IT-hankintamallien laajuus ja palvelun kattavuus eroavat toisistaan merkittävästi, eikä esimerkiksi PCaaS- eli palvelulaite- ja leasing-malleja voi suoraan verrata ymmärtämättä niiden välisiä eroja.
Mikä IT-hankintamalli sopii sinulle – lue juttu, niin pääset vertailemaan, miten PC as a Service ja leasing-malli eroavat toisistaan, vai olisiko laitteiden hankkiminen omaksi sittenkin paras vaihtoehto.
Perinteinen malli: leasing tai laitteiden hankkiminen omaksi
Perinteisesti organisaatiot ovat tottuneet vertaamaan keskenään leasing-mallia ja IT-laitteiden hankintaa omaksi. Niitä yhdistää tyypillisesti IT-toimittajien suuri määrä.
Leasing-mallissa asiakas usein ensin kilpailuttaa laitetoimittajan, joka toimittaa laitteet. Rahoituspuoli hoidetaan puolestaan erillisen rahoituskumppanin, kuten leasing-yhtiön, kanssa. Leasing-yhtiön rooli perinteisessä mallissa keskittyy yleensä rahoitukseen, laiterekisterin ja kustannuspaikkakohtaisen laskutuksen hoitamiseen sekä loppupään tietoturvalliseen tyhjennykseen ja kierrätykseen.
Vaihtoehtona on toki myös laitteiden hankkiminen omaksi, jolloin asiakkaalla on täysi valta päättää laitekannastaan ja se voi kilpailuttaa laitteet tarpeen mukaan. Miinukset usein kuitenkin painavat vaakakupissa helposti enemmän: laitteiden hankintakustannus tulee kertaeränä sekä IT-osastolle jää vastuu esimerkiksi poistuvien laitteiden elinkaaren seurannasta, tietoturvasta ja laitteiden varastoinnista. Pelkästään nämä tekevät yhtälöstä helposti haastavan. Laitteiden kokonaiskustannus voi tuntua edullisemmalta, kun laitteiden poistoaika kirjanpidossa on pidempi kuin leasingissa tai palvelumallissa.
Monelle valinta laitteiden omaksi hankkimisen ja leasing-mallin välillä onkin suhteellisen helppo. Leasing-malli on tällä hetkellä yleinen malli, ja laitteiden hankkiminen ylipäätään omaksi on hiipunut kaikenkokoisissa yrityksissä.
Vaikka leasing-kuvio ensi alkuun saattaakin vaikuttaa kaiken kattavalta ratkaisulta, laitteiden elinkaarenhallinta lyö yhtälöön vaikeuskerrointa. Asiakkaan on nimittäin itse ratkaistava, kuka tuottaa perustietotekniikan palvelut työasemille – järjestääkö se ne omin voimin vai hankitaanko tähän ulkopuolinen kumppani. Lisäksi laitteiden huoltoa varten tarvitaan usein laitevalmistajan oman huoltokumppanin kanssa tehtävän toiminnan koordinointi. Sitten viimein, kun laitteet saavuttavat elinkaarensa lopun, yleensä joku muu taho huolehtii niiden pois noutamisesta, logistiikasta ja tietoturvallisista tyhjennyksistä. Yhteensä tässä kokonaisuudessa on mukana noin 4–5 eri toimittajaa.
PC as a Service (PCaaS) -malli
PC as a Service eli palvelulaitemalli on nouseva trendi, joka tuo joustavuutta ja helppoutta laitteiden hallintaan. Se vähentää myös hankittavien laitteiden tarvetta, sillä yrityksellä on käytössään vain se määrä laitteita, joita se milloinkin tarvitsee. Se on tästä syystä myös ympäristöystävällinen vaihtoehto.
PCaaS-mallissa asiakkaalla on vain yksi kumppani. Yksi toimittaja nimittäin ottaa roolin koko prosessista hankinnasta toimitukseen ja aina loppupään kierrätykseen asti. PCaaS-malli kattaa siten merkittävästi laajemman palvelukokonaisuuden kuin perinteinen leasing.
Esimerkiksi Tietokeskuksen PCaaS-mallissa palveluun sisältyvät
- Hankinnat ja ennustaminen
- Laitevalinnan apu huomioiden jälkimarkkina-arvo
- Laitemallien ylläpito
- IT-laiteomaisuuden hallinta ja assetointi
- Laitepalautusten jousto
- Laitepuskurointi / varasto
- Verkkokauppa
- Asennuspalvelut, mukaan lukien esiasennus
- Asennuksen aikataulutus ja logistiikka laitteiden toimittamiseksi perille.
- Kustannuspaikkakohtainen laskutus
- Huoltopalvelut
- Takuuprosessit
- Elinkaarivaihtojen koordinointi ja projektointi
- Poistuvien laitteiden poisnoudon aikataulutus ja logistiikka sekä korvaavan laitteen toimitus
- Palautuvien laitteiden vastaanotto ja tietoturvallinen tyhjennys sekä raportointi
- Kierrätys ja varalaitevarastojen hallinta.
- Vastuu laitteisiin liittyvästä osuudesta.
Mallin toimivuus perustuu Tietokeskuksen omaan logistiikka- ja esiasennuskeskukseen, jossa hoidetaan varastointi-, esiasennus-, kierrätys- ja huoltopalvelut. Tämä mahdollistaa PCaaS-mallin skaalautumisen.
PCaaS-malli on joustavampi kuin määrämittainen leasing. Jos laitteelle ei ole enää tarvetta, se voidaan palauttaa, jolloin palvelumaksun laskutus lakkaa. Sekä PCaaS- että leasing-malleissa asiakas voi vaikuttaa laitevalintoihin, mutta PCaaS-palveluntarjoaja pyrkii luonnollisesti hankkimaan kestäviä ja hyviä laitteita. Palveluntarjoaja ja asiakas voivat myös hyödyntää uusiokoneita palvelun tuottamisessa, vaikkapa lukiolaismarkkinaan.
Vaikka loppupään kierrätys on samankaltaista, PCaaS-malli aiheuttaa selvästi vähemmän hiilidioksidipäästöjä. Tämä johtuu siitä, että PCaaS-mallissa laitteita kierrätetään ja käytetään uudelleen poistuneelta käyttäjältä uudelle käyttäjälle, jolloin uusia laitteita tarvitsee hankkia vähemmän kuin leasingmallissa. Uuden laitteen valmistaminen ja hankinta aiheuttavat kaikkein eniten CO2-kuluja.
Lue, kuinka Metsäkeskus virtaviivaisti IT-hallintoaan hankkimalla laitteet palveluna
Mikä IT-hankintamalli on edullisin?
Leasing-yhtiöt saavat arvoa takaisin palautetuista laitteista jälkimarkkinalla, mikä mahdollistaa asiakkaalle alemman vuokran. Tästä syystä leasing voikin vaikuttaa paperilla edulliselta. Leasingiin kuitenkin liittyy usein ylimääräisiä piilokuluja, kuten päivä- tai jatkovuokria, palautuskunnon kustannuksia, lisänoutoja tai pakkauskuluja, jotka voivat nopeasti nostaa kokonaiskustannuksia. Lisäksi leasing on tyypillisesti määrämittainen sopimus (esim. kolme tai neljä vuotta), josta ei pääse eroon ilman kuluja. Työntekijöiden vaihtuvuuden aiheuttama lisäkustannus, sekä ostaen että leasing-mallissa, on seitsemästä kahdeksaan prosenttiin.
PCaaS-mallin kuukausihinta puolestaan voi vaikuttaa korkeammalta kuin suppeamman leasing-paketin hinta, mutta kokonaiskustannus PCaaS-mallissa on selkeästi edullisempi, kun kaikki IT:n osa-alueet otetaan huomioon. Tähän sisältyy esimerkiksi sisäisen IT:n ajankäytön vähentyminen. IT pystyy myös keskittymään liiketoiminnan tukemiseen, kun perustietotekniikan ylläpitoon menee vähemmän työtunteja.
On tärkeää ymmärtää, mitä kaikkea ”laitteet palveluna” -malli sisältää, jotta sen arvon ja kustannuksen voi hahmottaa. Vertaillessa tulee verrata ”samoja omenoita keskenään”, eli ottaa huomioon kaikki mukana olevat palvelut sekä niiden tuottamiseen kuluva työ ja resurssit.
Kuva: Vertailu eri IT-hankintamallien sisällöistä
Lue lisää aiheesta
Metsäkeskus siirtyi laitteet palveluna -malliin noin kolme vuotta sitten tavoitteenaan laitekannan ylläpidon helpottaminen sekä toiminnan tehostaminen tietohallinnon resurssien pienentyessä.
Paraisilla haluttiin löytää työasemien hankintaan ja erityisesti toimituksiin tehokkaampi tapa ja samalla varmistaa, että kaupungin […]
Tietokeskuksen tilaamassa tutkimuksessa verrattiin PC-laitteiden eri hankintamalleja vastuullisuuden näkökannalta. Tutkimuksessa verrattiin perinteisen leasing-rahoitusmallin ja palvelulaitemallin […]