Valtaosalla O365-käyttäjistä on hurja määrä erinomaisia työkaluja käytettävissään, mutta silti he hukkuvat meileihin, data on kateissa, eikä tieto kulje. Tämä pistää miettimään, minne kultareunainen pilvi oikein karkasi?

Korkeita odotuksia ei ole lunastettu

Suomessa on tehty tähän mennessä huomattava määrä Office 365-käyttöönottoja suhteessa organisaatioiden määrään. Pilveen on nakattu käyttäjät niin Notesista, oravameileistä kuin omilta Exchange-palvelimiltakin. Skype for Business hiekoitti tien videoneuvottelupalveluiden tarjoajilta ja sohaisi ikävästi myös operaattorikenttään. Edes pitkään sinnitelleet jaetut asiakasalustat eivät pysyneet turvassa pilveltä.

O365-palvelut jyräsivät muutamalla yksinkertaisella perustoiminnallisuudella ison siivun IT-talojen ja operaattoreiden pelikentästä. O365:n investointivapaus, toimittajavaihdoksen helppous, kollaboraation sujuvuus toisten 365-organisaatioiden kanssa sekä ennestään olemassa ollut Microsoft-painotteinen infra osoittautuivat nopeasti ylivoimaisiksi syiksi siirtyä pilveen.

Pilveltä toivottiin paljon: O365:n piti tuoda runsaudensarvi kaikkien pöydille ja tuottavuuden piti kasvaa räjähdysmäisesti. Asiakkaat ovatkin pääosin tyytyväisiä edellä mainittuihin 0365-ominaisuuksiin, mutta korkeita odotuksia ei ole silti lunastettu.

Mihin pilvipalveluiden teho hävisi?

Digikuu Oy:n Antti Aholan, O365-konkarin, mielestä pilven mahdollisuudet hukattiin monista eri syistä johtuen, ja ajan myötä pilven luvattua kultareunusta kyllästyttiin jahtaamaan. Yksinkertaisimmat syyt löytyvät tavoiteasetannasta ja vakiintuneesta IT-projektimallista: O365:sta myytiin vuosina 2011–2015 ensisijaisesti teknologiaprojekteina, joissa korvataan aiempi teknologia uudella. Aiemmin pelkkä teknologian korvaaminen riitti, mutta nykyään tarvitaan enemmänkin toimintatapojen muutosta.

Olen Aholan kanssa samoilla linjoilla: eräs suurimmista ongelmakohdista pilviin siirryttäessä on ollut se, että organisaatioiden IT-osastot ovat johtaneet siirtymiä kuten mitä tahansa teknistä IT-projektia, jossa siirrytään alustalta toiselle, vaihdetaan työkalua ja pidetään lyhyt koulutussessio. Mutta vaikka pilviprojekteissa puhutaan perustietotekniikan perustyökalujen perusasioista, on kyseessä liiketoiminnan ja tekemisen muutosprojekti – eräänlainen toimistotyökalun erppi, jonka vaikutukset ulottuvat pitkälle liiketoiminnan tekemiseen.

Turun Tietoiskuseminaarissa puhumassa olleen Antti Aholan mukaan moni siirtymä epäonnistui myös siksi, että kaupankäynti ja käyttöönotot rajattiin vain IT-puolen jutuiksi. Viestintää tai HR:ää ei juuri pilveen siirtymisen yksityiskohdilla vaivattu, paitsi ehkä kertomalla, että Outlookin profiili pitää asentaa uudelleen. Kolmas syy on, että kun lähtökohtaisesti vaihdettiin teknologia-alustoja, ei prosesseja juuri mietitty, saati sitä, voisiko joitain asioita jättää kokonaan pois. Siirtymä pilveen tehtiin pala kerrallaan, miettimättä seuraavaa askelta ja kokonaiskuvaa.

Virheistä pahin: loppukäyttäjä unohdettiin

Juttelin Aholan kanssa Tietoiskuseminaarissa ja olimme yhdessä sitä mieltä, että suurin virhe kaikista oli kuitenkin se, että loppukäyttäjät unohdettiin lähes kokonaan. Uusien pilvipalveluiden ominaisuuksia ei viestitty, saati opetettu, ja osa jopa piilotettiin käyttäjiltä. Tästä virheestä ei voi soimata asiakkaita, sillä O365-toimittajilla ei ollut juurikaan omaa kyvykkyyttä viestiä tai kouluttaa työtapojen muutoksesta – ja vaikka toimittaja olisikin panostanut näihin, asiakkaat eivät olleet valmiita ostamaan konsepti- ja ideologiatasolla olevaa koulutusta.

Tämän lisäksi käyttäjien unohtamiseen vaikutti myös se, että uusien liiketoimintamallien muutokset koskettavat organisaatiota tyypillisesti horisontaalisesti ja siksi on vaikea löytää tahoa, joka ottaa siitä vastuun. ITIL-maailmassa koulutukset on lisäksi totuttu hankkimaan koulutustaloilta, eikä migraatioita tekevä huippuasiantuntija kokenut olevansa samaan aikaan myös pedagogi. Näistä lähtökohdista on hyvin vaikea valjastaa uutta teknologiaa liiketoiminnan hyväksi.

Kaikki yrityksen ongelmat ovat johtamisongelmia kuuluu tuttu viisaus, joka pätee myös uusiin teknologioihin.

Teknologia on renki ja osaavien johtajien on oltava sen isäntiä, muuten ketterien menetelmien mahdollisuudet hukataan.

Lue lisää pilvipalveluista Pilviblogi-sarjamme ensimmäisestä osasta: Miten pilvipalvelut valjastetaan ruokkimaan tehokkuutta?

Petri Laine, Liiketoimintajohtaja
050 310 6339
petri.laine@tietokeskus.fi


LUE LISÄÄ:

Office 365