IT-palveluja ostaessaan asiakas voi myyntipuheissa kuulla ummet ja lammet kumppanuudesta ja yhteistyön merkityksestä. Tarjouksessa ja esittelyissäkin lupaillaan kaikkea mahdollista ja maalaillaan vielä päälle mitä ihmeellisempiä tulevaisuuden kuvioita. Mutta missä on myyntilupauksien ja vakuuttelun vastuu? Ei välttämättä missään.

Kun sopimusta tehdään, myyntilupaukset ovatkin sopivasti muuttuneet välipuheiksi tai niitä pyritään muuttamaan toimittajalle edulliseksi. Esimerkiksi sopimuksen kestoa voidaan yrittää venyttää mahdollisimman pitkäksi ja siitä irtautuminen taas tehdä vaikeaksi ja kalliiksi. Tämä ei missään nimessä ole oikeaa, tasavertaista kumppanuutta.

Tasapuoliset sopimusehdot ovat kaikkien etu

Toimittaja voi perustella asiakkaalle epäedullisen pitkää sopimuskautta henkilöstöön, laitteisiin tai osaamiseen tehdyillä investoinneilla. Väite ei kuitenkaan pidä paikkaansa, sillä modernit palvelukeskukset ovat joustavia niin kapasiteetiltaan kuin kustannuksiltaan. Tänä päivänä sopimuksen pitääkin olla alusta lähtien toistaiseksi voimassa oleva, ellei asiakas itse toisin halua. Meillä sopimus on aina oletuksena toistaiseksi voimassa oleva ja asiakas pääsee siitä halutessaan irti ilman sanktioita tai piilokustannuksia.

Sopimusehtojen täytyy myös olla kohtuulliset ja sopivat molemmille osapuolille. Palveluiden toimittamisen tulee kuitenkin olla kannattavaa, ja huonon sopimuksen kuluja joudutaan todennäköisesti karsimaan palvelun laadun kustannuksella. Tässäkin kultainen keskitie on hyvä malli, joka edesauttaa aidon kumppanuuden ja luottamuksen syntymistä.

Sopimusta tehdessä asiakkaan hälytyskellojen pitäisi alkaa soida, jos toimittaja tuo pöytään paksun nivaskan omia sopimuksiaan. Monimutkaiset sopimukset voivat olla varsinainen miinakenttä asiakkaalle – on mahdotonta tietää mihin sitoutuu ilman suurta juridista panostusta. Hyvä ja luotettava tapa on käyttää valmiita kauppakamarin tekemiä sopimusehtoja yksinkertaisella sopimuspohjalla. Niissä on tasapuolisesti huomioitu molemmat osapuolet.

Jatkuva kehittäminen on moderni tapa tehdä yhteistyötä

Toimiva yhteistyö ja kumppanuus sallivat virheitä puolin ja toisin. Jos yhteistyön muoto tai palvelut eivät vastaakaan asiakkaan tarpeita, asiat voi nostaa pöydälle heti, eivätkä ne pääse eskaloitumaan ongelmiksi. Yhteistyön edetessä korjataan ja muokataan tekemisen tapoja, kuten nykyaikaisessa toiminnassa kuuluukin tehdä. Samaan tapaan kuin menisit ravintolaan, etkä saakaan sitä mitä halusit: keskustellaan rauhassa asiasta ja sovitaan muutokset annokseen ja ehkä hintaankin.

Kokemus on osoittanut, että IT-palveluja hankkiessa ensin kannattaa sopia keskeiset sopimusehdot keskustellen ja sen jälkeen pyytää palvelutoimittajaa kirjaamaan myyntilupaukset ja ehdot selkeästi sopimukseen.

IT-toimittajan lupauksien ja laadun tulee olla jatkuvasti näkyvillä jokapäiväisessä palveluiden tuottamisessa, eikä pelkästään sopimusdokumenteissa  – tai pahimmassa tapauksessa vain myyntilupauksessa. Me Tietokeskuksella uskommekin, että oikea ja nykyaikainen kumppani seisoo aina myyntilupaustensa takana, sopimuksen teosta palveluiden tuottamiseen asti.

Lue myös, miten läpinäkyvä palveluketju takaa laadukkaat IT-palvelut.

Ari Kaikkonen, asiakkuusjohtaja
050 385 4217
ari.kaikkonen@tietokeskus.fi