Laivasuunnittelun parissa toimivalla Deltamarinilla IT:n toimivuus on oleellinen osa liiketoimintaa. Kun projektit ovat globaaleja, liiketoiminnan jatkuvuuden varmistaminen 24/7 on erityisen oleellista. Kuin myös se, että digitalisoidun suunnitteluprosessin tietovirrat pysyvät hanskassa.
”Hallinnoimme ennen meidän konesalia ja sisäverkkoa itse. Se vaatii syvällistä teknistä osaamista ja tiimissämme oli käytännössä vain yksi henkilö ja hänen varahenkilönsä, jotka olivat perehtyneitä tähän.
Se ei ollut kovin järkevä tilanne riskien hallinnan kannalta.”
Deltamarinilla haluttiin pienentää henkilöriskiä
Deltamarinilla työskentelee yhteensä noin 350 henkeä Suomessa, Puolassa ja Kiinassa. Sen tietohallintoa hoidetaan Suomesta käsin, CIO Lars-Johan Rehnin luotsaamana.
Yrityksen tietojärjestelmät on pääosin rakennettu Turun toimipisteeltä löytyvän konesalin päälle, mutta paikallista kapasiteettia löytyy myös Gdanskista ja Shanghaista.
– Hallinnoimme ennen meidän konesalia ja sisäverkkoa itse. Se vaatii syvällistä teknistä osaamista ja tiimissämme oli käytännössä vain yksi henkilö ja hänen varahenkilönsä, jotka olivat perehtyneitä tähän. Se ei ollut kovin järkevä tilanne riskien hallinnan kannalta, sillä jos olisi tullut sairauspoissaoloja tai muita ongelmia, ympäristö olisi ollut haavoittuvainen, Lars-Johan kertoo.
Siksi Deltamarinilla lähdettiin selvittämään, miten infran ulkoistaminen onnistuisi. Samalla vaakakupissa toki painoivat kustannustehokkuus ja rajalliset resurssit.
– Halusimme ratkaisun, jossa oma henkilöstö pystyisi keskittymään liiketoimintayhteistyöhön perusinfran ja teknisten ylläpitotehtävien sijaan.
Ratkaisuna IaaS Onsite, eli konesali-infran ulkoistaminen Tietokeskuksen käsiin
Deltamarinilla päädyttiin siirtämään konesali-infra ja siinä olevat ympäristöt Tietokeskuksen ylläpidettäväksi.
– IT-ympäristömme on haasteellinen, sillä käytämme suunnittelutyössä erilaisia CAD-järjestelmiä. Ne ovat latenssiherkkiä ja niiden täytyy olla lähellä käyttäjiä. Niitä ei voi siirtää pilveen siinä missä normaalisti sovelluksia, Lars-Johan kertoo.
Palvelut asuvat siis edelleen Deltamarinin omassa konesalissa ja sen yhteydessä olevassa sisäverkkoympäristössä. Mutta käyttöjärjestelmät ja sovellusalustaratkaisut ovat nykyään kaikki Tietokeskuksen ylläpitämiä.
Kehitettävää toki riittää, sillä muutos on jatkuvaa. Siksi projektia on lähestytty palasissa: alkuun otettiin työn alle ne raudat, jotka vaativat uudistamista. Nykyään kehityshankkeet edistyvät suunnitelmallisemmin. Kun kehitys on jatkuvaa, IT-budjettiin ei tule valtavia kertapiikkejä.
Lars-Johan on ollut yhteistyöhön tyytyväinen.
– Kyllähän Tietokeskuksen henkilöt on osaavia. Meillä on ollut rehellinen kommunikaatio koko ajan, ja saamme vietyä asioita eteenpäin hyvässä yhteishengessä.
Seuraavaksi yhteisellä kehityslistalla on työasemien hallinnan siirto Tietokeskukselle. Työasemat ovat tiukasti linkittyneitä palvelinympäristöön, ja projektin valmistumisen myötä kokonaisketju IT-infran elinkaaren alusta loppuun hoituu pakettina.
– Tavoitteena on, että projektin päätteeksi meillä on tulevaisuudessa mahdollisuus hankkia työasemat esiasennettuina Tietokeskuksen verkkokaupasta, Lars-Johan tiivistää.
”Kaikki ei ole mennyt heti putkeen, mutta asiat on saatu raiteilleen. Se etu tässä on, että työskentelemme tällaisen sopivan kokoisen, suomalaisen yrityksen kanssa: meillä on ollut hyvä neuvotteluilmapiiri ja olemme saaneet asioita tehtyä.”
IT-projektit harvoin sujuvat täysin suunnitelman mukaisesti – siksi tärkeintä on se, miten vaikeudet kohdataan
Deltamarinilla tiedostetaan hyvin IT-maailman haasteet. Siksi oikean kumppanin valinta oli tärkeää.
– Tällainen ulkoistushankehan ei mene koskaan niin kuin Strömsössä ja tiesimme sen jo ennakkoon. Pitää siis olla sellainen kumppani, että kun tulee kupruja, niin niistä voidaan myös neuvotella, Lars-Johan huomauttaa.
Ja kuten ennustettiinkin, matkalla on ollut haasteita puolin ja toisin. Esimerkiksi palveluiden valvonta ja tiedonkulun tehostaminen on vaatinut hienosäätöä ja tarkempaa sopimista siitä, kuka hoitaa mitä ja milloinkin.
– Kaikki ei ole mennyt heti putkeen, mutta asiat on saatu raiteilleen. Se etu tässä on, että työskentelemme tällaisen sopivan kokoisen, suomalaisen yrityksen kanssa: meillä on ollut hyvä neuvotteluilmapiiri ja olemme saaneet asioita tehtyä.
Yhteistyöllä on siis aina päästy sovittuun lopputulokseen.
”Riskienhallinta, eli henkilöriskien pienentäminen on toteutunut. Nyt 1–2 henkilön sijaan kokonainen tiimi osaajia hoitaa näitä asioita Tietokeskuksella.”
Tuloksena parempi riskienhallinta ja tehostunut valvonta
Ulkoistamisella on saavutettu ne edut, joita sillä haettiinkin.
– Riskienhallinta, eli henkilöriskien pienentäminen on toteutunut. Nyt 1–2 henkilön sijaan kokonainen tiimi osaajia hoitaa näitä asioita Tietokeskuksella, Lars-Johan kiteyttää.
Myös valvonta on parantunut. Lars-Johanin mukaan Deltamarinin tiimin olisi mahdotonta valvoa kriittisiä palveluita 24/7. Nykyään Tietokeskuksen tiimi hoitaa tämän ja tekee toimenpiteitä, jos palvelimissa ilmenee häiriöitä. Tämäkin säästää aikaa.
– Meitä on IT-tiimissä nyt kahdeksan henkilöä. Tuossa infrassa on ollut kiinni heistä kolme, eli sieltä vapautuu nyt aikaa. Tekeminen kääntyy samalla teknisen puolen hallinnasta hankkeiden ohjaamiseksi. Osaamisen ja omien kyvykkyyksien kehittäminen nousee muutoksen myötä keskeiseksi tekijäksi.
Samalla hän muistuttaa, että tämän kaltaiset IT-projektit harvoin koskettavat pelkkää IT-tiimiä. IT:n toimivuus vaatii sitä, että pääkäyttäjät, omistajat ja tekninen puoli tekevät asioita yhdessä. Siksi konesalin ylläpidon siirron yhteydessä Deltamarinilla on viety sisäisesti eteenpäin myös laajempaa toimintamallin muutosta hyödyntämällä alan parhaita käytäntöjä.
Myös Deltamarinin henkilöstöjohtaja on antanut kiitosta IT:n nykytilasta. Hänen mukaansa IT on nyt parhaalla tolalla, mitä se on koskaan ollut yrityksen historiassa.
Lars-Johan on tästä samaa mieltä.
– Näen, että kun saadaan vietyä tämä meidän toimintamallin muutos loppuun, niin yhteistyöstä Tietokeskuksen kanssa voi löytyä muitakin hyötyjä. Nyt kun meillä on ulkoistettu nämä teknispainotteiset tehtävät, niin pystymme jatkossa irrottamaan oman porukan aikaa meidän oman liiketoiminnan kehityksen suuntaan.
Kiinnostaako parempi riskienhallinta ja tehostettu valvonta? Tutustu konesalipalveluihimme. 👇
