Hoivatiellä on kuuden hengen IT-tiimi, jonka vastuulla on reilu tuhat työntekijää. Jotta tiivis IT-tiimi kykenee pyörittämään koko ruljanssia, täytyy heidän hyödyntää ulkopuolisia apukäsipareja.
– Tiiminä hoidamme keskeiset liiketoimintaan liittyvät asiat itse, mutta näin isossa pelikentässä täytyy olla hyviä kumppaneita, joiden käsiin muut asiat siirretään, vahvistaa tietohallintopäällikkö Juha Alila.
Yksi helpotus löytyy Tietokeskuksen verkkokaupasta, josta Hoivatien työntekijöiden IT-laitteet ja -tarvikkeet tilataan kätevästi.
“Toimiva verkkokauppa on aivan ehdoton edellytys sen kokoluokan toimijalle kuin me. Jokaista tilausta ei voi lähteä soittamaan tai sähköpostilla laittamaan.”
– Juha Alila, tietohallintopäällikkö
Verkkokauppa nopeuttaa Hoivatien laitetilausprosessia
Tietokeskuksen verkkokaupan avulla Hoivatien laitehankintaprosessi toimii sujuvasti: käytännössä homma hoituu niin, että esihenkilöt lisäävät laitetilaukset tietohallinnon tiketöintijärjestelmään, ja IT-tiimi laittaa nämä sitten eteenpäin verkkokaupassa.
Hoivatien suuruisilla tilausvolyymeillä aikaa säästyy huomattavasti perinteiseen sähköpostitilauksiin verrattuna.
– Ajansäästö tulee siitä, että turhien sähköpostien lähettely ja ylimääräiset puhelut ovat jääneet pois, kertoo Hoivatien järjestelmäasiantuntija Keijo Kallo.
– Näkisin isona hyötynä lisäksi sen, että asiat ei jää yhden henkilön taakse. Jos kaikki laitetilaukset lähetettäisiin yhteyshenkilön henkilökohtaiseen sähköpostiin, niin emme näkisi yhtään missä ne menevät. Toisin kuin nyt, kun ne tehdään verkkokaupan kautta, Juha täydentää.
Prosessia sujuvoittaa myös vakkarituotteet, joiden ansiosta on selkeää mitä milloinkin tilataan. Tietokeskuksen verkkokaupassa tätä tukee suosikkituotteet-ominaisuus, jonka avulla valitut laitteet voidaan tallentaa kaikkien näkyville. Oikeat tuotteet on helppo valita listasta ja pistää tilaukseen.
“Jatketaan verkkokaupan käyttöä ehdottomasti, ikinä en enää halua palata sähköposti- ja puhelintilauksiin”
– Keijo Kallo, järjestelmäasiantuntija
Verkkokaupan avulla tilausvastuuta voi jakaa näppärästi useammalle ihmiselle
Hoivatien ohella IT-tiimi hoitaa laitehankinnat myös sen yritystoiminnan takana oleville yhdistyksille ja säätiöille. Siksi onkin kätevää, että verkkokauppatunnareihin on mahdollista liittää monta y-tunnusta. Näin kenenkään ei tarvitse vaihdella useiden eri tunnusten välillä.
– Meillä on ollut parhaimmillaan seitsemän yritystä, joihin olemme tilanneet yhtäaikaisesti laitteita. Siinä ei kuitenkaan ole ollut mitään ongelmaa, käyttäjän pitää vain muistaa valita oikea yritys, jolle laitteet tilaa, Keijo kertoo.
Toinen etu on se, että Tietokeskuksen verkkokaupassa tilaustunnukset on helppo tehdä jokaiselle niitä tarvitsevalle. Näin vastuu laitehankinnoista jakautuu tasaisesti, eikä jää vain yhden henkilön työpöydälle.
“Verkkokauppa helpottaa meidän jokapäiväistä toimintaa, mutta koen myös tosi oleellisena sen, että Tietokeskuksella on meille paikallinen, nimetty yhteyshenkilö. Haluan, että kun minulla on jokin ongelma niin on henkilö, jolle voin soittaa. Paikalliset kasvot ja henkilökohtainen yhteys on meille tärkeitä asioita.”
– Juha Alila, tietohallintopäällikkö
Tulevaisuudessa IT-tiimin toiveissa on, että laitteiden tilaamista voisi helpottaa entisestään ja laitteet saataisiin tilattua verkkokaupasta suoraan työntekijöille. Verkkokaupassa tämä olisi jo mahdollista, mutta toteutus vaatii Hoivatiellä vielä hieman sisäistä jumppaa.
– Me toimitaan 19 paikkakunnalla, eli se, että laitteet käy esiasennuksessa Oulussa ei ole hyvä vaihtoehto. Tämä vaatisi meiltä kuitenkin M365-palveluiden laajempaa käyttöönottoa, Juha kertoo.
Ensimmäinen askel onkin todennäköisesti se, että suoraan toimipisteille tilataan alkuun vain ne laitteet, jotka eivät vaadi esiasennusta, kuten esimerkiksi lisänäytöt.
Kaiken kaikkiaan Hoivatiellä ollaan oltu tyytyväisiä Tietokeskuksen verkkokauppaan.
– Tietokeskus on toiminut tosi hyvin ja meillä on saatavuus pysynyt kohtuullisena. Siitä positiivinen palaute, Juha tiivistää.
“Ja mielellään sellainen henkilö, jonka huumorintaju kestää ja jolle voi suoraan sanoa jos jokin asia ottaa päähän. Ei tarvitse kummassakaan päässä aina miettiä miten kertoisi asian diplomaattisesti. Meillä on Tietokeskukselta oikein hyvä yhteyshenkilö.”
– Keijo Kallo, järjestelmäasiantuntija
Haluatko tutustua tarkemmin Tietokeskuksen verkkokaupan ominaisuuksiin?
Katso video ja varaa demo 👇
Hoivatie Oy
Hoivatie on yksi Suomen suurimmista sosiaalialan toimijoista – sen palveluksessa työskentelee lähes 1000 ammattilaista, 19 paikkakunnalla ja yli 60 yksikössä.
Hoivatie syntyi, kun Nuorten Ystävät ja Oulun Diakonissalaitos yhdistivät palveluliiketoimintansa. Ajatuksena on, että kun osakeyhtiö tuottaa liiketoiminnallista hyötyä, saadaan se palautettua yleishyödyllisille toimijoille.