Paraisilla haluttiin löytää työasemien hankintaan ja erityisesti toimituksiin tehokkaampi tapa ja samalla varmistaa, että kaupungin 1000 työntekijää saisivat työvälineensä kohtuuajassa. Ratkaisu löytyi Tietokeskuksen  PCaaS –palvelulaitemallista.

Parainen on väkiluvultaan aika tyypillinen, mutta maantieteellisesti poikkeuksellinen Suomen kaupunki: se on muodostunut laajasta saaristosta. Saaristomaisemassa reissailu voi olla mukava tapa viettää kesälomapäivää, mutta kuusihenkisen IT-tiimin arkipäivästä se haukkaa helposti aivan liian suuren osan.

“Välimatkat kaupungin sisällä ovat ajallisesti älyttömän pitkiä. Esimerkiksi tietokoneen toimitus vei meiltä helposti pari tuntia suuntaansa”, kertoo Kai Kalliolevo, Paraisten kaupungin IT-päällikkö.

Leasing vaihtui kokonaispalveluun

Laitteiden hankintamallin muutosta harkittiin Paraisilla huolellisesti. Aiemmin käytössä oli leasing, joka kyllä ratkaisi rahoitukseen ja laitteiden kierrätykseen liittyviä asioita, mutta jätti myös paljon työtä IT-tiimille. Kalliolevo kertoo, että aika muutokselle oli kypsä.

“Mielestämme ei ollut järkevää, että meidän osaavat IT-kaverit käyttävät aikaa tietokoneiden kuskaamiseen pitkin saaristoa. IT-ympäristöt monimutkaistuvat koko ajan ja sen myötä osaamista on saatava pelkästä arjen pyörittämisestä tuottavampaan käyttöön.”

Tietokeskus esiasentaa koneet ja mikä tärkeintä: toimittaa ne käyttövalmiiksi käyttäjien pöydälle asti. Korona-aika on tosin aiheuttanut toimituksiin poikkeuksia, kun kaikkiin kaupungin tiloihin ei ole haluttu päästää ulkopuolisia. Niistäkin tilanteista on pienellä luovuudella selvitty.

“Nyt palvelulaitemallissa saamme enemmän palvelua samaan hintaan”, Kalliolevo toteaa.

Paikallisuus mahdollistaa kaivatun nopeuden

Kumppanivalintaa tehdessä Paraisilla keskityttiin polttavimpaan ongelmaan: nopeisiin toimitusaikoihin. Siinä Tietokeskus erottui paikallisena toimijana edukseen. 

“Tietokeskus pystyi takaamaan kilpakumppaneitaan selvästi nopeammat toimitusajat, mitä arvostimme korkealle. Myös järkevä hintataso ja aiemmat kokemukset sujuvasta yhteistyötä toki helpottivat valinnan tekemistä”, Kalliolevo kertoo. Palvelussa hyödynnetään 2M-IT:n puitesopimuksia.

Markkinaa yleisesti koettelevat saatavuushaasteet eivät ole Paraisilla näkyneet, sillä Tietokeskus vastaa laitteiden menekin ennustamisesta, hankinnasta ja varastoinnista. 

“Meille valittujen laitemallien saatavuus Tietokeskuksen kautta on tähän mennessä ollut erittäin hyvä”, Kalliolevo kiittelee.

Hyvästi jäykät sopimukset

Palvelumalli toi laitteiden hankintaan myös aiempaa enemmän joustavuutta. Leasing-koneet hankitaan aina tietyksi sopimuskaudeksi ja se poikii säännöllisesti ison laitteidenvaihtorumban. Palvelu taas mukautuu asiakkaan vaihtuviin tarpeisiin. Kalliolevo antaa pari esimerkkiä:

“Meillä on jonkin verran projekti- ja kausityöntekijöitä, joille tarvitaan tietokoneet tietyksi ajaksi. On hyvä, että saamme hankittua heille koneet vaikkapa kolmeksi kuukaudeksi eikä meidän tarvitse maksaa turhasta.”

“Samaten työntekijän laitetarpeen muuttuessa hänelle saadaan joustavasti uudenlainen laite eikä vanha jää pyörimään nurkkiin. Tietokeskus ihan käytännössä vastaa siitä, että meidän ihmisillä on aina toimivat, oikeanlaiset laitteet käytössään.” 

Jatkuvaa tehokkuuden hiomista

Paraisilla leasing-laitteet vaihtuvat palvelulaitteisiin sitä mukaa, kun leasing-koneet poistuvat käytöstä. Kokonaisuudessaan laitekanta vaihtuu parin vuoden aikana. Projekti on sujunut Kalliolevon mukaan vaivattomasti.

Tietokeskuksen verkkokauppaan on määritelty sovitut palvelulaitteet ja kokoonpanot, joten tilaaminen käy helposti. Prosessia kehitetään jatkuvasti yhteistyössä sujuvammaksi. Esimerkiksi kannettavan, telakan ja näytön paketoiminen yhdeksi tuotteeksi säästää arjessa monta klikkausta.”

Kalliolevo suosittelee palvelulaitemallia myös muille julkisen sektorin toimijoille:

“Palvelulaitemalli on vapauttanut meidän omia IT-resursseja muuhun tekemiseen kuten oli tarkoituskin. Suosittelen IT-osastoja pohtimaan, onko itsellä riittävät resurssit ja tehokas malli laitetarpeiden hoitamiseen vai kannattaisiko se ostaa palveluna kuten me olemme tehneet.”

Parainen on ainutlaatuinen saaristokaupunki, jossa on noin 15 500 asukasta. Paraisten kaupunki käsittää suuren osan Saaristomeren alueesta ja sen tuhansista saarista ja luodoista. Paraisissa avoimia merenselkiä täplittävät karut kallioluodot, ja sisäsaariston suurilla saarilla on niin maaseutua kuin pikkukaupunkimiljöötä.