Igniten toinen päivä ei jäänyt tapahtumarikkaudessaan ensimmäisen varjoon. Tapahtumia ja esityksiä oli taas satoja, joten valinnan vaikeus oli jälleen ilmeinen. Yksi mielenkiintoisimmista esityksistä oli hetki Teamsin uusien ominaisuuksien parissa.

Teams on viime vuosina noussut suureen suosioon organisaatioiden yhteistyöalustana, joten Teams-uudistukset ovat odotetuimpien uutisten joukossa – ja niitä on todellakin tulossa.

Otetaan heti ensimmäiseksi odotetuin uudistus: Private Channelit ovat aivan pian todellisuutta. Yksityiset kanavat ovat olleet odotuslistalla pitkään. Microsoft ilmoitti Ignitessa, että kyseinen toiminto on valmis ja julkaistaan tämän viikon aikana Office 365 -tenantteihin käyttöön. Tämä korjaa Teamsin suuren ongelman, jossa kaikki tiimin jäsenet näkevät tiimin sisällön. Uudistus mahdollistaa tiimin sisäisten käyttöoikeuksien määrittämisen.

Teamsin käyttöliittymä saa käyttöä helpottavia ominaisuuksia

Yksi käyttökelpoisimmista uudistuksista on esimerkiksi mahdollisuus irrottaa chat- tai kokousikkuna omaksi erilliseksi ikkunakseen, jolloin käyttäjä voi seurata kokousta omasta ikkunastaan ja jatkaa Teamsissa työskentelyä toisessa.

Videokokouksissa hyödyllinen taustan suodattaminen eli background blur tukee nyt myös taustakuvia. Halutessaan taustaksi voi laittaa vaikkapa paratiisisaaren hiekkarannat. Reaaliaikainen tekstitys taas onnistuu Live Captionsilla ja Streamiin tuleva taustamelun suodatus on myös tervetullut uudistus. Sen avulla esimerkiksi koneiden aiheuttama taustamelu voidaan häivyttää tallenteesta.

Käytettävyyttä parantaviin muutoksiin sisältyy myös Yammerin ja tehtävien integrointi Teamsiin. Sovelluksesta toiseen hyppiminen tunnetusti heikentää tuottavuutta. Tulevaisuudessa Teams saakin keskitetyn Tasks-toiminnon, joka kokoaa yhteen ikkunaan käyttäjän Planner- ja To Do -tehtävät keskitetysti. Näkymästä käyttäjä näkee yhdellä vilkaisulla keskeneräiset tehtävänsä.

Teamsin taustakuvan voi valita mieleisekseen.

Outlookin ja Teamsin yhteensopivuus paranee

Outlookin ja Teamsin kalenterit keskustelevat jo hyvin yhteen. Teamsin käyttäjä voi käyttää kalentereita keskenään ja vaikkapa käyttää ajoitustoimintoa Teamsin kalenterissa.

Nyt myös viestittäminen helpottuu Teamsin ja Outlookin kesken: käyttäjä voi valita Outlookissa viestin lähettämisen Teamsiin erillisellä napilla. Toiminto onnistuu myös toisin päin, eli Teamsista voidaan myös lähettää keskusteluja sähköpostiin. Tämä suoraviivaistaa sovellusten käyttöä. Käyttäjien ei tarvitse miettiä parasta tapaa viestien siirtoon, kun siihen löytyy oma toimintonsa.

Myös siirtymä Skypestä Teamsiin oli suosittu aihe. Vaikka esityksessä käsiteltiin hieman teknisiä asioita, on selvää, että Teamsin käyttöönotto on myös muutos työkulttuurissa. Teamsin käyttöönotto ei ole vain tekninen projekti, vaan muutoksen suunnittelu on tärkeässä roolissa.

Myös Security & Compliance -puolella tapahtuu

Arvion mukaan vuoteen 2023 mennessä 44 % maailman työvoimasta on mobiilia. Kuitenkin 88 % organisaatioista eivät ole varmoja kyvystään suojata dataansa. Tulevaisuudessa tarvitaan siis entistä enemmän työkaluja tiedon tehokkaaseen suojaamiseen ja luokitteluun.

Sensitivity Labelit ovat nyt public preview -tilassa. Sensitivity labelien avulla ylläpitäjä voi luoda valmiita asetusmalleja, joita voi käyttää esimerkiksi uusien tiimien tai Sharepoint-sivustojen luomisessa.

Näihin asetuksiin kuuluvat mm. vieraskäyttö, tiedostojen käyttäminen yrityksen ulkopuolisilta laitteilta ja tiedon salaus. Ylläpitäjä voi esimerkiksi luoda Top Secret -nimisen Sensitivity labelin, jonka valitessaan työntekijä tietää uutta tiimiä luodessaan saavansa tiimiinsä voimakkaat suojausasetukset.

Janne Nevalainen ja Petri Pukkanen Ignite-tunnelmissa.

Vielä Information Barrier Policystä

Information Barrier Policyilla voidaan puolestaan määrittää rajat, joiden mukaan työntekijät voivat olla tekemisissä keskenään.

Jos tahtotila on vaikkapa, että tuotekehitystiimin jäsenet eivät voi kommunikoida mainostiimin kanssa ja vahingossa kertoa etukäteen uusista, julkaisemattomista tuotteista, voidaan kommunikointi Information Barrier Policyilla estää. Mikäli nämä yksiköt halutaan eristää toisistaan, tuotekehitysyksikön jäsenet eivät voi valita esimerkiksi chatteihin tai tiedoston jakamiseen mainostiimin jäseniä.

Myös pienempiä parannuksia ja muutoksia on tulossa, kuten ulkopuolisen käyttäjän automaattinen poistaminen Sharepoint sitesta määritetyn ajan jälkeen, joka helpottaa osaltaan ylläpitäjien työtä.

Jos et ole vielä tehnyt sitä, niin laita Tietokeskuksen somekanavat seurantaan InstagramissaTwitterissä ja LinkedInissä – reaaliaikaiset Ignite-päivitykset tarjoillaan Twitterissä ja kuvia paikan päältä näet Instagramissa.

Parin viikon päästä tarjoamme myös burgerit, bisset ja syvennymme Igniten antiin tarkemmin Pilveä ja Kaljaa -afterworkeillamme. Ilmoittaudu mukaan, paikkoja on rajoitetusti.

Pilveä & Kaljaa -afterwork Oulu 19.11.2019

Pilveä & Kaljaa -afterwork Turku 21.11.2019

Pilveä & Kaljaa -afterwork Lahti 28.11.2019

Janne Nevalainen

Konsultti

janne.nevalainen@tietokeskus.fi

Jannen erikoisosaamisaluetta ovat Teams, O365 ja muut Microsoftin viestintäratkaisut.