Teams on ollut julkaisustaan asti kovassa noususuhdanteessa, mutta vuosi 2020 räjäytti potin lopullisesti, kun etätyöskentelystä tuli maailmanlaajuisesti uusi normaali. Luvutkin sen kertovat: kun Teamsilla oli vuoden 2019 lopussa noin 22 miljoonaa päivittäistä käyttäjää, vuoden 2020 lopussa niitä olikin jo 115 miljoonaa. Näyttää siltä, että luku ei varmasti tule pienentymään kuluvan vuoden aikana.  

Yksi Teamsin tunnusomaisimpia piirteitä on ollut sen nopea kehittyminen. Teams muuttuu ja saa uusia ominaisuuksia nopealla tahdilla. Alustaan ilmestyy kuukausittain pienempiä ja suurempia uudistuksia. Poimin sinulle  5 mielenkiintoista uutta ominaisuutta:

 

Radiopuhelin #1

Teams kykenee monenlaisiin temppuihin, mutta radiopuhelinominaisuus on varmasti yksi erikoisimmista.  Tällä hetkellä radiopuhelin toimii vain Android-laitteissa, eli mikäli sinulta löytyy Androidilla varustettu puhelin tai tabletti, voit hyödyntää radiopuhelinominaisuutta Teamsissa.

Radiopuhelimen käyttö on helppoa: valitse tiimin kanava,  jolla haluat puhua ja kaikki muut kanavalle virittäytyneet käyttäjät kuulevat keskustelun. Sovellus toimii kuten oikea radiopuhelin:  yksi käyttäjä puhuu kerrallaan ja muut kuuntelevat. Teams käyttää radiopuhelimessa puhelimen datayhteyttä, joten jutustelu toisella puolella maailmaa olevaa henkilön kanssa onnistuu mikäli hän on ottanut saman kanavan käyttöönsä. Ominaisuus ei liene kaikille tarpeellinen, mutta ns. first-line workerit saavat varmasti hyötyä sovelluksesta.

 

 

Breakout Rooms #2

Teams kasvattaa suosiotaan erilaisten virtuaalisten koulutusten ja tapahtumien pitopaikkana. Usein erityisesti etäkoulutusten hankaluutena on osallistujien jakaminen pienempiin ryhmiin ryhmätöitä varten. Breakout Roomsin avulla kokouksen järjestäjä voi luoda Teamsin kokoukseen Breakout Roomeja ja jakaa osallistujat näihin huoneisiin. Huoneita voi luoda yhteen tapahtumaan korkeintaan 50 ja järjestäjällä on halutessaan mahdollisuus nimetä huoneet.  

Breakout Roomien käyttämistä voisi kuvata kokouksina kokouksen sisällä. Osallistujat voivat käyttää Breakout Roomeissa samoja ominaisuuksia kuin tavallisissakin Teams-kokouksissa, kuten keskustella ja jakaa sisältöä. Osallistujat voivat palata takaisin pääkokoukseen esimerkiksi kysymään tarkentavia kysymyksiä. Myös kokouksen järjestäjä voi tarvittaessa vierailla eri huoneissa. Kokouksen järjestäjä voi myös sulkea huoneet, jolloin huoneiden osallistujat palautetaan takaisin alkuperäiseen kokoukseen.

 


Teams-kalenteri #3

Yksi toivotuimmista ominaisuuksista Teamsissa on ollut saada tiimille oma jaettu kalenteri. Vuosien saatossa tätä aukkoa paikkaamaan on tehty erilaisia korvaavia ratkaisuja, mutta Teamsin oma kalenterisovellus on loistanut poissaolollaan. Vihdoinkin Teams mahdollistaa myös kalenterin käytön!

Teamsin kalenteriominaisuus löytyy omana sovelluksenaan (Teams kanavakalenteri). Nimensä mukaisesti kyseessä on kanavakalenteri, eli jokaisella tiimin kanavalla voi olla oma kalenterinsa. Kalenterina toimii tiimien taustalla olevan Microsoft 365 -ryhmien kalenteri, jonka näkymä suodatetaan jokaiselle kanavalle erikseen. Kanavalla näkyy vain kanavan omat merkinnät. Tiimin kanaville voi lisätä kalenterinäkymän omaksi välilehdekseen ja kalenteriin tehtävät merkinnät luodaan Teamsin kanavakokouksena. Mikäli käyttäjä lisätään merkintään osallistujaksi hän näkee merkinnän myös omassa kalenterissaan.

 

 

Approvals App #4

Erilaisten hyväksyntätyönkulkujen käyttö on ollut jo hetken aikaa käytössä Office 365:ssa. Näiden työnkulkujen kautta ylläpitäjät ovat voineet luoda erilaisia automatisoituja hyväksyntärutiineja esimerkiksi tilauksille. Näin minimoidaan turha viestittely ja paperien lähettely.

Etätyön lisääntyessä tarve sähköisille hyväksyntätekniikoille on kasvanut. Nykyisin Teams sisältää sisäänrakennetun ominaisuuden, jolla voidaan luoda ja vastaanottaa erilaisia hyväksyntäpyyntöjä. Approvals Appin kautta käyttäjä voi nähdä hänelle tulleet hyväksyntäpyynnöt yhdessä koontinäytössä ja saapuneet hyväksynnät voi käsitellä poistumatta Teamsista. Käyttäjä voi myös tarvittaessa luoda hyväksyntäpyyntöjä toiselle käyttäjälle käyttäen samaa Approvals Appia.

 


PowerPoint-esitysmoodi #5

Nyt seuraa hyviä uutisia niille, joille PowerPoint kuuluu vakiokalustoon Teams-kokouksissa: Teams on saanut uuden PowerPoint-esitysmoodin. Yhdellä näytöllä esitettäessä Powerpointin käyttö on ollut vähintäänkin hankalaa ja kahdellakin näytöllä ongelmana on ollut erillinen esitysruutu PowerPointissa, jolloin esimerkiksi kokouksen keskustelua on ollut vaikeaa seurata samaan aikaan.

Nyt Teamsissa voi käyttää kokousikkunaan upotettua näkymää, jolloin Powerpointin esittäjä näkee omassa kokousikkunassaan Powerpoint-esityksensä muistiinpanoineen ja esittäjä näkee myös tulevat sivut. Ja koska kaikki tapahtuu samassa kokousikkunassa esittäjän on helppo pysyä mukana myös kokouksen keskusteluissa ja osallistujien kysymyksissä. 

 

Mitkä ovat 5 muuta Teamsin parasta uutta ominaisuutta?
Webinaaritallenne: Teams yrityskäyttäjille – 10 parasta uutta ominaisuutta.

KUUNTELE WEBINAARITALLENNE

 

Katso myös aikaisemmat Teams-blogimme:

 

 

Janne Nevalainen
konsultti, Tietokeskus