Metsäkeskus siirtyi laitteet palveluna -malliin noin kolme vuotta sitten tavoitteenaan laitekannan ylläpidon helpottaminen sekä toiminnan tehostaminen tietohallinnon resurssien pienentyessä. Moni julkisen sektorin toimija on lähtenyt samalle tielle.
– Laitteet palveluna on moderni ratkaisu, niin siksikin me siihen halusimme lähteä. Metsäkeskus on saanut paljolti itse määritellä palvelun sisällön sekä halutun toteutustavan, ja Tietokeskus on pystynyt vastaamaan hyvin tähän tarpeeseen omilla prosesseillaan, Metsäkeskuksen IT-palveluvastaava Henri Kilpeläinen kertoo.
– Jatkossa meillä on tarkoitus siirtyä kohti laitteiden tilaamista ja palauttamista itsepalveluna IT-osaston vain tarkistaessa tilaukset, hän jatkaa.
Tietokeskuksen IT-laitteet ja työasemat kuukausimaksulla toimittava laitteet palveluna -malli eli PCaaS toimii valtakunnallisesti aivan kuten Metsäkeskuskin. Metsäkeskuksella on toimipisteitä ympäri Suomea, Ivalosta aina Pasilaan saakka, joten laitteita tulee toimittaa moneen paikkaan.
– Paketti liikkuu nopeasti Tietokeskuksen esiasennuspisteestä käyttäjälle. Uusi käyttäjä saa tietokoneen jopa parissa arkipäivässä, vaikka laite pitäisi toimittaa kauemmaksi.
PCaaS takaa oikean määrän oikeanlaisia IT-laitteita ja pienentää hiilijalanjälkeä
PC as a Service näkyy arjessa siinä, etteivät IT-laitteet seiso käyttämättöminä hyllyillä, vaan ne kiertävät tehokkaasti käyttäjältä toiselle Tietokeskuksen välivaraston kautta. Laitekierron tehostuminen myös todennäköisesti säästää kustannuksia pitkällä aikavälillä, koska uusia laitteita ei tarvitse hankkia yhtä paljon ja varastointitarve vähenee.
Palvelumalliin kuuluva tehokas laitekierto pienentää merkittävästi hiilijalanjälkeä. Tutkimuksen perusteella laitteiden hankinta leasing-rahoituksella aiheuttaa 20,5 % enemmän päästöjä, mikä johtaa 100 henkilön organisaatiossa 10 vuoden aikajänteellä 13,5 t CO2eq kumulatiiviseen päästövähennykseen PCaaS-mallin hyväksi. Tämä vastaa noin 1.000.000 kilometrin ajomäärää henkilöautolla (lähde: openco2.net).
– Perinteisistä leasing-sopimuksista luopuminen tarkoittaa käytännössä sitä, etteivät käyttämättömät laitteet seiso hyllyissä, jos niillä on vielä sopimuskautta jäljellä. Leasing-laitteet saattoivat jäädä odottamaan palautusta pitkiäkin aikoja.
Palvelulaitemallissa työntekijän lähtiessä yli jäävät laitteet palautetaan Tietokeskukselle, joka huoltaa ja toimittaa ne käyttöön muille työntekijöille.
– Olemme Tietokeskuksen kanssa sopineet välivarastoinnista. He puhdistavat, huoltavat sekä uudelleenasentavat koneen, jotta sinne ei jää mitään edelliseltä käyttäjältä. Tilauksen saapuessa laite toimitetaan takaisin uutta konetta tarvitsevalle. Tämä prosessi pyörii koko laitteen elinkaaren ajan.
Sopimus mahdollistaa myös laitteiden päivityksen. Tällä hetkellä Metsäkeskus hankkii Tietokeskukselta PCaaS-mallilla uudet kannettavat ja pöytäkoneet. Laitteita on noin 700.
– Laitekantamme pysyy palvelulaitemallin avulla tarpeidemme mukaisena. Tietokeskus käy kanssamme kvartaaleittain läpi laitteistoamme ja kertoo uusista saatavilla olevista malleista.
– Käytössämme olevat laitteet ovat juuri sellaisia kuin toivomme. Meillä on nyt leasingiin verrattuna paremmat mahdollisuudet vaikuttaa laitekantaan ja saada juuri haluamamme laitteet kustannustehokkaasti.
Jatkuvaa kehittämistä yhden kumppanin taktiikalla
Metsäkeskuksen ja Tietokeskuksen välistä yhteistyötä on sujuvoittanut säännöllinen yhteydenpito, ja kehitysideoita lentelee puolin ja toisin.
– Tietokeskuksella on yksi yhteyshenkilö myynnin ja yksi tuen puolella. Heihin on helppo ottaa yhteyttä asiassa kuin asiassa, ja olen aina saanut vastaukset kysymyksiin.
Metsäkeskuksella on vielä muutamia kymmeniä vanhoja leasing-laitteita, mutta elinkaarivaihdot on suunniteltu niin, että tänä syksynä palvelulaitteita on 100 %.
– Nyt kun Tietokeskus omistaa laitteet ja hallinnoi niitä palveluna, yksi toimija eli leasing-palvelun tarjoaja on poistunut yhtälöstä. Tämä helpottaa yhteydenpitoa ja tehostaa asioiden hoitamista huomattavasti.
Yhden kumppanin taktiikka on onnistunut. PCaaS on jopa parantunut palvelutasoa, kun Metsäkeskuksen ei enää tarvitse etsiä puuttuvia koneita toimistojen hyllyistä ympäri Suomen.
– Voimme luottaa siihen, että Tietokeskus toteuttaa sovitut asiat laadukkaasti ja asiat järjestyvät heidän kanssaan nopeasti. Kehitämme IT-laitteistoamme yhdessä eteenpäin ja toivon, että yhteistyömme jatkuu vielä pitkään.
