Automatisoi rutiinit Microsoft Power Automate -työkalun avulla

Artikkeli on päivitetty 14.3.2023.

Office 365 sisältää monia moderneja työkaluja, joilla voidaan helpottaa työntekijöiden arkea. Yksi näistä on Power Automate.

Jokaisella meistä löytyy rutiininomaisia työtehtäviä, joita suoritetaan arjessa toistuvasti. Näitä voivat olla esimerkiksi tiedostojen siirtäminen paikasta toiseen, viestien välittäminen eteenpäin tai prosessin mukaisesti etenevän tehtävän vaihtuminen kollegan työstettäväksi. Automatisoimalla tämänkaltaiset työt ja tehtävät voit käyttää aikasi tehokkaammin oleellisempiin työtehtäviin.

Power Automate on helppokäyttöinen automatisointityökalu

Power Automate (alkujaan nimeltään Microsoft Flow) on toiminut jo vuodesta 2016 asti Office 365 -käyttäjien eri toimintojen automatisoijana. Tämä helppokäyttöinen automatisointityökalu on osa Microsoftin Power Platform -tuoteperhettä yhdessä Power Appsin ja Power BI:n kanssa.

Power Automaten idea on hyvin yksinkertainen. Jokin käyttäjän määrittelemä toiminto tai tapahtuma (esim. sähköposti saapuu tai tiedosto lisätään Sharepointiin) käynnistää Power Automatella luodun työnkulun, joka suorittaa yhden tai useamman sille määritellyn toiminnon (esim. lähetä viesti, tallenna tiedosto Sharepointiin, kopioi tiedosto jne.). Toiminnot suoritetaan taustalla automaattisesti, ilman työntekijän vuorovaikutusta, jolloin käyttäjän ei tarvitse enää huolehtia toiminnon suorittamisesta.

Monen muun Office 365 -työkalun tavoin Power Automate ei vaadi järjestelmänvalvojan oikeuksia, vaan jokainen käyttäjä voi luoda sinne itse omat työkulkunsa. Käytännössä kuitenkin business-kriittisiä työnkulkuja ei kannata tehdä henkilökohtaisilla tunnuksilla vaan luoda keskitetysti erilliset robotti-tunnukset tällaisia automatisointeja varten.

Käyttäjät voivat luoda työnkulkuja Office 365 -portaalista selainpohjaisella käyttöliittymällä. Automaation luonti voidaan aloittaa tyhjältä pohjalta tai lukuisia valmiita malleja käyttäen. Mikäli aloitat täysin uuden työnkulun, on käytössäsi myös lähes 300 eri yhdistintä, joilla voit ohjata Power Automaten toimintaa. Työnkulun luonut käyttäjä määrittelee, onko luotava työnkulku automaattinen, ajastettu vai käsin käynnistettävä. Samasta hallintaportaalista käyttäjä hallinnoi (ja tarvittaessa muokkaa) aiemmin luomiaan työnkulkuja ja seuraa niiden käyttöhistoriaa.

Tehtävien ja toimintojen automatisointi tiimi- ja organisaatiotasolla

Vaikka Power Automate on käyttäjäkohtainen työkalu, voi sillä automatisoida myös koko organisaatiota hyödyttäviä asioita. Ajatellaanpa vaikka seuraavaa hyvin arkista tilannetta; yrityksellä on käytössään Formsilla luotu ilmoittautumislomake. Kun lomakkeelle vastaanotetaan uusi ilmoittautuminen, käy ilmoittautumisista vastaava henkilö kirjautumassa Formsiin ja kopioi lomakkeeseen syötetyt tiedot käsin Sharepoint-listaan, johon kaikki ilmoittautumiset tietoineen on kerätty.

Miten tässä voisi säästää aikaa Power Automaten avulla? Kun Forms-lomake täytetään ja lähetetään, se voisi toimia laukaisevana tekijänä tarkoitusta varten luodulle Power Automate -työnkululle.  Kun työnkulku aktivoituu, se käy lukemassa uuden vastauksen tiedot, kirjoittaa ne Sharepoint-listaan ja lähettää lopuksi ilmoittautumislomaketta käsitteleville henkilöille viestin uudesta ilmoittautumisesta esim. Teams-kanavalle. Näin kenenkään ei tarvitse päivystää tai kopioida tietoja käsin paikasta toiseen, vaan Power Automate huolehtii hommasta taustalla automaattisesti.

Kolmansien osapuolten sovellukset osana työnkulkuja

Automaattisia tehtäviä ja toimintoja voi ulottaa myös kolmansien osapuolten tuotteisiin ja sovelluksiin. Power Automate tukee luonnollisesti laajaa valikoimaa Microsoftin pilvituotteita, kuten Planner, Sharepoint, Exchange Online, Teams ja Azure AD. Näiden lisäksi myös useat ulkopuoliset palvelut ovat tuettuja, eli käyttäjät voivat luoda esimerkiksi Mailchimpia, Adobea, Twitteria, Slackia tai Googlea hyödyntäviä työnkulkuja. Premium Connectoreita käyttämällä skaala laajenee entisestään, vain taivas on rajana.

Automaatioista puhuttaessa ajatellaan usein, että niiden luominen on aikaa vievää ja verrattain vaikeaa. Power Automatea käytettäessä automatisoidun työkulun voi kuitenkin luoda jopa minuuteissa helppokäyttöistä graafista käyttöliittymää hyödyntäen. Käytön aloittaminenkaan ei ole suuren kynnyksen takana, sillä käyttäjällä on valittavanaan suuri määrä valmiita työnkulkuja muokkausmahdollisuuksineen. Toki monimutkaisten työnkulkujen luominen vaatii jo enemmän aikaa ja osaamista.

Pienillä panostuksilla voidaan saavuttaa suuria säästöjä ajankäytössä Power Automaten avulla. Kun automaattinen työnkulku on kerran luotu, ei siihen liittyviin tehtäviin tarvitse käyttää enää työaikaa ja tekijät voivat keskittyä tuottavampiin töihin. Hyödyntämällä Power Automate työnkulkuja yhdessä Microsoftin muiden modernien voimatyökalujen kanssa, voidaan automatisoida liiketoimintaprosesseja niin toimisto- kuin tehdasympäristöissä parhaimmillaan tuhansia työtunteja vuositasolla.  Kuten vanha viisauskin sanoo, ”Work smarter, not harder.”