“Työntekijät eivät malttaisi millään odottaa ja haluaisivat ottaa kaikki uudet työkalut heti käyttöön. Harvoin ihmisiä joutuu toppuuttelemaan muutoksen aloittamisessa.”

Vielä vuosi sitten Turun Tilikeskus koki olevansa vanhojen työskentelytapojen ja IT-infran kanssa jumissa. ”Työympäristömme oli hyvin perinteinen, jopa paperinen, mikä ei mahdollistanut nykyaikaisia työtapoja”, kertoo Turun Tilikeskuksen kehitysjohtaja, Mikaela Dahlström. ”Haluaisimme tehdä etätöitä, käyttää Skypeä ja saada sähköpostin tilalle modernimpia viestintävälineitä, mutta vanhan järjestelmän kanssa se ei ole ollut mahdollista.”

Moderneja työkaluja kaipasi myös henkilöstöpäällikkö Pia Paaer. ”Olemme lähteneet perheystävällinen työpaikka -hankkeeseen vuonna 2017 ja meille tällä hetkellä tärkein prioriteetti on saada työskentelyyn lisää joustavuutta. Etätyömahdollisuuksien ja parempien viestintävälineiden perään on huhuiltu henkilöstötyytyväisyyskyselyissäkin.”

 

Miltä tavoitetila näyttää?

Turun Tilikeskuksella on paras mahdollinen tieto siitä, miten asioiden pitäisi heidän työntekijöidensä näkökulmasta toimia. Mutta sitten liike pysähtyy kysymykseen, miten sinne päästään? Joskus kehitystaakka saattaa tuntua jopa turhauttavan isolta. ”On kuitenkin aina reitti nykytilasta toivetilaan. Kun maalin asettaa realistisen kauas, niin sinne on mahdollista päästä muutaman järkevän välivaiheen avulla”, toteaa Tietokeskuksen konsultti, Tomi Miettunen.

Tietokeskus pääsi pitämään Turun Tilikeskukselle modernisointityöpajan, jossa katsottiin yhdessä, miten asioiden pitäisi toimia. ”Tämän työpajan hienous on se, että voidaan hetki elää ongelmavapaassa maailmassa. Miettiä ilman rajoitteita, miten asioiden pitäisi olla. Eli mietitään maali ensin ja haasteita vasta sitten”, Miettunen jatkaa.

”Tietokeskuksen ihmiset, sekä myyjä Henri Marjaniemi että konsultti Tomi Miettunen, ovat olleet todella hyviä kuuntelemaan meitä. Me olemme kertoneet, että mitä me haluaisimme tulevaisuuden olevan ja he ovat näyttäneet erilaisia vaihtoehtoja, miten sen voisi toteuttaa. He ymmärtävät meidän visiota”, Dahlström kiittää.

Jokainen askel vie maalia kohti

Yhteinen kehityspolku on vuoden mittainen ja ennen ensi kesää tilanne on nytkähtänyt merkittävästi eteenpäin. Tietokeskuksen puolesta voitaisiin viedä asioita eteenpäin nopeammallakin syklillä, mutta Turun Tilikeskus ajattelee myös henkilöstöään. ”Kun kehitystyöt tulevat muun työkuorman päälle ja työtavoissa tapahtuu isoja muutoksia, kannattaa edetä maltilla ja ottaa yksi asia kerrallaan”, Dahlström toteaa.

”Se on tosin joskus vähän hankalaa, kun työntekijät eivät malttaisi millään odottaa ja haluaisivat ottaa kaikki uudet työkalut heti käyttöön. Harvoin ihmisiä joutuu toppuuttelemaan muutoksen aloittamisessa, eli tämä on siis positiivinen ongelma”, Dahlström nauraa.

Viimeisimmäksi Turun Tilikeskuksen sähköpostit siirrettiin O365-pilveen. Sen myötä aukeaa alusta, jonka avulla voidaan ottaa moderneja viestintävälineitä käyttöön. Teams, intranet ja dokumentinhallinta ovat seuraavat kehitysaskeleet. ”Tätä projektia on todella mieluisaa tehdä, kun tietää saavansa aidosti hyvää aikaan ja auttavansa asiakkaan työntekijöiden arkea”, Miettunen toteaa kiitollisena.

”Olen tulevaisuuden suhteen toiveikas ja jo nyt muutokseen todella tyytyväinen. Sen lisäksi, että muutos tuo etuja ja mahdollisuuksia henkilökunnallemme, tämä parantaa myös asiakaspalveluamme. Uudet työvälineet tuovat meille nimittäin paljon mahdollisuuksia parantaa meidän asiakaskommunikaatiota sekä uusia modernia tapoja palvella asiakasta ”, Dahlström sanoo.

Turun Tilikeskus Oy

Turun Tilikeskus on vuonna 1965 perustettu yksityinen tilitoimisto. Turun Tilikeskuksen palveluvalikoima kattaa kirjanpidon ja palkanlaskennan lisäksi vaativat taloushallinnon, talouspäällikön ja verotuksen asiantuntijatehtävät.

Osallistu IT 2020 -tutkimukseen

Tietokeskus kartoittaa suomalaisten organisaatioiden IT-infran nykytilaa ja kehityssuuntia

VASTAA KYSELYYN