Kuntien talousjohtajat tasapainoilevat jatkuvasti investointien, käyttötalouden ja tule-vaisuuden kehittämistarpeiden välillä. IT-laitteet ovat digitalisaation, automaation ja tekoälyn laajenevan käytön mahdollistajia – eivätkä enää valintoja vaan välttämättömyyksiä.
Yksi yhä ajankohtaisempi kysymys kuuluu: miksi sitoa rahaa IT- laitteisiin, kun ne voi hankkia palveluna?
Laske IT-laitteiden hankinnassa sijoitetun pääoman vaihtoehtoiskustannukset
Perinteinen tapa hankkia IT-laitteita omaksi tai leasing sitoo pääomaa. Talousjohtajan näkökulmasta olennaista ei ole vain hankintahinta, vaan vaihtoehtoiskustannus:
mitä muuta tällä rahalla voisi tehdä?
PCaaS-mallissa laitteet hankitaan palveluna, jolloin vältytään kalliilta kertainvestoinneilta. Pääomaa vapautuu IT-laitteista kohteisiin, joissa sijoitetun pääoman tuotto voi olla merkittävästi parempi. Laskelmien mukaan pääoman vaihtoehtoiskustannus voi olla jopa 7 % , mikä tekee palvelulaitemallista taloudellisesti perustellun myös puhtaasti taloushallinnon laskentamalleilla.
PCaaS-mallin kannattavuutta ei kannata tarkastella vain kuukausihintaa esimerkiksi leasingiin vertaamalla. Kokonaiskuva syntyy, kun mukaan lasketaan pääoman vaihtoehtoiskustannus, IT-henkilöstön ajankäyttö, laitehallinnan sivukulut sekä laitteiden elinkaaren aikaiset riskit. Näiden yhteisvaikutus muodostaa todellisen ROI:n, joka jää usein piiloon perinteisissä hankintamalleissa.
Ennustettavat kustannukset ja parempi kassavirta
IT-laitteiden hankkiminen palveluna muuttaa pääomakustannukset (CapEx) käyttökustannuksiksi (OpEx). Tämä helpottaa kunnan talouden ohjausta, kun kustannukset ovat ennakoitavia eikä suuria kertainvestointeja tarvitse perustella valtuustolle.
IT-kustannusten kannalta tämä tarkoittaa:
- kiinteää kuukausimaksua
- ennustettavaa budjetointia
- ei yllättäviä kuluja laitteiden huolloista, rikkoutumisista tai päivityksistä
- maksat vain käytössä olevista laitteista
Kassavirta siten paranee ja tase kevenee – ilman määräaikaisia sopimuksia tai leasing-rajoitteita. Talousjohtajan näkökulmasta PCaaS ei olekaan ensisijaisesti IT-ratkaisu, vaan rahoitus- ja riskienhallintamalli. Se siirtää teknologian elinkaaririskin, jälleenmyyntiarvon ja kapasiteettiriskin pois kunnan taseesta palveluntarjoajalle. Samalla investointipäätökset muuttuvat ennakoitaviksi käyttömenoiksi, joita voidaan sopeuttaa talouden suhdanteisiin ilman raskaita irtautumiskustannuksia.
IT-henkilöstöresurssit tuottavaan työhön
Kuntien IT-asiantuntijat käyttävät edelleen huomattavan osan ajastaan laitteiden tilaamiseen, asentamiseen ja hallintaan. Talouden näkökulmasta tämä on kallista rutiinityötä. Tietohallinnon rooli kannattaakin rakentaa mieluummin palveluiden ja toimintojen kehittäjäksi kuin laitevaraston hoitajaksi.
Kun työasemien elinkaaren hallinta ulkoistetaan PCaaS-mallilla, IT-henkilöstön aikaa vapautuu siihen, missä arvo syntyy:
- palveluiden digitalisointiin
- prosessien automatisointiin
- tekoälyn hyödyntämiseen
- kuntalaisten parempaan palveluun
IT-henkilöstö tarvitsee tämän tuottavan työn tekemiseen toki myös ajantasaiset työvälineet. PCaaS-mallin eräs merkittävimmistä eduista on sen joustavuus laitteiden vaihtojen ja palautusten osalta sekä vaikutusmahdollisuus organisaation laitekantaan. Laitteita on aina tarvittava määrä ja laitteet ovat työntekijöiden tarpeiden mukaisia.
Hankintamallin joustavuusvaatimus on erityisen ajankohtainen nyt, kun olemme siirtymässä kohti tekoälytietokoneita. Nykyiset laitteet eivät yksinkertaisesti riitä tulevaisuuden AI-ratkaisuihin. Siirtyminen AI-työasemiin onnistuu tällä hankintamallilla hallitusti eikä uusien koneiden hankkimiseksi tarvitse tehdä raskaita kertainvestointeja muutaman vuoden välein. Talousjohtajan näkökulmasta tämä vähentää riskiä ja parantaa investointien ajoitusta.
Kustannussäästöt ja vastuullisuus kulkevat käsi kädessä
Pitkällä aikavälillä laitteiden hankkiminen palveluna tuo tehokkuushyötyjä, joilla on vaikutusta myös kuntien vastuullisuuteen:
- yksi kumppani koko IT-laitteen elinkaaren ajan
- ei ylimääräisiä laitevarastoja
- vialliset laitteet vaihdetaan ilman lisäkustannuksia
Organisaation hiilijalanjälki voi pienentyä vuositasolla 20,5 % (Sitowisen kriittinen arviointi 100 laitteen ympäristössä) verrattuna perinteiseen leasingiin, mikä tukee ESG-raportointia ja vastaa kasvaviin vastuullisuusvaatimuksiin myös talouden ohjauksen näkökulmasta.
Tämä perustuu siihen, että hankittavien laitteiden määrä vähenee: yrityksellä on käytössään vain se määrä laitteita, joita se milloinkin tarvitsee. PCaaS-mallissa laitteita myös kierrätetään ja käytetään uudelleen poistuneelta käyttäjältä uudelle.
Keskusteltaisiinko teidän nykyisistä IT-kustannuksista?
Kerro ne, niin voimme laskea, millainen ROI:n PCaaS-malli tuo juuri teidän kunnallenne – talouden, tuottavuuden ja tulevaisuuden näkökulmasta.
Erkki Kondelin
Liiketoimintajohtaja, Laitekauppa & Julkishallinto
Lue myös
IT-hankintamallien laajuus ja palvelun kattavuus eroavat toisistaan merkittävästi, eikä esimerkiksi PCaaS- eli palvelulaite- ja leasing-malleja voi suoraan verrata ymmärtämättä niiden välisiä eroja.
Yhä useampi organisaatio omaksi ostamisen sijaan hankkii IT-laitteet palveluna – PCaaS (PC as a Service). Tämä ei ole pelkkä trendi, vaan merkittävä muutos kohti kustannustehokkaampaa, joustavampaa ja vastuullisempaa tapaa hallita työvälineitä.
Metsäkeskus siirtyi laitteet palveluna -malliin noin kolme vuotta sitten tavoitteenaan laitekannan ylläpidon helpottaminen sekä toiminnan tehostaminen tietohallinnon resurssien pienentyessä.
Paraisilla haluttiin löytää työasemien hankintaan ja erityisesti toimituksiin tehokkaampi tapa ja samalla varmistaa, että kaupungin […]
Kunnissa IT:n arki kuormittaa: perustietotekniikasta ja tietoturvasta huolehtimisen lisäksi pitäisi toimia strategisena kumppanina ja kehittää kunnan palveluja. Siksi yhä useampi kunta valitsee IT:n ulkoistukseen kumppanin, joka pystyy tukemaan sekä päivittäistä toimintaa että tarvittaessa myös kehityshankkeita.
Julkishallinnon IT on jatkuvassa muutos- ja kehitystilassa. Tämä toteamus pätee hyvin kuntien ja kaupunkien IT-ympäristöön. […]