Helsingin sosiaali- ja terveystoimi vaihtaa noin 1700 laitetta joka vuosi

Sosiaali- ja terveystoimella on satoja pisteitä ympäri Helsinkiä. Uuden Kalasataman terveys- ja hyvinvointikeskuksen lisäksi esimerkiksi hammashoitolat ja kouluterveydenhoitajat kuuluvat toimen piiriin. Kun jokaisessa pisteessä on jonkinlainen tietokone, yhteensä laitteita on yli 10 000, joista joka vuosi pari tuhatta tulee tiensä päähän.

Jokavuotinen korvausprojekti starttaa vuoden alussa, kun määritellään vaihdettavat koneet. ”Sen jälkeen alkaa valtava työ sopia kartoituskäynnit, tilata toimitusten ajot ja asennukset, sekä pitää huolta aikataulusta. Joskus kone on elinkaarensa aikana saattanut vaeltaa tuntemattomaan paikkaan ja näitä sitten myös metsästetään”, kuvailee Antti Mäntynen Tietokeskukselta.

Tämän lisäksi Tietokeskuksella on puskurivarastossa Sotelle esiasennettuja koneita äkillisiin tarpeisiin. Sellainen on jälleen käsillä, kun eri puolille Helsinkiä pystytetään 40 flunssarokotuspistettä. Koneet palautuvat rokotuspisteistä takaisin Tietokeskukselle ja niitä käytetään myöhemmin uudelleen. Näin tilanne elää ja joustaa tarpeen mukaan.

Ulkoistaminen on taloudellinen valinta

Sosiaali- ja terveystoimialan tietotekniikkapäällikkö Markku Havukainen kertoo, että ulkoistaminen on heille taloudellinen ja joustava ratkaisu. ”Meillä on niin isot laitemäärät, että sen hallintaan pitäisi olla valtava henkilökunta, jolle ei sitten kuitenkaan olisi koko vuodeksi töitä. Lisäksi kun prosessi toimii ulkoisen toimittajan kanssa hyvin, niin se lisää myös meidän toiminnan tehokkuutta.”

Erityisen tyytyväinen Havukainen on projektipäällikköjen väliseen yhteistyöhön. ”Näissä projekteissa on paljon liikkuvia osia. Toisinaan luodut suunnitelmat eivät pidä ja joudutaan puolin ja toisin joustamaan. Silti projektinhallinta on tehokasta ja projektipäälliköt hoitavat hyvin asioita keskenään”, kiittää Havukainen.

Osaltaan projektin sujuvuuteen vaikuttaa myös luottamuksellinen suhde laitetoimittajiin. ”Koneiden tilausmäärät ovat niin valtavia, ettei niitä ole missään varastossa saatavilla, vaan ne täytyy tilata ja teettää. Onneksi meidän ja laitetoimittajan välillä on niin hyvä luottamus, että voin valmistella heitä jo hieman etukäteen saapuvasta tilauksesta. Näin he alkavat valmistautua siihen ennen kuin varsinainen tilaus kolahtaa postiluukusta ja asialla on jo kiire”, Mäntynen kertoo.

Prosesseissa aimo harppaus eteenpäin

Tänä vuonna vuotuinen korvausprojekti valmistui ennätyksellisesti jo lokakuussa. ”Kun aloitin pari vuotta sitten tässä tehtävässä, prosessi oli vielä melko kaoottinen. Sitä lähdettiin järjestelmällisesti projektoimaan ja kehittämään. Viime vuoden lopulla pääsimme jo hyvään tilanteeseen ja tämä vuosi onkin mennyt erittäin hyvin”, kertoo Havukainen. ”Jos aiemmin viikkopalaveriin meni 1,5 tuntia, niin nyt tilannekatsaukseen riittää 20 minuuttia, eikä reklamaatioita enää ole”, kuvailee kehitystä myös Mäntynen.

”Yhteistyö on ollut koko ajan molemminpuolista ja tiivistä. Olen todella tyytyväinen siihen, mihin olemme yhdessä päässeet. Toivottavasti yhteistyö jatkuu yhtä hyvänä, kuin mihin se on tähän mennessä kehittynyt!”, Havukainen toivoo.