Jo vuosituhannen vaihteessa julkaistu SharePoint on käynyt läpi huiman kehityksen alkuaikojen SharePoint Portal Serveristä. SharePoint elää edelleen vahvasti paikallisissa yritysympäristöissä, kun taas sen pilviversio SharePoint Online on yksi Office 365 -palvelun kantavista rakenteista.

SharePoint Online avustaa modernia työntekijää Office 365:ssa päivittäin. Koostimme yhteen seitsemän kätevintä SharePoint Onlinen ominaisuutta.

 1. Tiedostojen vaivaton yhteiskäyttö

Onko kollegasi avannut tiedostopalvelimelta juuri sen taulukon, jota sinun pitäisi muokata ja saat ilmoituksen lukitusta tiedostosta? Jos tämä on tullut tutuksi, kannattaa tutustua Office Onlineen. Voitte avata kollegasi kanssa saman tiedoston samanaikaisesti, muokata sitä yhdessä ja vieläpä keskustella tiedoston sisällä. Cool, very cool.

2. Office 365:een tallennetut tiedot ovat aina saatavilla

SharePoint Onlinen tärkeä tehtävä on toimia tiedon tallennuspaikkana Office 365:ssa. Yrityksen paikalliseen verkkoon tallennetut tiedot ovat usein saavuttamattomissa verkon ulkopuolelta, mutta SharePoint Onlinen tiedostoja voidaan käyttää selaimen kautta, Office-ohjelmistolla tai vaikkapa puhelimeen tai tablettiin ladatulla mobiilisovelluksella.

Ajasta, paikasta ja laitteesta riippumaton työskentely auttaa varsinkin mobiileja käyttäjiä, kun he saavat organisaation tiedot käyttöönsä myös toimiston ulkopuolella. Tiedostorakenteen siirtäminen Office 365:een auttaa siis parantamaan organisaation tietojen saatavuutta, työn tehokkuutta sekä mielekkyyttä.

3. Tiedon tehokas jakaminen

Yksi hienoimpia ominaisuuksia SharePoint Onlinessa on tiedon jakamisen tehokkuus. Voit jakaa tiedostoja tai kokonaisia kansioita SharePointista yrityksesi sisällä ja tarvittaessa myös sen ulkopuolisille käyttäjille. Tiedoston voi jakaa vaikka anonyymilinkillä, jolloin tieto on julkisesti saatavilla kaikille linkkiä klikkaaville käyttäjille.  Rajattu tiedon jakaminen vain tietylle käyttäjälle on yhtä lailla mahdollista SharePoint Onlinessa.

Ominaisuus helpottaa tiedon käyttöä ja muokkausta: voit esimerkiksi lähettää yhteistyökumppanille linkin Office 365:ssa sijaitsevaan tiedostoon, johon hän käy tekemässä tarvittavat muutokset. Sähköpostien liitetiedostojen lähettelyä tai tiedostojen eri versioiden yhdistelyä ei varmasti tule ikävä.

4. Kattava versiohistoria ja helppo palauttaminen

SharePointiin tallennetut tiedostot sisältävät myös versiohistorian. Mikäli tiedostolle tai sen sisällölle tapahtuu jotain odottamatonta, SharePoint mahdollistaa aikaisemman version palauttamisen. Tiedostosta tallennetaan oletusarvoisesti 500 aikaisempaa versiota, ja lukumäärää voidaan kasvattaakin. Oikean version takaisin saaminen on nopeaa ja helppoa, kun käyttäjät voivat itse tarkastella ja palauttaa aikaisempia versioita ilman teknisen tuen apua.

5. Teamsin oma SharePoint-kirjasto

Tiesitkö, että myös Teams käyttää SharePoint Onlinea? Teamsissa jokaisen tiimin kanava saa käyttöönsä oman SharePoint-kirjaston, johon tiimi voi tallentaa ja muokata tiedostoja. Teams tarjoaa oman käyttöliittymänsä tiedostojen käsittelyyn, mutta saat kaikki SharePointin ominaisuudet käyttöösi klikkaamalla Teamsin tiedostovalikosta “Avaa SharePointissa” -valintaa.

6. Käyttäjäkohtainen OneDrive For Business

SharePoint ja Teams tekevät tiedostopalvelimella sijaitsevat ryhmäjaot turhaksi, OneDrive for Business taas tekee saman kotikansioille. OneDrive For Business on käyttäjäkohtainen SharePoint-kirjasto, joka tarjoaa henkilökohtaista tallennustilaa pilvessä. Tilaa tarjotaan 1Tb tai 5Tb riippuen organisaation käyttämästä Office 365 -lisenssistä.

OneDrive for Business on käytettävissä mistä tahansa selaimella tai eri asiakasohjelmistoilla. OneDrivessä on myös monia SharePointin ominaisuuksia: tiedostojen jakaminen, versiohistoria sekä tiedostojen yhteinen muokkaamisen. Nämä takaavat joustavan ja ketterän tiedostojen käytön.

7. Modern SharePointin uudet työkalut

Perinteisen SharePoint-teknologian rinnalle on kehitetty Modern SharePoint, joka tarjoaa Office 365:n käyttäjille uusia, moderneja ratkaisuja. Modern SharePointilla käyttäjät voivat esimerkiksi luoda dynaamisia, web parteihin perustuvia sivuja ja automatisoida työnkulkuja Flown ja PowerAppsin avulla.

Jo korkeaan ikään ehtinyt SharePoint ansaitsee edelleen paikkansa yritysten tiedostonhallinnan ja vaivattoman yhteistyön mahdollistavana työkaluna. SharePoint Online auttaa ja helpottaa päivittäistä työskentelyämme O365-ympäristössä taukoamatta. Long live SharePoint!

Janne Nevalainen
janne.nevalainen@tietokeskus.fi

Janne Nevalainen työskentelee Tietokeskuksessa konsulttina. Hänen erikoisosaamisaluettaan ovat Teams, O365 ja muut Microsoftin viestintäratkaisut.