Koulutuskuntayhtymä Tavastialla on vajaa 500 työntekijää ja moninkertainen määrä opiskelijoita. Viimeisten vuosien aikana Tavastian IT:n rohkeat teknologiset valinnat ovat niittäneet tulosta: laitehallinta sujuu ketterästi, vaikka laitteiden määrä onkin kasvanut ja kuvioihin on tullut etäopiskelu.

IT-osaston täytyy hallita tuhansia laitteita

Koulutuskuntayhtymä Tavastialla on niin paljon laitteita hallittavana, että niitä on hankala edes tarkalleen laskea. Laitepaljoudesta vastaa vain kuuden hengen IT-tiimi.

Syksyllä ollaan uudenlaisen haasteen edessä, kun oppivelvollisuusikä nousee 18 vuoteen. Tämä tarkoittaa sitä, että jokaiselle lukiolaiselle tarjotaan henkilökohtainen tietokone ja Tavastian hallittavaksi tulee 1800 laitetta lisää.

IT-päällikkö Petri Nuortevan mukaan heillä ollaan valmiita muutokseen: IT on tehnyt kehitystyötä ja ottanut käyttöön uutta teknologiaa säännöllisesti jo pidemmän aikaa.

“Meillä on pitkä yhteistyö Tietokeskuksen kanssa ja siitä johtuen meillä on IT aika hyvässä hapessa”, hän tiivistää.

Tässä muutama keino, joilla olemme yhdessä kehittäneet Tavastian IT-ympäristöä eteenpäin:

Microsoft Endpoint Managerilla laitteiden asennus ja hallinta onnistuu etänä

Tavastialla on käytössä Microsoft Endpoint Manager, jolla laitteiden asennus ja hallinta onnistuu etänä. Päivitykset voidaan ajaa kaikkiin laitteisiin yhtenä massana, eli vaikka laitteiden määrä kasvaakin, ylläpito onnistuu edelleen samoilla käsipareilla.

“Meillähän alkoi tämä etähallinta jo silloin, kun opiskelijoille tuli ensimmäisiä henkilökohtaisia laitteita. Sitä kautta meillä on ollut Intune jo 4–5 vuotta. Viime vuonna, kun etäily alkoi, meillä oli jo olemassa keinot sitä varten.”

Tämä tuo Petrin mukaan säästöjä työkuormissa ja toki sitä kautta myös muuallakin.

“Meillä on pieni IT-porukka ja aika paljon työasemia, käyttäjiä ja järjestelmiä. Kyllähän se helpottaa paljon, kun siitä saa ison palan automatisoitua.”

Azuren virtuaalityöpöydät mahdollistavat tehoa vaativien sovellusten käytön

Toinen kätevä työkalu on Azuren virtuaalityöpöydät, Windows Virtual Desktop. Sen avulla Tavastiassa voidaan käyttää omia sovelluksia ja palveluita millä tahansa laitteella.

“Viime vuoden loppupuolella aloimme testaamaan saadaanko tästä apua kasvaviin kone- ja ohjelmistomääriin. Jokaiselle opiskelijalle ei voida hankkia sitä tehokkainta konetta. Sovellusten virtualisoinnilla pyrimme saamaan tehoa vaativat sovellukset käyttöön kevyemmilläkin tietokoneilla”, Petri kertoo.

Testi toteutetaan merkonomiopiskelijoiden käyttämällä Photoshopilla. Pilvestä käynnistetty Photari toimii käytössä sujuvammin, vaikka sen käynnistäminen viekin vähän enemmän aikaa.

“Tietokeskuksen konsultti Markus Tuomi teki tämän meille avaimet käteen -ratkaisuna. Nyt Photoshop on meillä omassa pilvessä ja sieltä vaan naksautellaan sovellukset käyttöön.”

VxRail varmistaa, että palvelinympäristö pyörii

Kun Tavastian virtualisoitu palvelinympäristö oli vanhentumassa, Tietokeskus auttoi heitä vaihtamaan VxRailiin. Dell EMC VxRail on kehitetty yhdessä VMwaren kanssa. Tavastialla oli entuudestaan käytössä VMware-tuettuja virtuaalipalvelimia, joten siirtyminen automatisoituun ja moderniin HCI-ympäristöön oli luonteva valinta. Ympäristön ylläpidettävyys ja päivitysten helppous ovat erinomaisella tasolla.

“VxRail oli meillä käytössä jo noin kuusi vuotta sitten ja halusimme hypätä takaisin markkinajohtajan kelkkaan”, Petri kertoo.

“Tietysti hinta aina ratkaisee, se on pakollista tässä toiminnassa. Lisäksi arvioimme minkälaista tukea on saatavilla ja kuinka hyvää.”

Power Platformilla saadaan automaatiota työnkulkuihin

Seuraavaksi työn alla ovat Power Platformin tehokkaampi hyödyntäminen ja uusien sähköisten työnkulkujen rakentaminen. Siksi Tavastian IT-asiantuntija osallistui Tietokeskuksen valmennukseen ja kerrytti omaa osaamistaan aiheesta.

Valmennuksiin osallistuminen on tietyissä tilanteissa kätevää, mutta yleensä Tietokeskuksen kanssa oppiminen tapahtuu projektien yhteydessä. Konsultointiprojektit toteutetaan Learn by Doing -menetelmällä, jossa osaamista siirretään Tavastian IT-asiantuntijoille jo projektin aikana.

“Mielestäni tämä on järkevin tapa käyttää IT:n koulutusmäärärahoja. Perinteisellä kurssilla jossa istutaan neukkarissa ja tehdään kuvitteellista hommaa, tieto siirtyy hyvin vähän käytäntöön. Kun tehdään omassa ympäristössä, niin saadaan heti käytännön hyötyjä,” Petri huomauttaa.

Tulevaisuuteen katsova kumppani varmistaa IT:n jatkuvan kehityksen

Petrin mukaan Tietokeskuksen kanssa tehty aktiivinen kehitystyö on ollut fiksu valinta. Esimerkiksi koronan myötä tulleeseen etäopetukseen oltiin hyvissä ajoin valmiita.

“Meillä Office 365 ja Teams olivat jo käytössä kokopäivätoimisesti. Oltiin onneksi siirrytty sinne etupainotteisesti. Nyt ainakin tuntuu, että en tiedä mitä oltaisiin tehty, jos oltaisiin siinä kohtaa alettu ottaa niitä käyttöön.”

Petri kuvaa Tietokeskusta arjen lisäaivopariksi, joka auttaa kehitystyössä, tulevaisuuden suunnittelussa ja arjen haasteissa

“Tässä yhteistyössä on se mukava puoli, että ongelmia kohdatessa voi olla rauhallisin mielin, kun tietää että on olemassa joku, joka tietää asiasta vielä vähän enemmän.”