O365 ABC -blogisarjassa konsulttimme Janne Nevalainen avaa Office-työkalujen parhaita käytäntöjä. F:n kohdalla käsittelyssä on Microsoft Forms: Office 365 -palvelun helppokäyttöinen online-lomakkeiden luontityökalu. Virkistä tietoutesi ja kertaa, mitä kaikkea voit Formsin avulla tehdä.

Microsoft Forms on ollut pitkään mukana Office 365 -palvelussa kätevänä online-lomakkeiden luontityökaluna, jolla voidaan tehdä lomakkeita sekä kyselyitä käyttäjille. Aluksi Forms oli käytössä vain edu-lisensoiduissa sopimuksissa, mutta vuoden 2017 kesäkuusta lähtien Microsoft otti palvelun käyttöön myös kaupallisissa tenanteissa. Nykyisin Forms löytyy käytännössä kaikista Office 365 -lisensseistä.

Formsilla voi luoda sähköisiä lomakkeita – esimerkiksi palautelomakkeita, ilmoittautumisia tai tilauksia – sekä koetyyppisiä lomakkeita. Forms sisältää kaksi lomaketyyppiä:

Peruslomakkeet ovat tarkoitettu tiedon keräykseen. Toimintaperiaate on hyvin yksinkertainen: Lisää kysymyskenttä, määritä sen muoto, ja onko kysymykseen vastaaminen pakollista. Forms tukee seuraavia kysymysmuotoja:

  • Valinta ja monivalinta
  • Avoin kysymys
  • Luokitus
  • Likert (täysin eri mieltä – täysin samaa mieltä)
  • Net Promoter Score

Formsilla voidaan luoda myös tietovisalomakkeita. Lomake luodaan samalla periaatteella, mutta tietovisalomakkeissa kysymyksiin voidaan määrittää oikea vastaus. Vastauksiin voidaan myös määrittää kysymysten pisteytys sekä vastine, jonka lomakkeen täyttäjä saa annettuaan vastauksen.

Formsiin kuuluu myös yksinkertainen analysointityökalu, jonka avulla vastauksia voidaan tarkastella diagrammeina tai viedä tulokset Exceliin. Mikäli edistyneemmät raportit kiinnostavat kannattaa tutustua Forms Pro -tuotteeseen. Forms Pron avulla lomakkeisiin saadaan lisää AI-ominaisuuksia niin lomakkeen luontiin kuin vastausten analysointiinkin. Tuote kuuluu Dynamics 365 Enterprise -lisenssiin ja sen voi tarvittaessa ostaa erillisenä pakettina.

Laita lomakkeet jakoon

Lomakkeiden käyttötarkoitus huomioon ottaen on tärkeää, että lomakkeet voidaan jakaa käyttäjien vastattavaksi. Jos lomake jaetaan pelkästään organisaation sisäiseen käyttöön, voidaan vastaajien nimitiedot haluttaessa tallentaa automaattisesti. Lisäksi voidaan määritellä, voiko käyttäjä vastata lomakkeeseen vain kerran.

Toinen tapa jakaa lomake on julkinen lomake eli anonyymilomake. Tällöin lomake on kenen tahansa täytettävissä myös organisaation ulkopuolella. Anonyymilomakkeeseen vastatessa ei vaadita käyttäjätunnusta, eikä vastaajan nimitietoja voi tallentaa. Lomake voidaan jakaa joko URL-linkillä, sähköpostitse, QR-koodilla tai embed-tyyppisesti.

Phishing on nykyisin suuri ongelma käyttäjäturvallisuudessa. Microsoft onkin lisännyt turvallisuustekniikoita myös Formsiin: jos lomakkeella yritetään kysyä luottamuksellisia tietoja kuten salasanaa, lomakkeen käyttö estetään.

Vie Forms-työkalu seuraavalle tasolle

Forms on yksinkertainen työkalu käyttää ja myös helposti muokattavissa. Formsin asetuksista löytyy vaihtoehtoja muun muassa lomakkeen ulkoasuun, voimassaoloon tai vastausten järjestykseen lomakkeella. Myös branching on tuettu: lomakkeeseen voidaan määrittää etenemispolkuja sen mukaan, mitä vastaaja valitsee lomakkeella.

Forms on mainio työkalu lomakkeiden sähköistämiseen, mutta vasta Flow-teknologian automaatio saa Formsin lähtemään lentoon. Flow’n avulla Forms voi toimia vaikka tilauslomakkeena, josta lähtee automaattisesti tieto tilauksen hyväksyjän sähköpostiin – ja paljon muuta. Kerron Flow’sta lisää sarjan seuraavassa osassa.

Office 365 aakkoset -sarjassa tutustutaan Office 365:n moderneihin työohjelmistoihin ja niiden käyttöön.

Jos haluat jatkaa syventymistä O365-työkaluihin, katso Office 365 – tuottavuutta ja tehoa työhön -webinaaritallenteemme.