Suomi on kovaa vauhtia kasvamassa Office 365 -maaksi. Valtaosalla suomalaisista organisaatioista on jo Office 365 käytössä. Toki markkinoilla on muitakin erinomaisia yhteistyön parantamiseen tähtääviä palveluita, mutta iso osa suomalaisista on jo valinnut Microsoftin tuottavuuspilven – ja loputkin yritykset ottavat sen käyttöön jatkossa.

Kun Office 365 -palvelut ilmestyivät Suomen markkinoille 2010-luvun alussa, palvelusisältö oli vielä melko kevyttä. Uusien palveluiden mukaantulon yhteydessä trendi kohti pilvipohjaista palvelua kiihtyi. Tällä hetkellä siirtymävauhti on hiipumaan päin, sillä suuri osa organisaatioista on jo suorittanut teknisen siirtymän kohti pilvipalveluita.

Tekninen siirtymä tarkoittaa pilvipalveluiden käyttöönottoa, eli taustalla oleva sähköpostipalvelin vaihdetaan toiseen, joka tässä tapauksessa on Microsoftin vastuulla oleva.

Teknistä siirtymää suorittaneista yrityksistä vain harva kiinnitti huomiota 365-maailman keskeisimpään asiaan: 365-palvelut edellyttävät työtapojen muutosta. Pilvipalveluiden ”kuumimpina” vuosina työtapojen muutoksesta ei puhuttu ollenkaan – kaikki keskittyivät siirtämään sähköposteja ja dataa kohti pilveä. Jälkeenpäin voidaankin todeta, että siirtymä ei varsinaisesti itsessään parantanut tehokkuutta, mutta se toki edesauttaa tehokkuuden paranemista tulevaisuudessa.

Palveluiden potentiaalista jää paljon hyödyntämättä

Nykyään moni organisaatio on laajentanut pilvipalveluiden käyttöä, mutta silti valtaosa hyödyntää niiden potentiaalista vain murto-osan. Palveluiden käyttöaste on jäänyt tavattoman pieneksi, eikä niiden hyötyjä saada ulosmitattua. Näin tapahtuu siitä huolimatta, että 365-kokonaisuus pitää sisällään Teamsin, Delven ja Plannerin kaltaisia loistavia työkaluja, joilla tehokkuuden kasvattaminen uusiin ulottuvuuksiin olisi enemmän kuin mahdollista.

Samaan aikaan yritykset ostavat enemmän SaaS-palveluita kuin koskaan ennen ja hankkivat omiin tarpeisiinsa erillisiä, pistemäisiä ratkaisuja. Nämä ratkaisut aiheuttavat päänvaivaa niin GDPR:n kuin identiteetinhallinnankin osalta. Pistemäiset ratkaisut ovat sellaisenaan hyviä, mutta niiden ongelmaksi muodostuu niiden sijainti kaukana 365-ekosysteemistä.

365-ekosysteemi on yksi asiakkaille tärkeimmistä syistä lähteä hyödyntämään juuri Microsoftin tuottavuuspilveä. Palvelut toimivat erittäin hyvin yhdessä, kaikki on käytettävissä niin mobiilisti kuin tietokoneellakin. Tiedostot ja tieto kulkevat aina mukana ajasta ja paikasta riippumatta. Kun tähän yhdistetään kehittyneet tietoturva-ominaisuudet ja erinomainen ylläpito, on käsissä kokonaisuus, jota pystyy käytännössä laajentamaan lähes rajattomasti.

Koulutus lisää tehokkuutta

Miksi sitten emme ole tehokkaampia, vaikka palvelut sen mahdollistaisivat? Eikö meidän jokaisen pitäisi olla huippuosaajia, mitä tulee yhdessä työskentelyyn ja tiedon jakamiseen? Syy voi olla se, että suhtaudumme 365-palveluihin teknologiahankkeena. Hankkeena, jossa käyttäjille kerrotaan uusien palveluiden olevan käytössä ja pyydetään ottamaan kysymyksissä yhteyttä Service Deskiin.

Olemme unohtaneet loppukäyttäjän, ehkäpä siksi, ettemme ole täysin itsekään tunnistaneet, mitä kaikkia konkreettisia hyötyjä yhteisen viestinnän ja tuottavuuden hyväksi 365-palveluissa on saavutettavissa.

Meistä tulee tehokkaampia ja parempia yhdessä tekijöitä, kun koko organisaation osaaminen saadaan samalle tasolle, sovitaan yhteiset viestintäkäytännöt ja ennen kaikkea pidetään osaamistasoa yllä. Meistä tulee toisin sanoen tehokkaampia, kun muistetaan koulutus, koulutus ja vielä kerran koulutus.

Tämän artikkelin jatkoksi suosittelen tutustumaan Microsoftin erinomaiseen A New Culture of Work -artikkeliin. Artikkeli käsittelee yllämainittuja asioita perusteellisemmin ja tuo mukaan vielä sukupolvi-ajatuksia sekä tekoälyn merkitystä tulevissa työpäivissämme. 

 

Petri Laine, Liiketoimintajohtaja
050 3106339
petri.laine@tietokeskus.fi


LUE LISÄÄ:

Office 365