IT:n tärkein tehtävä on tukea liiketoimintaa ja niitä tavoitteita, jotka sille on asetettu. Homma ei ole rakettitiedettä, sillä liiketoimintaa parhaiten tukee se, että työtä tehdään tehokkaammin: ei siis sekoilla ja lähetetä tiedostoja ristiinrastiin tai tuhlata IT-hemmojen ja työntekijöiden aikaa toistuviin töihin.

Hyvä nyrkkisääntö on, että jos yrityksen kannattavuus on matalalla, IT kannattaa tsekata kuntoon ensimmäisten joukossa. Jos työnteko tökkii, vika harvoin on työntekijöiden laiskuudessa, vaan siinä että prosesseissa ja työkaluissa on jotain pielessä.

Skrollaa alaspäin niin kerron, mistä elementeistä liiketoimintaa tukeva IT-ympäristö koostuu ja millaisilla askeleilla sellaisen rakentaminen onnistuu.

Haluatko hypätä suoraan käytäntöön ja kuulla miten Mitta Oy on valjastanut IT:nsä liiketoiminnan tueksi? Kuuntele webinaaritallenne 👇

Käytäntö kiinnostaa, KUUNTELEN TALLENTEEN

 

Millaisista elementeistä moderni, liiketoimintaa tukeva IT-ympäristö rakentuu? 🧐

Modernia IT:tä tavoitellessa lipsutaan turhan usein kirimään olemassa olevan ympäristön korjausvelkaa ja säätämään gigahertsitasolla.

Tämä ei kuitenkaan tuo mitään uutta yritykselle. Mikään työnteossa ei muutu, vaan edelleen tehdään samaa asiaa, samoilla työvälineillä.

Siksi ei pitäisi puhua vain IT-ympäristön ylläpitämisestä ja päivittämisestä, vaan siitä, miten IT saadaan tekemään oikeasti järkeviä asioita. Pohjimmiltaan IT-ympäristö onkin kasa työkaluja ja alustoja, jotka helpottavat työntekoa.

No miltä sellainen ympäristö sitten näyttää?

Harmi kyllä, tähän on mahdotonta antaa tarkkoja speksejä, sillä vastaus on täysin yrityksen liiketoiminnasta kiinni. Vertaa esimerkiksi prosesseihin nojaavaa autotehdasta ketterään startup-yritykseen, jossa myydään pään sisällä olevaa tietoa. Huomaat nopeasti, että näissä vaaditaan IT:ltä täysin eri asioita.

Jotain ohjenuoria voin kuitenkin antaa. Näkemykseni mukaan moderni, liiketoimintaa tukeva IT-ympäristö koostuu näistä kolmesta elementistä. 👇

 

1. Se tuo lisäarvoa liiketoiminnalle ja kasvattaa työn tuottavuutta 📈

IT:n perusvaatimus on se, että työt rullaavat. Mutta jos tyydytään vain tähän, ollaan jälleen pattitilanteessa, jossa IT ei varsinaisesti tuota yritykselle mitään uutta.

Parhaimmillaan IT ratkoo ongelmia yrityksen toiminnassa ja näin tuottaa lisäarvoa liiketoiminnalle. Eli toisin sanoen, se auttaa tekemään jotain sellaista joka ei aiemmin ollut mahdollista.

Tyypillisesti se tarkoittaa esimerkiksi työnkulkujen automatisointia. Jokaisessa firmassa on toistuvia prosesseja ja työtehtäviä. Perinteisesti niitä suoritetaan täyttämällä exceliä ja lähettämällä tiedostoja henkilöltä toiselle. Modernin IT:n avulla prosessi voidaan automatisoida simppelisti. Kun työntekijä saa oman osansa valmiiksi, tehtävä siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen ja seuraavan ihmisen työstettäväksi.

Vielä rautalangasta väännettynä, tässä käytännön esimerkki siitä, miten perinteinen perus-IT ja moderni, liiketoimintaa tukeva IT eroavat toisistaan:

Perinteinen IT 📠

Käytössä on sähköposti. Työntekijä voi sen avulla kysyä muilta onko aiheesta X olemassa jo esitysmateriaalia, jota hän voisi hyödyntää uudessa Powerpoint-esityksessä.

Liiketoimintaa tukeva moderni IT 💻

Käytössä on yksi alusta, josta löytyy kaikki yrityksen materiaalit. Kun työntekijä rakentaa uutta slide-esitystä, hän voi suoraan Powerpointissa hakea etsimäänsä asiaa kaikista olemassa olevista tiedostoista.

Ohjelma ehdottaa hänelle aiheeseen liittyvä slideja, jotka voi yhdellä klikillä liittää osaksi esitystä.

 

2. Se on tietoturvallinen  🔐

Tietoturva on IT:n peruselementti, jonka pitäisi olla jo vakio kaikessa tekemisessä, aina paperiroskiksesta yksittäiseen bittiin.

Yritysten kannattaa jatkuvasti kehittää tietoturvaa eteenpäin ja kouluttaa työntekijöitä ottamaan se huomioon eri tilanteissa. Yhden väärän klikkauksen hinta kun voi olla jopa satoja tuhansia euroja.

Hyvä nyrkkisääntö on, että tietoturvasi kannattaa aina olla himpun verran parempi kuin naapurin, koska kyberhyökkäykset tuppaavat kohdistumaan aina siihen heikoimpaan lenkkiin. Vähän samaan tapaan kuin jos törmäät metsässä kiukkuiseen karhuun, ei sinun tarvitse juosta nopeampaa kuin otso – riittää että juokset nopeampaa kuin vierustoveri. 🐻

 

3. Se on kustannuksiltaan ennustettava ja tarpeen mukaan skaalautuvaa 💰

Se, että IT joutuu laskemaan pennosia ja tarkistamaan onko yrityksellä enää varaa soittaa lähituki paikalle vai ei, ei ole enää tätä päivää.

Nykyään lähes kaikki IT-palvelut ja -tarvikkeet on mahdollista hankkia hinta / käyttäjä / kuukausi -mallilla. Näin jo vuoden alussa on helppo laskea paljonko IT tarkalleen kustantaa.

Samalla on helppo ennustaa paljonko kulut nousevat jos yritys kasvaa tai paljonko ne skaalautuvat alaspäin työntekijöiden määrän laskiessa.

Haluatko nopean arvion yrityksesi IT-kustannuksista? Kokeile kustannuslaskuria sivun alalaidassa 👏🏻

Ensiaskeleet IT-ympäristön modernisointiin

Kun lähdet kehittämään IT-ympäristöäsi, käy läpi nämä askeleet.

🤝 Kutsu seuraavat henkilöt saman pöydän ääreen

  • Toimitusjohtaja tai muu liiketoiminnasta vastaava henkilö, joka osaa avata yrityksen strategiaa ja kertoa, mitä liiketoiminta kaipaa IT:ltä.
  • Talousjohtaja joka tietää saatavilla olevan budjetin ja sen tuomat rajoitteet.
  • IT-vastaava, joka tuntee IT:n tämänhetkisen tilan ja haasteet.
  • Fasilitoija, joka vie keskustelua eteenpäin ja kertoo olemassa olevista mahdollisuuksista. Lisäksi hänen tehtävänään on varmistaa että muut pöydän jäsenet löytävät yhteisen sävelen.

🚀 Unohda hetkeksi rajoitteet

Alussa kannattaa hetkeksi heittää budjetit ja tekniset rajoitukset sivuun. Asettakaa lähtötilanne möyhimällä pohjatonta toiveiden tynnyriä eli keskustelemalla siitä, miten yrityksen IT toimisi jos mikä tahansa olisi mahdollista.

Varo, ettei keskustelu jää liian pieneksi (esim. “toivoisin että tietokone lähtisi aamulla nopeasti käyntiin”). Jos tämä on riski, fasilitoijan kannattaa alussa käydä läpi erilaisia teknologioita ja olemassa olevia mahdollisuuksia.

📝 Selvitä liiketoiminnan, työntekijöiden ja IT:n tarpeet ja toiveet

Kysy ainakin seuraavat kysymykset:

1. Mitä IT voi tehdä liiketoiminnan hyväksi? Mitä liiketoiminta vaatii IT:ltä?

Usein liiketoiminta haluaa että asiat tehdään nopeammin, tehokkaammin, selkeämmin ja pienemmällä virheprosentilla. Tällöin IT:ltä saatetaan kaivata toistuvuutta ja automatisaatiota prosesseihin ja raportteihin.

Toisaalta lähes yhtä usein liiketoiminta kaipaa tuekseen dataa ja sen visualisointia.

2. Mitä loppukäyttäjät tarvitsevat IT:ltä?

Loppukäyttäjää harvoin kiinnostaa giga- ja megahertsit, vaan pikemminkin se, miten olemassa olevaa työtä voi helpottaa ja tehostaa.

Selvitä siis mitä kompastuskiviä työnteossa on työntekijöiden näkökulmasta ja mitä he toivoisivat tulevaisuudessa. Haasteet piilevät usein perusasioissa, esimerkiksi siinä, että tieto ei kulje sujuvasti paikasta toiseen.

3. Mitä IT vaatii IT:ltä?

Lopuksi on tärkeää kysyä myös mitä IT haluaa IT:ltä? Halutaanko että kaikki on automatisoitua, helppoa ja nopeaa, vai onko olemassa jokin logistinen ongelma, joka vaatii korjausta?IT:n haaste on tyypillisesti esimerkiksi se, että aika kuluu pieneen näpertelyyn ja tukipalveluna toimimiseen, sen sijaan että päästäisiin keskittymään kehitystyöhön.

🧩 Kaiva esiin toimivimmat ratkaisut

Seuraavaksi on aika vetää langat yhteen ja etsiä kaiken yllä olevan tiedon kautta malli, joka on mahdollisimman lähellä alussa rakennettua utopiaa.

Muista nämä asiat:

  • Lähde liikkeelle yrityksen tarpeista eli siitä mitä yritys tekee ja mitä sen kannattaa tehdä tulevaisuudessa. IT-ratkaisut täytyy rakentaa tämän mission ympärille.
  • Älä sorru valitsemaan tiettyä softaa sen takia, että naapurillakin on sellainen. Riskinä on tällöin se, että yritys muokkaa toimintaansa istumaan sovelluksen mahdollisuuksiin, ei päinvastoin. ATK:n ei kuulu keksiä prosessia, vaan helpottaa sitä.
  • Muista, että IT:n tehtävä on vastata yrityksen tarpeisiin ja auttaa tekemään asioita nopeammin, paremmin, helpommin tai jopa halvemmalla. Tarpeet voivat nousta sekä yrityksen sisältä, että ulkoa, esimerkiksi asiakkaalta. Muista että aina ei kannata pyrkiä halvimpaan vaihtoehtoon: Jos asiat hoituvat nopeammin, paremmin ja helpommin, eikö siitä silloin kannata jo maksaa enemmän?

🗺️ Rakenna roadmap 

Kun tiedossa on päämäärä ja keinot millä siihen päästään, luo seuraavaksi roadmap kehitystyölle. Kirjaa ylös selkeät askeleet siitä, mitä IT lähtee kehittämään tulevaisuudessa.

Ota huomioon ainakin nämä asiat:

  • Mikä on tavoitetila?
  • Mihin yrityksen budjetti ja resurssit oikeasti taipuvat?
  • Onnistuuko kaikki tämä teiltä itseltänne vai tarvitsetteko ulkopuolista apua?
  • Mikä on realistinen aikataulu tälle kaikelle?
  • Missä järjestyksessä muutokset kannattaa toteuttaa? Mikä on tulenpalavaa (esim. tietoturva) ja minkä kanssa voi tarvittaessa odottaa?
  • Miten varmistatte että IT pysyy kondiksessa myös tehtyjen kehitystoimenpiteiden jälkeen?

Haluatko käytännön esimerkkejä siitä, miten IT-ympäristöä kannattaa modernisoida? WTF ATK? -webinaarisarjan ensimmäisessä jaksossa Mitta Oy:n IT-päällikkö kertoo omia kokemuksiaan.

Mikä tilanne yrityksessä oli ennen, miten siitä päästiin nykytilanteeseen ja miten muutos on vaikuttanut yrityksen arkeen ja liiketoimintaan.

KUUNTELE WEBINAARITALLENNE

Petri Pukkanen

Konsultti

Pete työskentelee Tietokeskuksessa konsulttina. Petrin erikoisosaamisalueita ovat Azure-, moderni laitehallinta ja M365.