”Onko kiire, vai tehdäänkö tietokoneella?”

 

Monet meistä muistavat sanonnan 90-luvulta, kun ATK:n ensimetreillä otettiin harppauksia töiden automatisointiin. Se, minkä tekemiseen meni ”vanhalla ja monimutkaisella tavalla puoli tuntia”, niin tietokoneella samaan lopputulokseen saatiin helposti kulumaan tunti tai kaksi. Tämä naurattaisi enemmän, jos suurin osa ohjelmistotuotannosta eivät vielä tänäkin päivänä olisi niin pitkäkestoisia ja kaiken lisäksi budjetin ylittäviä IT-projekteja. Miten siis liiketoiminnan kannalta oleellisia sovelluksia voisi tehdä ketterämmin, edullisemmin ja sitoutumatta toimittajaan tuleviksi vuosiksi?

Ajasta, laitteesta ja paikasta riippumatta modernia tietotyöskentelyä

Automaattinen tietojenkäsittely eli ATK lupasi paljon, mutta antoi alkuun aika vähän. Tämän kehityksen ympärille syntyi erilaisia ohjelmistoyrityksiä ja virityksiä, joiden tekemistä hankkeista tilastojen mukaan yli puolet oli enemmän tai vähemmän epäonnistuneita. Toki monissa IT-projekteissa niin tilaajan kuin tuottajankin puolelta puuttuu riittävä ymmärrys asiasta mitä ollaan tekemässä, joten pitkät ohjelmistokehitykset ovat siltäkin osin tuomittuja epäonnistumaan. Mikäli näitä IT-projekteja toteutettaisiin ketterämmin, niin epäonnistumisten määrä vähenisi merkittävästi.

Viimeisen kahden vuoden aikana Microsoftin Power Platform -tuoteperhe on mahdollistanut merkittäviä harppauksia kohti todellista ATK:ta. Ketterällä tekemisellä saadaan automatisoitua arkisia työnteon prosesseja ilman isoja teknisiä ja taloudellisia ponnisteluja. Parhaissa tapauksissa yrityksissä on työntekijöitä, jotka kansalaiskoodarin tavoin tekevät itse sovelluksia liiketoiminnan tueksi.

Me Tietokeskuksella autamme asiakkaitamme learn-by-doing -menetelmän avulla hankkimaan osaamista Power Platform -tuoteperheestä tekemällä yhdessä asiakkaidemme tarpeisiin sopivia työvälineitä. Tyypillisimmillään projektit ovat olleet muutaman päivän mittaisia projekteja, mutta on sitä jopa päivässäkin saatu aikaiseksi tuotantokäyttöön otettuja sovelluksia.

Tuttuja ovat myös laajemmat, 10-20 konsultointipäivän kokonaisuudet, joita on tehty puhtaasti liiketoiminnan edistämisen näkökulmasta. Näissä useamman päivän tapauksissa vaihtoehtoina ovat olleet räätälöidyt kolmansien osapuolten sovellukset, mutta asiakas on valinnut kustannustehokkaamman ketterämmän mallin työskennellä jo olemassa olevilla M365-lisensseillä toimivalla alustalla.

 

Monesti on käynyt niin, että Power Platform -tuotteilla on korvattu joku erikseen ostettu sovellus, jonka kiinteät ylläpito- ja lisenssikustannukset poistuvat.

 

Power Platformin keskeisimmät työvälineet

Power Platform -tuoteperheestä puhuttaessa keskeisimmät työvälineet löytyvät usein valmiina asiakkaan M365-lisensseistä. Useimmiten liikkeelle lähdetään siten, että tarvittava data kerätään SharePointiin joko Forms- tai Power Apps -lomakkeiden avulla. Vaihtoehtoisesti data voidaan hakea jo olemassa olevista Excel-listoista, jos kyseinen data ei ole jossakin tietokannassa entuudestaan. Automaattisiin toimintoihin hyödynnetään Power Automatea ja datan varsinainen raportointi ja analysointi tapahtuu Power BI:llä. Viestintään, sovelluksen käyttöön ja raportointinäkymien katsomiseen keskeinen työkalu työntekijöille on Teams.

Power Platform -tuotteilla voidaan toteuttaa eri liiketoiminta-alueiden tarpeita hyvin monipuolisesti ja erilaisista lähestymiskulmista. Kulloiseenkin tilanteeseen valitaan sopivat välineet huomioiden lisenssikustannukset ja tietoturvan vaatimukset. Asiakas pääsee näkemään sovelluksen kehityksen lähes koko ajan. Power Platform -projektit ovatkin varsin kustannustehokkaita, ketteriä ja nopeasti käyttöön otettavia. Kaiken taustalla on aina liiketoiminnan tuntemus ja sovelluksen määrittelyn tärkeys. Erona ”normaaliin sovelluskehitykseen” on se, että pienemmissä projekteissa jopa määrittelypäivän aikana voidaan nähdä ensimmäisiä viitteitä siitä, millainen tuleva sovellus on käytännössä.

 

Power Platform -projekteihin liittyy keskeisesti lisenssien tarvekartoitus ja siitä seuraavat kustannukset. Osaava konsultti on rahanarvoinen sijoitus kokonaiskustannuksia laskettaessa.

 

Laskutikusta funktiolaskimeen, Excelistä Power BI:hin

Mikäli tuottavan tietotyön perusohjelmistoja mietitään vuosien varrelta, niin yksi niistä on ollut ylitse muiden: Microsoft Excel. Jokainen tätäkin postausta lukeva on vuosien varrella käyttänyt lukuisia Excelin laskentataulukoita ja Pivot-yhteenvetoja, jotka ovat olleet yrityksen liiketoiminnan kannalta oleellisimpia ”sovelluksia”. Taloushallinto ja liikkeenjohto ovat johtaneet isoja linjoja Exceleillä – oli sitten kyse uuden tuotteen lanseeraamisesta tai YT-neuvotteluista. Mitä Excel ei ole näyttänyt, sitä ei ole ollut olemassa. Excelillä on voinut laskea kaikkea muuta paitsi mäkeä.


Ennen vanhaan yrityksiä johdettiin Excelillä,
nykyisin Power BI:llä.

 

Viime vuosina  liiketoiminnan seurannan ja johtamisen tukena on entistä enemmän Excelin sijasta hyödynnetty Power BI:tä. Tämä on ollut  yhtä merkittävä parannus kuin taskulaskimella lasketuista paperipinoista siirtyminen muokattaviin Excel-tiedostoihin.

Exceleistä Power BI:hin siirtyminen on helppoa, kun ensiaskeleet ottaa asiantuntevan konsultin kanssa. Monet Power Platform -projektit alkavatkin siitä, että yrityksen liiketoiminnan raportointia ja reaaliaikaista seurantaa halutaan nykyaikaistaa liiketoiminnan vaatimalle tasolle. Esimerkiksi meillä Tietokeskuksella viimeisen parin vuoden aikana on sekä yrityksen että eri liiketoimintayksikköjen oleellisten toimintojen reaaliaikainen seuranta siirtynyt kokonaan Power BI -raportteihin.

 

Muistutus tietoturvan tärkeydestä

On erittäin tärkeää muistaa tietoturva, kun kehitetään liiketoiminnan kannalta merkittäviä sovelluksia. Vaikka Power Platform -tuoteperheen avulla voidaan rakentaa jopa yksittäisen työntekijän toimesta liiketoimintasovellus, niin onko hän varmasti kykenevä tekemään tietoturvan kannalta tarvittavat toimenpiteet? M365-pilvessä toimiessa kokonaisvaltaisen tietoturvan pitää olla joko osaavien IT-osaston kavereiden harteilla tai M365-tenantin ylläpidosta vastaavalla kolmannella osapuolella.

Power Platform on osa-alue, joka avaa kokonaan uusia mahdollisuuksia ja työpaikkoja IT-maailmaan. Me Tietokeskuksen konsulttijengissä olemme viime vuonna perustaneet oman tehonyrkin, joka keskittyy työssään pääsääntöisesti pelkästään tuottavaan tietotyöhön ja Power Platformin hyödyntämiseen asiakkaan liiketoiminnan kehittämisessä.

Yhdessä asiantuntevan konsultin kanssa on helpompi lähteä kartoittamaan Power Platform -tuoteperheen mahdollisuuksia siten, että sitä ei tehdä tietoturvan kustannuksella. Ketterästi, kustannustehokkaasti ja asiakkaiden omaa tietotaitoa kartuttaen päästään parhaaseen lopputulokseen liiketoimintaprosesseja kehittäessä.

 


Opi soveltamaan Power Platformia liiketoimintaasi:
WebinaaritallenneMicrosoft Power Platform liiketoiminnan tukena 

KUUNTELE TALLENNE

Kurkkaa Power Platformin konepellin alle:
Webinaari: Microsoft Power Platform tehokas käyttö & tekniset toteutukset 22.4. klo 14-15

ILMOITTAUDU MAKSUTTOMAAN WEBINAARIIN


 

Rami Rajakallio
Konsultti, Power Platform -evankelista