Etätyöskentelyn kultakausi on jatkunut jo vuoden. Kuluneen vuoden aikana etätyöskentelijöiden käytännöt ja työkalut ovat parantuneet huomattavasti.  Alkuaikojen hätäratkaisuna kehitetyt silityslaudat ja ruokapöydät työpisteinä ovat korvautuneet (ainakin toivottavasti) mukavammilla ja ergonomiaa paremmin tukevilla ratkaisuilla.

Työpisteiden lisäksi myös työskentelytavat ovat kokeneet melkoisen remontin vuoden aikana. Monella tietotyöläisellä työnkuva onkin siirtynyt täysin etämoodiin ja päivät täyttyvät virtuaalisista kokouksista ja etäesityksistä. Myös Microsoft on ottanut huomioon etätyöskentelijöiden ja etäesiintyjien uuden arjen haasteet ja tuonut mukanaan nipun näppäriä työkaluja, joilla etäesiintyjä voi parantaa esityksensä sujuvuutta ja vähentää häiriöitä esiintymisen aikana. Tässä muutama vinkki, joilla voit helpottaa etäesityksiäsi.

Taustaäänien vaimentaja: Noise suppression

Tiskit kolisee, koirat haukkuu, naapurissa tehdään remonttia. Kotitoimistolla esitykseen voi eksyä monenlaista taustamelua, joka voi häiritä kokousta melkoisesti. Teamsista löytyvä Noise suppression on mahtava uusi ominaisuus, joka mykistää taustalta kuuluvan melun niin, että muut osallistujat kuulevat vain esiintyjän puheet.

Noise suppressionin herkkyyttä voi säätää Teamsissa käyttäjän omista asetuksista.  Varsinkin säädettäessä High-tasolle Noise suppression poistaa tehokkaasti kaikki häiritsevät äänet. Jopa samassa huoneessa hurisevan pölynimurin ääni saadaan häivytettyä Noise suppressionin avulla (jep, kokeiltu on!).

Noise suppression on tällä hetkellä käytössä vain Windowsin Teams-sovelluksessa.  Oletettavaa kuitenkin on, että ominaisuus saadaan myöhemmin myös muihin käyttöjärjestelmiin auttamaan etäkokouksia.

Teams-taustan sumennus / taustakuvat

Kotitoimistolla sattuu ja tapahtuu kaikenlaista ja kaiken ei tarvitsisi välittyä kameran kautta vastapuolelle. Teams onkin jo pitkään sisältänyt taustan älykkään sumentamisen, joka on pelastanut monen etäkokoustelijan päivän.

Nykyisin Teams tukee myös taustakuvia. Valittavana on valikoima valmiita Teams-taustoja tai käyttäjä voi halutessaan ladata oman taustakuvansa.  Etäesiintyjälle tämä ominaisuus on mainio apu: on mukavaa tietää, että esityksen huomio kohdistuu vain esiintyjään eikä taustalla lymyilevään tiskivuoreen tai verhoissa kiipeilevään kissaan.

 

Powerpointin parannettu esitysmoodi

Powerpointin esittäminen Teamsin kokouksissa on ollut perinteisesti hieman haasteellista. Yhdellä näytöllä esitettäessä Powerpointin käyttö on ollut vähintäänkin hankalaa. Kahdellakin näytöllä ongelmana on ollut erillinen esitysruutu  PowerPointissa, jolloin esimerkiksi kokouksen keskustelua on ollut vaikeaa seurata samaan aikaan.

Teamsin uusi Powerpoint Presenter Mode upottaa esityksen Teamsin ikkunaan, jolloin Powerpointin esittäjä näkee omassa kokousikkunassaan Powerpoint-esityksensä muistiinpanoineen ja myös tulevat slidet. Ja koska kaikki tapahtuu samassa kokousikkunassa esittäjän on helppo pysyä mukana myös kokouksen keskusteluissa ja osallistujien kysymyksissä. Esityksen katselijat näkevät vain esitettävän sliden. Katsojilla on myös mahdollisuus selata esityksen slideja etukäteen. Tarvittaessa esittäjä voi estää tämän esityksen asetuksista.

 

 

 

Powerpointin ulkoasun suunnitteluapua

Pitäisi tehdä visuaalisesti upea esitys, mutta ideat on loppu? Näyttävätkö kaikki esitykset samalta? Kokeile PowerPointin Design ideas -ominaisuutta!  Design ideasin avulla voit saada nopeasti hyvin näyttäviä esityksiä aikaiseksi käyttäen Powerpointin luomia ulkoasuja. Powerpoint analysoi muokattavana olevan sliden sisältöä ja antaa useita eri ehdotuksia käytettävälle ulkoasulle. Voit valita useasta eri vaihtoehdosta sopivan valinnan muokattavalle slidelle. Tarvittaessa voit vielä jatkojalostaa sliden ulkoasua haluamaasi suuntaan.

 

 

Powerpoint valmentajana

Kehitys kehittyy ja nyt ollaan jo siinä tilanteessa, että Powerpoint osaa valmentaa esiintyjää pitämään parempia esityksiä. Powerpoint Presenter Coach on vielä preview-vaiheessa ja tukee vain englannin kieltä, tästä syystä coach löytyy vain englanninkielisistä Office-paketeista.

Presenter Coachille voi puhua myös suomea ja esimerkiksi puhumisnopeus rekisteröidään. Valitettavasti kaikki ominaisuudet eivät toimi samalla tavalla kuin englanninkieltä puhuttaessa, esimerkiksi suomenkieliset sanat tulkitaan helposti niin sanotuiksi fillereiksi. Kyseessä on kuitenkin varsin mainio tuote, josta tulevaisuudessa on varmasti hyötyä esitystä harjoitellessa.

 

 

Mykistä muut osallistujat

Edelleenkin valitettavan usein kokouksessa joudutaan järjestämään “kenen mikrofoni on auki” -arvausleikki kun esiintyjän äänen päälle kuuluu myös osallistujien ääniä taustalla. Kokouksen järjestäjällä on nyt mahdollisuus joko mykistää yksittäinen käyttäjä tai mykistää kaikki muut paitsi esiintyjä kokouksen asetuksista.

 

 

 

Esiintyjät valokeilaan

Yksi asia mikä vuoden 2020 aikana opittiin oli kameroiden käyttö kokouksissa.  Nykyisin kamerat ovatkin osallistujilla usein auki kokouksen aikana. Mikäli osallistujia on useita kameroiden syöte saattaa viedä huomiota itse esiintyjältä.

Tähänkin löytyy Teamsista apu: kokouksen järjestäjä voi asettaa esiintyvän henkilön valokeilaan, jolloin esiintyjän videokuva nostetaan isoksi ikkunaksi Teamsin kokoukseen. Esitettävälle henkilölle ilmoitetaan että hän on valokeilassa ja valokeilassa oleva henkilö voi myös itse lopettaa valokeilassa olemisen.

 

 

 

Etätyöntekijöiden tarpeet kasvavat jatkuvasti ja tämä tarkoittaa, että saamme myös tulevaisuudessa uusia etätyötä helpottavia ominaisuuksia Microsoft-tuotteisiin. Luvassa on mm. Teams-kokousten dynaamiset näkymät, jotka muokkaavat kokouksen näkymää osallistujien ja esitettävän sisällön mukaan.

Toinen suuresti odotettu uudistus kokouksiin on Standout mode, joka yhdistää esittäjän web-kameran ja esitettävän sisällön samaan ikkunaan. Näiden avulla etäkokouksista saadaan yhä sujuvampia ja hyödyllisempiä kokemuksia osallistujille!

 


Tsekkaa myös nämä etäilijän kaverit:

Webinaaritallenne: Microsoft Teamsin 10 parasta uutta ominaisuutta

KATSO TALLENNE

Tietokeskuksen Verkkokauppa: laaja valikoima etätyövälineitä yrityskäyttäjille ja julkishallinnon toimijoille

TUTUSTU VERKKOKAUPPAAN

 


 

Janne Nevalainen
Konsultti, Tietokeskus