Mould Mate automatisoi työnkulkuja Power Automatella – työstä tuli sujuvampaa ja tehokkaampaa

Mould Matella siirryttiin Tietokeskuksen konsulttien avulla papereista padeihin ja erillisistä taulukoista yhteisesti jaettuihin tiedostoihin. Pieni panostus laitteisiin ja automatisointiin tehosti työskentelyä ja vähensi inhimillisten virheiden mahdollisuuksia. Microsoftin Power Automaten käyttö myös laajensi Mould Maten henkilöstön IT-osaamista.

Kun nokialainen teknologiayritys Mould Mate halusi tehostaa työskentelyä ja automatisoida työnkulkuja, se kutsui apuun Tietokeskuksen. Tietokeskuksen konsultit auttoivat Mould Matea automatisoimaan sellaisia työnkulkuja, jotka sisälsivät paljon manuaalista työtä. Automatisointiin sopivat tuotteet löytyivät Microsoftin valikoimista.

Mould Mate tiesi kääntyä Tietokeskuksen puoleen, koska henkilöstöä oli osallistunut aiemmin Tietokeskuksen webinaareihin.

– Olimme saaneet webinaareista hyödyllistä tietoa ja ajattelimme, että Tietokeskus voisi auttaa meitä enemmänkin, kertoo Mould Maten toimitusjohtaja Timo Ålander.

Automaatio toi padit ja vei paperit

Aiemmin Mould Matella kirjattiin tuotantoon liittyvää tietoa paperilomakkeille, joista tiedot siirrettiin myöhemmin erillisiin Excel-taulukoihin. Taulukoita oli useita, joten niiden tiedot saattoivat poiketa toisistaan. Padeista tuli pelastus.

– Enää emme säilytä tietoa pöytälaatikoissa vaan käytämme tiedostojen jakamiseen Teamsia ja OneDrivea. Kun kaikki pääsevät käsiksi yhteisiin tiedostoihin, jokaisella on aina samat tiedot käytettävissään, Ålander kertoo.

Kun työpisteillä täytetään paperien sijaan sähköisiä lomakkeita tableteilla, tieto myös liikkuu nopeammin.

– Samalle lomakkeelle kirjataan kaikki. Jos työpisteellä huomataan esimerkiksi puutteita komponenteista, ei tarvitse erikseen lähteä kirjoittamaan sähköpostia vaan tieto tilanteesta merkitään padilla lomakkeelle, josta se kulkeutuu heti työnjohdolle, Ålander kertoo.

Ålanderin mukaan tietoja oli aiemmin myös työlästä tarkastella jälkikäteen.

– Työnjohdon ei enää tarvitse jalkautua työpisteille hankkimaan kulloinkin tarvitsemiaan tietoja. Tämä helpottaa ja tehostaa työskentelyä, koska tuotannossa tehdään kolmivuorotyötä.

Mould Mate tekee tiivistä yhteistyötä muutaman muun yrityksen kanssa. Käytännössä yhteistyöyritykset vastaavat samojen tuotteiden eri työvaiheista. Power Automaten ansiosta yritysten välillä saatiin kulkemaan automatisoidut ilmoitukset, jotka kertovat, missä ja minkä yrityksen prosessissa tuotteet kulloinkin ovat. Power Automatessa viestit liikkuvat siis automaattisesti ilman, että työntekijöiden tarvitsee kommunikoida työnkuluista keskenään.

– Työvaiheista kertovien ilmoitusten ansiosta pystymme aiempaa paremmin seuraamaan tuotteiden matkaa. Näemme milloin ne ovat lähteneet, milloin ne on otettu vastaan, milloin ne on tarkastettu, milloin otettu käyttöön ja niin edelleen. Automaation ansiosta kaikissa yrityksissä tiedetään paremmin, missä tuotteet menevät kulloinkin, Ålander kertoo.

Kaikilla näillä muutoksilla on ollut merkittäviä vaikutuksia Mould Maten liiketoimintaan.

Teams tiivisti yritysten välistä yhteistyötä

Ihmisten välistä vuorovaikutusta automaatio ei kuitenkaan poistanut. Päinvastoin. Kun Mould Mate valjasti Teamsin täysimääräisesti käyttöön, yritysten välille syntyi tiiviimmän yhteistyön kulttuuri. Etäyhteyksien ansiosta yhdessä tekeminen on sujunut ajasta, paikasta ja koronasta riippumatta. Nyt palavereja voidaan järjestää kevyemmin menettelyin ja matalammalla kynnyksellä.

– Teamsin ansiosta pystymme olemaan saman pöydän ääressä ja työstämään samaa taulukkoa, vaikka olemme fyysisesti eri paikoissa. Yritysten välinen yhteistyö ja viestintä on nyt tiiviimpää, selkeämpää ja parempaa, Ålander iloitsee.

Raportoinnista enemmän hyötyjä irti

Timo Ålander otti uudistuksessa käyttöönsä Microsoft Power BI:n, jolla saa tuotettua padeilta kertyneestä datasta raportteja ja visualisointeja liiketoiminnan tueksi. Aiemmin pulmana oli, ettei Mould Mate saanut koostettua datastaan riittävän hyviä raportteja.

– Älylaitteilla kerättyä dataa on helpompi hyödyntää raportoinnissa. Nyt pystymme aiempaa paremmin seuraamaan eri työpisteiden toimintaa ja sitä, miten meillä menee, hän kertoo.

Raportteja on tarkoitus alkaa ajaa myös työpisteillä sijaitseviin infotauluihin.

– Viemme ruuduille tietoa siitä, miten olemme onnistuneet. Näin pystymme tekemään hyötyjä näkyviksi, ja jokainen pääsee hyödyntämään tietoa omassa työssään, Ålander kertoo.

Työntekijöiden työpanosta siirrettiin sinne, missä sitä tarvitaan

Timo Ålander kertoo henkilöstön aluksi empineen muutosta.

– He miettivät, teettääkö uusi systeemi lisää työtä, eli tuleeko entisten töiden lisäksi vielä yksi uusi lomake täytettäväksi.

Kun uusi toimintatapa sitten saatiin käyttöön, henkilöstö otti sen vastaan hyvin.

– Kaikki työpisteemme eivät ole vielä mukana uudessa mallissa, mutta olemme ottamassa loppujakin mukaan pikkuhiljaa. Jotkut jo kyselevät, milloin he pääsevät uuteen systeemiin, Ålander kertoo.

Automaatio ei ole tarkoittanut työpaikkojen katoamista. Sen sijaan uusi toimintatapa on vapauttanut työnjohdon aikaa tehtäviin, joita ei voi automatisoida, eli joissa tarvitaan ihmistä.

– Työnjohtomme on päässyt tekemään hyödyllisempiä ja mielekkäämpiä hommia, Ålander summaa.

Pieni taloudellinen panostus toi ison muutoksen

IT-alalla on tyypillistä, että pulma ratkaistaan koodaamalla kokonaan uusi ohjelmisto. Tällä kertaa päädyttiin huomattavasti kevyempään ratkaisuun: koodaamisen sijaan Tietokeskuksen konsultit valmensivat Mould Maten henkilöstöä muutaman päivän ajan Teamsin välityksellä.

Mould Matella oli jo valmiiksi käytössään Microsoft Office 365 -ohjelmistot. Tietokeskuksen konsulttien avustuksella ne valjastettiin tehokkaampaan ja laajempaan käyttöön.

Tietokeskuksen konsulttien muutaman päivän työpanoksen lisäksi Mould Mate hankki uudistusta varten vain muutaman tabletin, jotka vapauttivat henkilöstön papereita pyörittämästä.

– Halusimme ensin kokeilla kevyesti, miten uudenlainen työn tekemisen tapa lähtee sujumaan meillä. Olemme pärjänneet valitsemillamme varsin edullisilla tableteilla hyvin, ja ne ovat myös kestäneet käyttöä tehdasympäristössä, Timo Ålander kertoo uudistuksen kustannuksista.

Yhteistyö Tietokeskuksen kanssa kasvatti Mould Maten IT-osaamista

Timo Ålander kertoo, että Microsoftin työkalujen ja Tietokeskuksen konsulttien tuomat muutokset ovat säästäneet aikaa, tehostaneet työskentelyä ja vähentäneet inhimillisten virheiden mahdollisuuksia.

Hän arvostaa Mould Maten ja Tietokeskuksen välisessä yhteistyössä myös sitä, että yhteistyön myötä Mould Maten henkilöstön oma IT-osaaminen kasvaa ja laajenee.

– Seuraavaksi haluamme oppia analysoimaan padeilta kertyvää dataa paremmin, jotta voimme hyödyntää sitä entistäkin tehokkaammin liiketoimintamme tukena. Jos tarvitsemme tukea tässä, käännymme varmasti jälleen Tietokeskuksen puoleen.

Mould Maten ja Tietokeskuksen yhteistyössä työnkulkuja automatisoitiin tehdasympäristössä, mutta samat ratkaisut on mahdollista sovittaa mihin tahansa työskentely-ympäristöön. Kerromme mielellämme, miten voimme sujuvoittaa teidän työskentelyänne Power Automaten avulla. Ota yhteyttä niin kerromme lisää!