Microsoft julkaisi taannoin merkittävän päivämäärän: 31.7.2021. Tällöin jo alan vakioksi muodostuneen Skype for Business Onlinen tuki loppuu ja Microsoft Teams ottaa paikan Office 365:n viestintäsovelluksena.

Teamsin suosio on kasvanut valtavin harppauksin ja sitä käytetään jo yli 500 000 organisaatiossa maailmanlaajuisesti. Fortune 100 -yrityksistä jo 91 sadasta on siirtynyt käyttämään Teamsia, mukaan lukien Microsoft itse.

Uudet työskentelyvälineet vaativat luonnollisesti uudet ylläpitotyökalut. Kokosimme tärkeimmät pointit ylös tähän blogiin.

Ylläpitäjien roolit

Mikäli ylläpitäjällä on Office 365 -tenanttiin Global Admin -oikeudet, myös Teamsin ylläpito-oikeudet ovat voimassa. Office 365:ssa on neljä eri roolia Teamsin ylläpitoon:

Teams Service Administrator sallii Teamsin ja sen ominaisuuksien hallinnan Teamsin hallintapaneelia tai Teamsin Powershell-moduulia käyttäen. Tämä rooli myös mahdollistaa Office 365 -ryhmien ylläpitämisen, jotka ovat tiimien pohjalla.

Teams Communications Administrator on suppeampi rooli, joka antaa käyttöoikeudet hallita muun muassa Teamsin soitto- ja tapaamiskäytäntöjä ilman tiimien hallintamahdollisuutta.

Teams Communications Support Engineer ja Teams Communications Support Specialist -roolit antavat työkaluja Teams-käyttäjien puheluiden laadunvalvontaan ja ongelmanselvitykseen. Nämä roolit eivät varsinaisesti sovi laajempiin tiimien hallintatehtäviin.

Ylläpitäjän tärkeimmät työkalut

Yksi ylläpitäjän keskeisin työkalu on Teamsin hallintapaneeli, Teams Admin Center. Teamsin tavoin myös Admin Center kehittyy jatkuvasti ja oppi uusia juttuja. Hallintapaneelin avulla ylläpitäjä voi hallinnoida tiimejä ja käyttäjiä sekä määrittää Teamsin toimintatapaa organisaation vaatimusten mukaiseksi.

Asetusten avulla voidaan määrittää lukuisia asioita yksittäisen henkilön viestintäoikeuksista koko organisaatiota koskeviin asetuksiin. Ylläpitäjä pystyy myös hallinnoimaan tiimejä, niiden asetuksia ja vaikkapa arkistoimaan tiimejä käyttäen hallintapaneelia. Myös Skypen hallintapaneeliin pääsee edelleen käyttäen Legacy Portalia, joka löytyy Teamsin valikosta.

Ei ole suuri yllätys, että Teams sisältää myös Powershell -moduulin, jolla voidaan luoda uusia tiimejä ja hallinnoida olemassa olevien tiimien asetuksia. Nykyinen moduuli tottelee versionumeroa 1.0.1 ja sisältää 14 käskyä tiimien hallinnointiin. Käskyjä ei ole valtavasti, mutta niiden avulla ylläpitäjä voi tehokkaasti suorittaa laajoja ylläpitotehtäviä, kuten useiden tiimien luomisen kanavineen.

O365-tekniikat täydentävät kokonaisuuden

Tehokas Teams -ylläpito vaatii useiden Office 365 -tekniikoiden sujuvaa hyödyntämistä. Muokattaessa tiimin tiedostoihin liittyviä asetuksia ylläpitäjä käyttää Sharepointin ylläpitotyökaluja. Keskusteluihin liittyviä asetuksia säätäessä taas voidaan hyödyntää Exchangen hallintapaneelia. Myös Security and Compliance Center sisältää Teamsin ylläpidossa hyödyllisiä asioita – esimerkiksi tiimeihin liittyviin muutoksiin löytyy omat hakunsa Audit Logista. Mikäli lisensseissä riittää paukkuja, myös DLP-politiikkoja voi nyt käyttää Teamsin keskusteluihin.

Teams on jo nyt merkittävä tekijä Office 365 -tuottavuustyökaluissa ja sen rooli tulee varmasti vain kasvamaan nyt, kun Skype siirtyy taka-alalle. Mikäli ylläpidät Office 365:tta, varmista huoleton tulevaisuus opettelemalla Teamsin keskeisimmät tekniikat jo nyt.

Katso suosituin webinaarimme: Microsoft Teamsin hallinta ja ylläpito.

Lue lisää blogista: Teams ja paremmat tavat työskennellä

Järjestämme O365-valmennuksia jatkuvasti Helsingissä, Turussa ja verkossa. Katso tulevat koulutukset.

Janne Nevalainen

Konsultti
janne.nevalainen@tietokeskus.fi

Jannen erikoisosaamisaluetta ovat Teams, O365 ja muut Microsoftin viestintäratkaisut.