Teams yhdistää monenlaista tekemistä ja tekijää, eikä siksi ole myöskään olemassa yhtä oikeaa tapaa käyttää Teamsia. Itse suosin tiedon ja keskustelun yhtenäisyyttä: työskentely on sujuvinta, kun tiedosto pyritään pitämään vain yhtenä kopiona ja keskustelu käydään oikeassa paikassa oikeiden ihmisten kesken. Käsittelen tässä blogissa pari tyypillistä Teamsin käytön ongelmaa ja tarjoan niihin ratkaisut.

Tiedostojen muokkaaminen sujuvaksi

Tiedostojen käsittely ja keskustelu ei aina mene oppikirjan mukaisesti. Esimerkki: olemassa olevassa Teamissa on kansio, jossa on useita dokumentteja. Muutaman dokumentin muokkaamiseen tarvitaan apua yhdeltä ulkopuoliselta ihmiseltä, joka ei ole Teamissa, eikä hänelle ole tarpeen näyttää muuta Teamin sisältöä. Asiaan liittyvät Teamin jäsenet ja ulkopuolinen henkilö kutsutaan ryhmäkeskusteluun, johon muokattava tiedosto kopioidaan. Muokkaamisvaihe keskusteluineen kestää viikon ja tiedosto kopioidaan takaisin Teamin dokumenttikansioon.

Haaste: Kaikki keskustelu tiedoston ympärillä jää täysin näkymättömäksi muille Teamin jäsenille. Joku voi tietämättään muokata tiedostoa, joka on samaan aikaan kahdessa paikassa ja lopputuloksena voi olla tunteja manuaalista työtä, kun muutoksia yhdistellään. Jos keskusteluun lisätään uusi ihminen, hän ei näe, mitä aiemmin on keskusteltu ja tiedosto joudutaan liittämään jälleen uudelleen.

Ratkaisu: Teamsin takana on Sharepoint, josta tiedoston voi jakaa ulkopuoliselle. Keskusteluun taas voidaan käyttää tiedoston sisäistä kommentit-keskustelukanavaa. Tällöin kaikki asianomaiset näkevät, mitä tehdään, ja tiedosto pysyy yhtenä ja samana kappaleena. Kun homma on valmis, voidaan ylimääräisten käyttäjien oikeudet poistaa.

Parempi tapa pitää kokouksia

Teamsissa tiimipalaverin voi järjestää vain kokouksena, jolloin siitä tulee oma itsenäinen palaverinsa. Palaverissa voi lähetellä viestejä ja linkkejä, joita voi tarvita myöhemminkin. Keskustelua näiden ympärillä voi jatkaa: Teams tallentaa sisällön pilveen, josta sisältö löytyy kätevästi haulla. Esimerkiksi toistuva palaveri on Teamsin näkökulmasta yksi palaveri, joka sisältää kaikki edelliset keskustelut.

Haaste: Tiimipalavereissa on vaarana, että keskustelu ja sovitut tekemiset häviävät keskustelun sekaan. Eri kokoukset muistiinpanoineen taas hukkuvat viestien paljouteen.

Ratkaisu: Parempi tapa on liittää tiimin kokoukset aiheittain oikeaan kanavaan, jolloin kokousmuistiinpanot syntyvät kanavalle yhtenä OneNotena. Samaa OneNotea voi käyttää useampien kokousten muistiinpanojen hallintaan.

Kohti tehokkaampaa tiimityöskentelyä

Teams on työvälineenä laaja ja sisältää valtavasti mahdollisuuksia. Sen käyttöönotto ei kuitenkaan onnistu pelkästään asentamalla ja käytön aloittamisella. Käyttäjät – tai vähintään tiimien esimiehet – tulee perehdyttää hyviin toimintamalleihin ja Teamsin käytön todellisiin hyötyihin. Kun kaikki käyttäjät ovat ajan tasalla parhaista toimintatavoista ja yhteisistä pelisäännöistä, ei tieto puuroudu eivätkä käyttäjät turhaudu.

Kaipaatko neuvoja parempaan tiimityöskentelyyn? Ota yhteyttä meihin, niin nostetaan organisaatiosi Teams-osaaminen uudelle tasolle.

Katso myös webinaaritallenteemme: Microsoft Teams – parhaat vinkkimme tehokkaaseen tiimityöhön

Tomi Miettunen työskentelee Tietokeskuksessa konsulttina. Tomin erikoisosaamisaluetta ovat yleisarkkitehtuuri, ongelmanratkaisu ja Microsoftin viestintäratkaisut.