Vinkit Microsoft Formsin käyttöön

Artikkeli päivitetty 28.2.2023

Hyödynnäthän jo Microsoft Formsia? Tiesitkö, että Forms löytyy nykyisin käytännössä kaikista Microsoft 365 -lisensseistä? Seuraavassa pari hyödyllistä asiaa Microsoft Formsin käyttöön liittyen.

Microsoft Forms on ollut jo pitkään mukana Microsoft 365 -palvelussa kätevänä online-lomakkeiden luontityökaluna, jolla voidaan tehdä lomakkeita ja kyselyjä käyttäjille. Microsoft Formsilla voi luoda sähköisiä lomakkeita – esimerkiksi palautelomakkeita, ilmoittautumisia tai tilauksia – sekä koetyyppisiä lomakkeita.

Phishing on nykyisin suuri ongelma käyttäjäturvallisuudessa, ja sen vuoksi Microsoft on lisännyt Formsiin myös turvallisuutta. Jos lomakkeella yritetään kysyä luottamuksellisia tietoja kuten salasanaa, lomakkeen käyttö estetään.

Kaksi erilaista lomaketyyppiä

Peruslomakkeet ovat tarkoitettu tiedon keräykseen. Toimintaperiaate on hyvin yksinkertainen: lisätään kysymyskenttä, määritetään sen muoto, ja lisäksi valitaan, onko kysymykseen vastaaminen pakollista. Forms tukee seuraavia kysymysmuotoja:

Valinta ja monivalinta
Avoin kysymys
Luokitus
Päivämäärä
Ranking
Likert (täysin eri mieltä – täysin samaa mieltä)
Net Promoter Score

Formsilla voidaan luoda myös tietovisalomakkeita. Lomake luodaan samalla periaatteella, mutta tietovisalomakkeissa kysymyksiin voidaan määrittää oikea vastaus. Vastauksiin voidaan myös määrittää kysymysten pisteytys sekä vastine, jonka lomakkeen täyttäjä saa annettuaan vastauksen.

Formsiin kuuluu myös yksinkertainen analysointityökalu, jonka avulla vastauksia voidaan tarkastella diagrammeina tai viedä tulokset Exceliin. Edelleen Power BI:n avulla voidaan jalostaa vastauksista raportteja, joita on helppo tarkastella ja joiden avulla voidaan tarjota dataan useita eri lähestymiskulmia.

Dynamics 365 Enterprise -lisenssiin kuuluu Microsoft Dynamics 365 Customer Voice, jonka avulla voit luoda kyselyihin AI-analyysiä sekä integroida kyselyn eri sovelluksiin.

Laita lomakkeet jakoon

Lomakkeiden käyttötarkoitus huomioon ottaen on tärkeää, että lomakkeet voidaan jakaa käyttäjien vastattavaksi. Jos lomake jaetaan pelkästään organisaation sisäiseen käyttöön, voidaan vastaajien nimitiedot haluttaessa tallentaa automaattisesti. Lisäksi voidaan määritellä, voiko käyttäjä vastata lomakkeeseen vain kerran.

Toinen tapa jakaa lomake on julkinen lomake eli anonyymilomake. Tällöin lomake on kenen tahansa täytettävissä myös organisaation ulkopuolella. Anonyymilomakkeeseen vastatessa ei vaadita käyttäjätunnusta, eikä vastaajan nimitietoja voi tallentaa.

Valmis lomake voidaan jakaa esimerkiksi Teamsiin kanavan välilehdeksi, URL-linkillä, sähköpostitse, QR-koodilla tai embed-tyyppisesti esimerkiksi SharePointissa.

Vie Forms-työkalu seuraavalle tasolle

Microsoft Forms on yksinkertainen työkalu käyttää ja myös helposti muokattavissa. Formsin asetuksista löytyy vaihtoehtoja muun muassa lomakkeen ulkoasuun, voimassaoloon tai vastausten järjestykseen lomakkeella. Myös haarautuminen on tuettu: lomakkeeseen voidaan määrittää etenemispolkuja sen mukaan, mitä vastaaja valitsee lomakkeella.

Vastausten käsittelyn automatisoinnin avulla saadaan vielä enemmän hyötyjä Forms-lomakkeiden keräämästä tiedosta. Power Automaten avulla Forms voi toimia esimerkiksi tilauslomakkeena, jolloin uudesta tilauksesta lähtee automaattisesti tieto tilauksen hyväksyjälle: tapana voi olla vaikkapa Approvals, kanavaviesti tai sähköposti.

Forms-lomakkeen vastauksia voidaan myös ohjata suoraan Planneriin tai viedä Microsoft Lists -listalle (nimestä huolimatta edelleen tuttu SharePoint-lista), ihan sen mukaan, mikä omaa käyttötarkoitusta parhaiten palvelee.