Modernin tietotyön kehittäminen osana organisaation arkea

Perinteisesti organisaatioissa IT:n rooli on ollut ylläpitävää. Käytännössä on siis huolehdittu siitä, että IT-infran perustoiminnot ovat kunnossa ja ne toimivat päivittäisessä työskentelyssä. Kaikki on siis hyvin – vai onko sittenkään liiketoiminnan tukemisen kannalta?

IT-teknologia on viime vuosina ottanut valtavia harppauksia eteenpäin siirryttäessä perinteisistä on-premises -palveluista pilvipalveluihin. Teknologian kehittyessä suurimpia voittajia ovat olleet ne, joille IT-infran jatkuva kehittäminen on ollut suunnitelmallista ja teknologian mahdollisuuksia on pystytty tuomaan suoraan liiketoiminnan tarpeiden tukemiseksi. Kustannuksia on samalla pystytty optimoimaan ja jo maksettujen lisenssien hyödyt on pystytty suunnitelmallisesti maksimoimaan. Täten helposti skaalattavan IT-infran kunnossa oleminen ja jatkuva kehittäminen on mahdollistanut modernit 2020-luvun työskentelymahdollisuudet turvallisessa ja samasta paikasta hallittavissa olevassa M365 ympäristössä.

Pilvitransformaation tässä kontekstissa onkin siis aika keskittyä tuottavan tietotyön modernisoimiseen ja sitä kautta liiketoimintaprosessien tehokkaampaan tukemiseen.

Mitä moderni tietotyö on käytännössä

Modernista tietotyöstä puhuessa keskitytään IT-infran sijasta ”konepellin päällä” oleviin asioihin.

• Kuinka sujuvaa on sisäinen viestintä ja tiimityö, entä onko ulkoisen viestinnän tavat yhteneväisiä?
• Miten dokumentinhallinta tukee ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatonta tietotyöskentelyä turvallisuuden siitä kärsimättä?
• Onko prosessien automatisoinnissa huomioitu M365 ympäristön Power Platform -työkalujen hyödyntäminen laaja-alaisesti liiketoiminnan tueksi?
• Entä onko exceleiden sijasta tiedolla johtamisen apuvälineinä modernit Power BI -raportit päätöksenteon tukena?

Kun näihin kaikkiin yhdistetään mukaan vielä tekoälyn eli AI:n (Artificial Intelligence) tuomat mahdollisuudet, niin voimme puhua kokonaisvaltaisesta muutoksesta työtapojen modernisoimiseksi. Käytännössä siis puhutaan liiketoimintaa tukevien asioiden tehokkaammista työtavoista, jotta työntekijöillä jää aikaa enemmän sekä varsinaisten työtehtävien suorittamiseen että ajattelemiseen.

Modernin tietotyön kehittäminen organisaatiossa

Modernin tietotyön jatkuva kehittäminen tarvitsee onnistuakseen johdon sitoumuksen ja avainhenkilöiden aktiivisuuden. Parhaimmat lopputulokset saavutetaan sillä, että modernin tietotyön kehittämisestä tehdään koko organisaatiota koskeva strateginen hanke.

Tiekartan avulla lähdetään tekemään jatkuvaa muutosta työn tuottavuuden kehittämisessä liiketoiminnan tarpeiden tukemiseksi. Sen kehittymistä seurataan ja analysoidaan tasaisin väliajoin, jolloin tiekarttaan voidaan tehdä tarvittavia muutoksia kulloisenkin tilanteen mukaisesti. Kehittämistyön aikana sekä omat tarpeet että tavoitteet selkeytyvät, jonka pohjalta keskitytään löytämään aina oikeat ongelmat organisaatiosta.

Modernin tietotyön kehittämisellä saadaan sekä aitoa lisäarvoa että hyötyä organisaatiolle ja prosesseille. Jatkossa sovellukset tukevat päivittäistä työskentelyä niin liiketoimintaprosessien automatisoinnin kuin tiedolla johtamisen apuna. Tietoa on helppo jakaa niin organisaation sisällä kuin ulkopuolelle tietoturvallisesti ja tieto on helposti löydettävissä. Koskaan ei ole kuitenkaan tarpeeksi aikaa ja rahaa laittaa kaikkea kuntoon, niin siksi jatkuva suunnitelmallinen kehitystyö auttaa myös hankkeiden priorisoinnissa.

Tietotyön kehityksellä tavoitellaan parannuksia

• Työn sujuvuuteen ja arjen haasteisiin
• Organisaation toiminnan tehokkuuteen
• Työntekijöiden tyytyväisyyteen ja työnteon joustavuuteen
• Tietoturvalliseen työntekoon ja tiedon suojaamiseen

Eikä modernin tietotyön kehitys pidä rajoittautua vain tietotyöläisiin, vaan siinä tulee huomioida myös suorittavan työn tekijät. Usein suurimpia säästöjä Power Platform -työkaluilla saavutetaan juuri tässä ryhmässä, joka muodostaa 80 % maailman globaalista työvoimasta. Työtapojen tehostumisen seurauksena säästyy rahaa, ja samalla organisaatiossa on tyytyväisempiä työntekijöitä.

Miten modernin tietotyön kehittäminen eroaa IT-infran kehityksestä

Siinä missä organisaation IT-infran kehittäminen on pääosin IT-osaston ja IT:stä vastaavien käsissä, niin ”konepellin päällä” olevia asioita kehitetään ensisijaisesti liiketoiminta edellä kaikille muille paitsi IT:lle. Kehitystyö koskee normaalisti:

• Työn tuottavuuden tehostamista eri M365 työkaluilla
• Liiketoimintaprosessien automatisointia ja ketteriä sovelluksia täsmätarpeisiin
• Tiedolla johtamista

Näillä haetaan aitoa hyötyä ja lisäarvoa jokapäiväiseen työskentelyyn kehittämällä juuri kyseisen yrityksen tarpeita vastaavaa viestintäkeskeisestä dokumentinhallintaa, liiketoimintaprosessien automatisointia ja tiedolla johtamista.

Siinä missä ”konepellin alla olevissa hommissa” mahdollisesti käytettävä ulkopuolinen konsultti työskentelee pääasiassa asiakkaan IT:stä vastaavien henkilöiden kanssa, niin modernin tietotyön kehityshankkeissa useimmiten työparina on asiakkaan avaintoiminnoista vastaavia henkilöitä HR:stä, taloudesta, tuotannosta, myynnistä ja markkinoinnista jne…