Vierasnurkka: Hyvä IT-kumppanuus on myös asiakkaan vastuulla – yrittäjä Juha Merivirta

Oletko koskaan miettinyt, mikä yhdistää toimivia asiakas-toimittaja-suhteita?

Olen päässyt 25-vuotisen IT-urani aikana kokemaan monenlaisia kumppanuussuhteita, niin asiakkaan kuin toimittajankin puolella. Tällä hetkellä ARElla meillä on noin kymmenen henkilön tietohallinto, ja olemme ulkoistaneet käytännössä kaiken, mitä ulkoistettavissa on, kuten perustietotekniikan ja järjestelmien ylläpidon. Vain tietyt, lähellä liiketoimintaa olevat suunnittelutoiminnot olemme halunneet pitää itsellämme.

Kumppanuuksissa on asiakkaan kannalta melkoisesti hallinnoitavaa, kun jopa jokaiselle järjestelmälle voi olla oma toimittaja. Helpotusta tähän työhön tuovat kuitenkin pitkät kumppanuudet ja se, että molemmat osapuolet ymmärtävät roolinsa. Kumppaneista pääsee yleensä kohtuullisen helposti eroon, mutta uuden löytyminen nopeasti on usein varsin haastavaa – oikeiden kumppaneiden löytämiseen kannattaa siis panostaa.

Ajattelen, että se, millaiseksi suhde muodostuu, on yllättävän paljon kiinni asiakkaasta. Pienemmissä kokonaisuuksissa on helppo luottaa tuttuun konsulttiin, jonka tavat toimia tuntee ja josta tulee ikään kuin tiimin jäsen. Kumppaniverkostoa laajemmin ajateltaessa tulee huolehtia siitä, että kumppaneilla on kyky huolehtia IT:n tarpeista: riittävä maturiteetti toimittaa palveluita ja taito keskittää huomio oikeisiin asioihin.

Osta palvelua, joka tukee liiketoiminnan tarpeita

Hyvässä kumppanuussuhteessa saat sellaisen palvelutason, jonka tarvitset. Jos tähän tarpeeseen vastataan, niin on todennäköistä, että yhteistyö jatkuu pitkään. Asiakas saattaa maksaa paljonkin palvelusta, kunhan se on sellaista, jota liiketoiminta vaatii.

Hyvässä asiakas-toimittaja-suhteessa palvelun jatkuvuus on huomioitu ja se joustaa tarpeen mukaan. Esimerkiksi ison ERP-projektimme aikana työmäärä on vaihdellut todella paljon. Parhaimmillaan olemme pystyneet hyödyntämään toimittajien joustavia resursseja aikoina, kun työmäärä on vaihdellut merkittävästi projektin aikana. Tällaisissa tapauksissa oman tietohallinnon käyttö ei olisi järkevää, sillä he joskus olisivat ylityöllistettyjä, ja toisinaan tekemistä ei taas olisi riittävästi.

Kumppanit ovat IT:n jatke – pidä heidät lähellä

Yritysjohto näkee kumppanit IT:n jatkeena: IT on vastuussa toimittajistaan. Jos IT-henkilö valittaa johdolle “huonoista konsulteista” tai jos joku asia on “kumppanin vika”, niin syy on itse asiassa oman IT:n, joka ei ajoissa korjannut ongelmia kumppanin kanssa tai hankkiutunut eroon vääränlaisesta kumppanista.

Tämänkin ongelman juurisyy on viestinnässä. Se, että huomaat jonkun asian ennen kuin asiat alkavat mennä vipuun, on helpompaa silloin, kun kumppani todella on tiimin jatke ja istuu samoissa pöydissä IT:n kanssa. Liian usein nimittäin viestinnässä mokataan siinä, että liiketoiminnan tarve ei kaiu tarpeeksi hyvin kumppanille, ja tarina saattaa muuttua matkalla.

Älä siis luota pitkiin briiffausketjuihin, vaan ota kumppanin keskeiset henkilöt mukaan heti alusta alkaen, kun suunnitellaan järjestelmien kehittämistä. Ajattele, että he ovat osa tietohallintoa. Väärinymmärrysten riski on suuri, jos kumppani tulee mukaan kuvioihin liian myöhään.

Kohtele kumppanin työntekijöitä aivan kuten kohtelisit omia tiimiläisiä. Merkittävän osan suunnittelu- ja toteutustyöstä tekevät kuitenkin ihmiset. Kun nämä henkilöt tuntevat itsensä motivoituneiksi ja tykkäävät olla asiakasyrityksessä työssä, niin se on kaikkien etu. Parhaassa tapauksessa saat aikaan hyvän kierteen, kun samat henkilöt viihtyvät asiakkuudessa pitkään.

Sitouta kumppani pitkäksi ajaksi

Liiketoiminnasta kun on kyse, niin – yllätys, yllätys – paras sitouttaja on raha. Asiakasta pitäisi kiinnostaa enemmän kate, jolla toimittaja työtään tekee. Jos asiakas nimittäin kilpailuttaa yhteistyön kuiville rahallisessa mielessä, niin ei sinne mitään ykköskentällistä saa, vaan harjoittelijoita.

Asiakkaan tulisi ymmärtää liiketoiminnan perussäännöt. En usko, että kilpailutuksessa tuntihinnan tinkaaminen 100 eurosta 99 euroon on merkittävää asiakkaan kannalta, mutta toimittajan katteen näkökulmasta voi hyvinkin olla.

Huomioi siis tämä, jos haluat pitkän ja hedelmällisen kumppanuussuhteen.

Selvitä nämä asiat ennen kumppanin valintaa

Arki toki paljastaa kumppanuuden toimivuuden, ja kumppani saattaa vaikuttaa paperilla erilaiselta kuin millaista yhteistyö käytännössä on. Nämä asiat etukäteen selvittämällä voit kuitenkin pienentää kumppanin valintaan liittyviä riskejä:

• Selvitä referenssien avulla kumppanin kyky toimittaa itselle tärkeitä palveluita
• Tarkasta kumppanin taloudellinen tilanne
• Keskustele kumppanien tärkeimpien palvelutoimituksesta vastaavien henkilöiden kanssa kuten keskustelisit oman tiimisi kanssa
• Löydä sopiva ja tarkoituksenmukainen hintataso, jonka molemmat osapuolet kokevat reiluksi
• Muista, että harvinaisten teknologioiden ympärillä on vähemmän valinnanvaraa ja standarditeknologioiden ympärillä puolestaan enemmän vaihtoehtoja

Ulkoistusstrategiat vaihtelevat tietohallintojohtajan näkökulmasta IT:n kokonaisulkoistuksesta kymmenien toimittajien kumppaniverkoston pyörittämiseen. Halusitpa sitten luottaa yhteen tai useampaan toimittajaan, ulkoistusten tavoitteen pitäisi olla sama: tee kumppanuuksista IT:n jatke, joka muovautuu osaksi tiimiä ja liiketoiminnan muuttuvia tarpeita. Oikean kumppanin valinnan jälkeen tehtäväksi jää huolehtia siitä, että yhteistyö sujuu ja toimittaja tietää täsmälleen, mitä heiltä odotetaan.

Haluatko pysyä jatkossakin IT-asioista kärryillä?

Tilaa kuukausittain ilmestyvä WTF ATK -uutiskirjeemme.

Tilaa uutiskirje