Eikö meistä jokaisen pitäisi olla yhdessä työskentelyn ja tiedon jakamisen huippuosaajia, kun nykypäivän pilvitekniikka sen kerran mahdollistaa? Pilvipalveluiden tehokkaan käytön esteenä ei suinkaan ole tekniikka, vaan ihmiset vanhoine työtapoineen.

Juttelin Digikuun kokeneen 365-asiantuntijan Antti Aholan kanssa tiedon jakamisen kulttuurista ja pilvipalveluiden käyttöönotosta.  Tässä pilviblogi-sarjan kolmannessa osassa kerron, miten 365-siirtymä onnistuu, kun koko organisaatio sitoutetaan liiketoiminnan etujen mukaiseen muutokseen.

Siirtymä on iso muutos, josta pitää viestiä

Pilvipalveluiden käyttöön houkuttavat palvelun toimintavarmuus, helppo saatavuus ja kohtuullinen hinta. 365-palvelut myös kehittyvät ja skaalautuvat nopeasti käyttäjien tarpeiden mukaan. Nämä upeat hyödyt eivät kuitenkaan toteudu, jos palvelun tilaaja ei ymmärrä, millaiseen muutokseen hän on lähtemässä. Vaarana on, että tilaaja tyytyy sopeuttamaan toimintonsa tarjolla olevien pilvipalveluiden ominaisuuksien mukaan, eikä panosta työtapojen muutokseen.

Tilaajalla tulee olla halu kehittää enemmän organisaationsa viestintää ja yhteistyötä kuin tekniikkaa. Organisaation jäsenillä on tärkeää tietoa, josta muut hyötyvät, eikä tietoa tunnetusti koskaan jaeta liikaa. Pilvi mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonkulun, mutta se ei toteudu, ellei pilvipalveluun siirtyvä organisaatio ota jäseniään aidosti mukaan palvelun käyttöön. Muutoksesta tulee siis viestiä aktiivisesti kaikille sidosryhmille heti siirtymän alusta alkaen.

On myös hyvä pitää mielessä, että pilvitekniikka toimii vain paremman tiedonjaon mahdollistajana, mutta organisaation pitää luoda ja jalkauttaa tiedon jakamisen kulttuuri itse. ”Pilvipalveluiden käyttöönotto onnistuu, kun muistetaan, että 365-siirtymän ja tiedon jakamisen pitää olla viestinnän ja koko liiketoiminnan projekti”, Ahola tiivistää.

Kumppani opastaa uusissa työtavoissa

Pilveen siirtyminen on hankalampaa, kun tieto on hajallaan eikä organisaatiossa ole selkeitä viestinnän ja tiedonhallinnan prosesseja. Ja mitä perinteisempi toimiala on kyseessä, sitä vanhanaikaisemmat metodit siellä ovat keskimäärin käytössä.  Osaava kumppani auttaa asiakasta ymmärtämään itse, että vanhat toimintatavat ovat tiensä päässä ja organisaation viestintätapojen on muututtava, Ahola muistuttaa.

365-siirtymä käynnistää organisaatiossa kokonaisvaltaisen työtapojen murroksen, josta asiakkaan on vaikea viestiä, jos hän ei ole perillä muutoksen laajuudesta.  Kumppanin pitääkin kertoa murroksen vaatimuksista asiakkaalle koko siirtymän ajan.

Monesta organisaatiosta puuttuvat sosiaalisesta mediasta tuttu jakamismentaliteetti ja kommunikoiva etätyön tekemisen malli, jotka lisäävät luottamusta molemmin puolin. Kumppani opastaa asiakkaan välijohtoa, jolta vaaditaan pilveen siirryttäessä uudenlaista osaamista: esimies ei välttämättä näe alaisiaan viikkoihin, mutta hänen pitää luottaa, että hommat tulevat hoidetuiksi. Osaava kumppani opastaa niin esimiehiä kuin alaisiakin jakamaan tietoa paremmin keskenään.

Kommunikaatio on onnistumisen avain

Organisaatio tarvitsee selkeät pelisäännöt etätyön ja muiden joustavien järjestelyiden suhteen, jotta yhteistyö sujuu siirtymän jälkeen hyvässä hengessä. Onnistunut siirtymä varmistaa, että jokainen kokee olevansa täysipainoinen tiimin jäsen, joka jakaa aktiivisesti tietoa kollegoiden kesken. Yhtä tärkeää on kuitenkin seurata myös sitä, että asiat tulevat tehdyksi oikein. Tällöin pilvipalvelun hyödyt todella ulosmitataan.

Organisaation kilpailuetu syntyy tulevaisuudessa siitä, miten laadukasta dataa sillä on käytettävissään. Modernit tiedon jakamisen työkalut mahdollistavat niin uusien kuin vanhojen liiketoimintamallien kehittämisen, kun tekeminen tehostuu. Olennaisten tietojen pitää tällöin olla heti käden ulottuvilla – pilvessä jaettu tieto ja avoin kommunikaatio takaavat tämän.

Lue myös muut pilviblogi-sarjan kirjoitukset:

Miten Office 365 -palvelut valjastetaan ruokkimaan tehokkuutta?

Miksi pilvipalveluista ei saada täyttä hyötyä irti?

Petri Laine, liiketoimintajohtaja
050 3106339
petri.laine@tietokeskus.fi

Tietokeskus myy 365-palveluita pk-yrityksille sekä organisaatioille. Lue lisää pilvipalveluistamme täältä.