Oletko koskaan pysähtynyt miettimään IT:n vaikutuksia yrityksesi taseeseen? Tai mistä IT:n kustannukset muodostuvat? Jos et, nyt on korkea aika. Järkevästi organisoidulla IT:llä yrityksesi säästää parhaimmillaan kymmeniä tuhansia euroja vuodessa. 💰
Optimoi IT-kustannuksia ja keskity olennaiseen
Voimme jakaa IT:n kustannusnäkökulmasta karkeasti kahteen osaan:
- Liiketoimintaa kehittävät projektit
- IT-laitteiden ja -järjestelmien päivittäinen toiminta ja ylläpito.
Jokainen yritys tarvitsee ensimmäistä menestyäkseen ja se on yleisesti investointi. Jälkimmäinen on puolestaan kulu, jota optimoidaan ja josta aina haetaan säästöjä. IT-asiantuntijaa vedetään siis kahteen suuntaan: teknologioita pitäisi kehittää, jotta liiketoiminta menestyy, mutta ison osan työajasta haukkaavat toistuvat työt ja IT-tuki.
Kumpaan sinä haluat IT-porukkasi käyttävän aikansa? 🤔
Otetaanpa tyypillinen tilanne yrityksessä: neukkarissa ei toimi videotykki. Esittäjä tekee kaikki perusasiat, kuten laitteen uudelleenkäynnistämisen, saadakseen homman toimimaan. Ei auta. Paikalle tulee IT-henkilö, joka yleensä aloittaa tekemällä kaikki samat asiat kuin esittäjä ja sitten etsii muita ratkaisuja. Nyt vikatilanteeseen käytetään kahden asiantuntijan plus neukkarissa todennäköisesti odottavan työntekijäjoukon aikaa.
Jos vaikkapa yrityksen sadalta työntekijältä menee jokaiselta päivittäin 10 minuuttia tietoteknisiin ongelmiin, siitä kertyy yhteensä lähes 17 tuottamatonta työtuntia joka päivä. 😱
Jos pk-yrityksen IT-yksikössä on vain 2 henkilöä, joiden päivittäinen aika menee vikatilanteiden selvittämiseen, onko ihmekään, jos IT:stä ei koeta olevan liiketoiminnalle hirveästi hyötyä?
Hyvä uutinen on se, että sinun ei tarvitse venyttää resurssejasi molempiin suuntiin. Ulkoistamalla toistuvat hommat ja tuen vapautat IT-asiantuntijoidesi aikaa ja kapasiteettia liiketoiminnalle olennaiseen tekemiseen.
On ulkoistamisesta muitakin hyötyjä. Otetaan muutama esimerkki:
🤖 IT-ulkoistus
- Saat kumppanilta laajaa ja syvää IT-erityisosaamista silloin kun sitä tarvitset.
- Säästät kustannuksissa eikä ulkoa ostetut palvelut näy kiinteässä kulurakenteessa.
- Vapautat IT-asiantuntijasi keskittymään yrityksellesi oleellisiin tehtäviin.
👮 Tietoturva
- Pienennät liiketoiminnan riskejä.
💻 Laitteet palveluna
- Pienennät omistusriskiä.
- Palvelut ovat helposti skaalattavissa ja kiinteän kuukausihinnoittelun myötä kustannukset ovat helposti ennakoitavia.
Tarkastellaan tietoturvaa ja laitteita seuraavaksi hieman tarkemmin.
Yhden väärän klikkauksen hintalappu voi olla satojatuhansia euroja
Jos yrityksen IT-infra, laitteet ja osaaminen eivät ole täysin ajan tasalla, kyberhyökkäyksen aiheuttamat kustannukset voivat olla astronomiset. 💰
Kuten Suomessa on valitettavasti huomattu, kyberhyökkäyksen jälkeisen selvityksen kustannukset voivat olla kymmeniä ja jopa satojatuhansia euroa. Ja nämä ovat vain suoria kustannuksia. Jos tietoturvatilannetta ei ratkaista nopeasti ja tilanne on päällä päiviä ja viikkoja, välilliset kustannukset työn ja liiketoiminnan keskeytymisestä ovat selvitystyötäkin suuremmat.
Eikä tämä vaadi sen enempää kuin yhden työntekijän klikkaamaan hyvin tehdyn huijausviestin linkkiä.
Rehellisyyden nimissä tietoturvasta ajan tasalla pysyminen ei ole ihan helppoa. Erilaiset huijausyritykset ovat yleisiä ja huijarit kehittävät uusia ja entistä vakuuttavampia tapoja murtautua suojien läpi.
Tietoturvaa kannattaa rakentaa yhdessä kumppanin kanssa, jolla on laaja osaaminen ja resurssit pysyä teknologioiden ja parhaiden käytäntöjen kehityksessä mukana. Kumppani myös ylläpitää palvelimia ja huolehtii, että ohjelmat ovat ajantasaiset ja tietoturvaa tukeva dokumentaatio on mintissä.
IT-laitteet palveluna säästää euroja ja vähentää työn hukkaa
Laitteiden omistaminen on enää harvoin järkevää ja perusteltua. Tietokoneiden elinkaari on erityisesti yrityskäytössä nykyään lyhyt ja laitteita uusitaan muutaman vuoden välein. Kannattaako investoida tonni-pari uuteen koneeseen niin usein? Sadan hengen yrityksessä se tekee äkkiä parisataatuhatta euroa.
Hyppää koneinvestointi-oravanpyörästä pois ja hanki laitteet palveluna. IT-laitteet palveluna -malli skaalautuu liiketoiminnan koon mukaan. Säästät tässä aika paljon, kun yrityksesi varallisuus ei ole sidottuna laiteinfraan. Vältät samalla turhat ja ennakoimattomat laitehankinnat. Ja talouspäällikkösi kiittää! 🙌🏻
Homma toimii siten, että toimitamme tietokoneen uudelle työntekijälle käyttövalmiina. Kun työntekijä jossakin vaiheessa lähtee, kone palautuu meille Tietokeskukselle ja sitä kautta jälleen tietoturvallisesti uudelle työntekijälle, jos laite ei ole vielä elinkaarensa päässä.. Näin tietokone muuttuu kiinteästä kuukausierästä joustavaksi kustannukseksi, joka elää työntekijöiden pääluvun mukaan. IT-päällikön on helppo ennustaa ja todentaa palvelujen kulut, kun ne ovat yksi yhteen työntekijöiden lukumäärän kanssa.
Lisäksi malli auttaa huolehtimaan työn ja liiketoiminnan jatkuvuudesta. Jos työntekijän laite hajoaa tai tilttaa lopullisesti, hän saa korvaavan palvelulaitteen nopeasti tilalle. Näin työn tekeminen ei keskeydy ja henkilöstösi tuottavuus kasvaa, kun työaika voidaan käyttää maksimaalisesti itse työn tekemiseen.
Sama jatkuvuuden varmistaminen pätee vikatilanteisiin. ❌
Työntekijäsi saavat käyttäjätuen kautta apua melkein mihin tahansa IT-ongelmaan. Vikatilanteet eivät kuormita omaa IT-porukkaasi ja he voivat keskittyä tärkeämpiin asioihin. Ja kun käytössä aina modernit, ajantasaiset ja laadukkaat laitteet, ne jo osaltaan minimoivat tukipyyntöjen ja teknisten ongelmien määrää.
Kumppanin tehtävä on helpottaa elämääsi – mitä se maksaa?
Nyt kun olemme käyneet läpi muutaman esimerkin siitä, miten IT-kustannuksesi muodostuvat ja missä ne näkyvät, palataan aiemmin esittämäämme kysymykseen.
Haluatko, että IT-porukkasi keskittyy miettimään, miten teknologia voi parhaiten tukea liiketoiminnan kehitystä, vai että he ravaavat neukkareissa konekuiskaamassa laitteille? Kumpaan sinä mieluummin käytät budjettisi?
IT-kumppanin tehtävä on helpottaa sinun ja IT-porukkasi elämää. Kaikkia vikatilanteita kumppanikaan ei poista. Mutta yhdessä laadukkaan ja ajantasaisen laiteinfran kanssa se pitää työn keskeytymisen minimissä, säästää kustannuksissa ja pienentää yrityksesi liiketoiminnalle aiheutuvia riskejä. Kaikki tämä säästää aikaa, mikä puolestaan nostaa tuottavuutta. Ja näin liiketoiminta rullaa sujuvammin.
Mietitkö mitä IT:n ulkoistaminen maksaisi yrityksellesi?
Teimme kustannusten arvioimisesta todella helppoa. Syötä perusarvot hintalaskuriimme ja saat alustavan arvion.
