmaisia, kuten aiemmin mainittu Viva Engage sekä Viva Connections. Viestinnän alueelle tulossa oleva Viva Amplify on sovellus, jota kannattaa pitää silmällä: Amplifyn avulla helpotetaan julkaisua useissa eri kanavissa samaan aikaan, ja tämä voi olla monessa yrityksessä toivottu mahdollisuus.
Rakenna yrityksesi näköinen kokonaisuus – fiksua on aloittaa yhteisen pelikirjan luomisesta 📔
Sovelluksia siis riittää, ja toivottavasti jokainen sisäisen viestinnän suunnittelija käyttää hetken aikaa niihin tutustumiseen. Fiksuinta on ottaa selvää eri vaihtoehdoista ja rakentaa oman yrityksen näköinen kokonaisuus, organisaation omiin tarpeisiin perustuen. Myös pelikirjan suunnittelu kannattaa ottaa agendalle varhaisessa vaiheessa: se helpottaa käyttäjiä ja selkeyttää oman paletin toimivaksi kokonaisuudeksi.
Miten näissä sisäisen viestinnän asioissa ja erityisesti aiheeseen liittyvien sovellusten kanssa sitten kannattaisi edetä, jos tuntuu ettei oma aika oikein riitä kaiken tiedon taklaamiseen? Yksi väylä edetä asiassa on kutsua konsultti pitämään päivän kestoinen sisäisen viestinnän työpaja, jossa eri vaihtoehdot demoiluineen ja esimerkkeineen käydään läpi yhdessä samalla keskustellen ja omaa ratkaisua hioen. Siitä on hyvä lähteä liikkeelle!
Seuraa myös Tietokeskuksen webinaareja: näitäkin asioita sivutaan niissä. 😊
