Palvelun kautta tapahtuvaa väärinkäytösten ilmoittamista koskeva yksityisyydensuojakäytäntö
Tämän väärinkäytösten anonyymiin ilmoittamiseen ja ilmoitusten käsittelyyn tarkoitetun palvelun (”palvelu”) tarjoaa Keskuskauppakamari Finland Oy. On tärkeää, että palvelua käyttävät henkilöt tuntevat olonsa turvalliseksi sen suhteen, miten käsittelemme palvelun kautta saatuja tietoja, etenkin luonnollisiin henkilöihin liittyviä tietoja. Pyrimme ylläpitämään korkeinta mahdollista henkilötietojen suojaustasoa. Käsittelemme, hallinnoimme, käytämme ja suojaamme käyttäjien henkilötietoja tämän yksityisyydensuojakäytännön (”yksityisyydensuojakäytäntö”) mukaisesti.
Henkilörekisterin muodostuminen
Whistleblower järjestelmään ei kerätä henkilötietoja. Väärinkäytöksestä ilmoittava henkilö saattaa kuitenkin kirjoittaa luonnollisen henkilöön – joko itseensä tai kolmanteen henkilöön – liittyviä tietoja ilmoituksensa mukana tai mahdollisissa ilmoituksen liitetiedostoissa.
Whistleblower-järjestelmään ilmoitetuista tiedoista ei muodostu tietosuoja-asetuksessa (GDPR) tarkoitettua henkilörekisteriä. Tämä tulkinta perustuu Tietosuoja-asetuksen 4. artiklan kohtaan 6, jonka mukaan henkilörekisterillä tarkoitetaan ”mitä tahansa jäsenneltyä henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein, oli tietojoukko sitten keskitetty, hajautettu tai toiminnallisin tai maantieteellisin perustein jaettu.” Ilmoituksen mukana vapaassa tekstissä olevia luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja ei voida pitää jäsenneltyinä eikä tietoja ole saatavissa tietyin perustein.
Tietojen käsittelyn laillinen peruste
Ilmoittava henkilö voi tehdä ilmoituksen anonyymisti ja niin, että ilmoitus ei sisällä häntä itseään koskevia henkilötietoja. Mikäli ilmoituksen tekijä poikkeuksellisesti jättää esimerkiksi omat yhteystietonsa ilmoituslomakkeeseen, henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Mikäli ilmoituksen tekijä jättää henkilötietoja kolmannesta osapuolesta tietojen käsittely perustuu Euroopan Unionin direktiiviin 2019/1937 ja siitä johtuvaan kansalliseen lainsäädäntöön.
Järjestelmässä olevien tietojen käsittely
Tästä huolimatta kaikessa henkilötietojen käsittelyssä – olivatpa ne osa henkilörekisteriä tai eivät – teemme parhaamme huolehtiaksemme siitä, että tietojasi käsitellään huolellisesti ja ne suojataan asianmukaisesti. Olemme sitoutuneet huolehtimaan järjestelmään tallennettavien tietojen turvallisuudesta hyvällä tietojenhallinnalla ja huolellisella henkilötietojen käsittelyllä. Käytämme asianmukaisia teknisiä, fyysisiä, oikeudellisia ja organisatorisia toimenpiteitä tietojesi suojaamiseen. Palveluntuottaja, joka käsittelee järjestelmässä olevaa tietoa, on sitoutunut noudattamaan sekä lain asettamia vaatimuksia, että tässä Tietosuojaselosteessa kuvattuja toimenpiteitä.
Vain rajoitetulla määrällä henkilöitä on pääsy henkilötietoihin. Henkilöiden, jotka käsittelevät ilmoituskanavapalveluun liittyviä tietoja on asianmukainen salassapitosopimus.
Järjestelmässä mahdollisesti olevia henkilötietoja käsitellään whistleblowing-ilmoitusten käsittelemiseksi. Ilmoitusten avulla Tietokeskus ryhtyy lisäksi tarvittaviin toimenpiteisiin. Nämä velvoitteet seuraavat suoraan whistleblower-kanavaa määrittävästä direktiivistä.
Tietoja säilytetään ilmoituskanavapalvelussa rajoitetun ajan. Tiedot poistetaan sen jälkeen, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen.
Oikeus tietojen saamiseen järjestelmästä
Koska järjestelmästä ei muodostu henkilörekisteriä, henkilöt, joiden tietoja mahdollisesti mainitaan ilmoituksissa, eivät voi käyttää tietosuoja-asetuksessa kuvattuja rekisteröidyn oikeuksia, mukaan lukien oikeutta tarkistaa tai korjata kerätyt tiedot tai oikeutta tulla unohdetuksi.
Lisäksi, ilmaisemalla ilmoituksessa mahdollisesti mainitulle henkilölle, että ilmoituskanavassa on häneen liittyvää tietoa tai poistamalla tiedot henkilön pyynnöstä, vaarantaisimme ilmoitetun mahdollisen väärinkäytöksen tutkimisen ja näin koko ilmoituskanavan tarkoitus vesittyisi.
Lisätietoja
Saat lisätietoja Tietokeskuksen tietosuojaan liittyvissä asioissa sähköpostitse tietosuoja@tietokeskus.fi tai olemalla puhelimitse yhteydessä Eetu Salpaharjuun, joka toimii tietosuojavastaavana Tietokeskus Finlandissa numeroon 075 326 7032 tai vaihteemme kautta numerossa 03 233 5100.