Viime aikoina on keskusteltu paljon siitä, miten tietohallinto voisi strategisesti tukea liiketoimintaa. Perinteisesti tukifunktioksi ymmärretyn tietohallinnon pitäisi ottaa paljon näkyvämpi rooli yrityksen liiketoiminnan kasvattajana ja tehostajana. Tämä onnistuu pitkälti ajankäytön järkevöittämisellä.
Merkittävä osa yrityksistä haaskaa rajattuja IT-resurssejaan perustietotekniikkaan. Tietohallinnon asiantuntemusta ei tarvita – toisin kuin uskotaan – myöskään perustietotekniikan räätälöintiin. Pilvitallennustilan hallinnointi, loppukäyttäjien tuki, työasemien asennukset ja kierrätys ovat yhtä standardeja palveluja kuin sähkö, jotka kannattaa ehdottomasti nykypäivänä ulkoistaa ja ostaa palveluna. Perustietotekniikan pyörittäminen ja teknologisessa kehityksessä mukana pysyminen vaativat osin hyvin erikoistunuttakin osaamista esimerkiksi hybridipilven osalta.
Mitä tietohallinnon pitäisi sitten tehdä, jos ei pyörittää perustietotekniikkaa ja asentaa koneita?
Käytännössä liiketoiminnan tukeminen voi tarkoittaa analytiikan hyödyntämistä liiketoiminnan ymmärtämiseen, ohjelmistorobotiikan käyttöönottoa rutiinien automatisointiin, tietoturvasta huolehtimista kehitysprojekteissa, uusien liiketoimintamahdollisuuksien löytämistä tekoälyn avulla tai toimittajakentän hallintaa. Tietohallinto on paras asiantuntija tunnistamaan tietotekniikan käyttöön liittyviä mahdollisuuksia ja kyvykkyyksiä organisaatiossa: mihin teknologia taipuu ja mihin taas ei, ja mihin oma osaaminen riittää, mihin taas ei.
Tietohallinnon ajankäytön tehostaminen on helppoa teoriassa, mutta täytäntöönpano takkuaa. Ongelmat lähtevät jo strategiatasolta: IT2023-tutkimuksemme mukaan IT-strategiaa ei läheskään aina päivitetä liiketoimintastrategian päivityksen yhteydessä.
Herää kysymys, että mihin ihmeessä tietohallinnoissa käytetään rahaa, jos ei liiketoimintaa tukeviin projekteihin?
Resursseja vapauttavat ulkoistuspäätökset voivat olla kivuliaita tietohallinnolle. Kyseessä on suuri toimintatavan tuunaus, ja monen työntekijän rooli voi samalla muuttua. Tietohallinto tulee kuitenkin pakottaa epämukavuusalueelle. Ulkoistuksella saa vapautettua niukkojen IT-henkilöstöresurssien lisäksi aina myös rahaa, erityisesti jos ulkoistetaan kokonaisia prosesseja palveluiksi. Olemme asiakkaidemme kanssa laskeneet, että 1000 palvelulaitteen elinkaarenhallinnan ulkoistuksessa on säästetty 100 000 euroa niiden kolmen vuoden käyttöajalta.
Jokaisen menestyvän yrityksen takana on IT, jonka tehtävä on luoda kilpailuetua markkinassa. Tietohallintojohtajan tulisikin arvioida kaikki tehtävät siitä näkökulmasta, ovatko ne strategista ydintekemistä vai jotain muuta. Muut-osastoon tippuvia ei missään nimessä kannata yrittää tehdä itse.
