Ennen pilvitransformaatiota Sosiaalipalvelusäätiö Otteella oli:

  • Tiedostopalvelin, joka oli täynnä tavaraa ja johon pääsi huonosti käsiksi etäältä.
  • Sekalainen laitekanta ja vanhentuneita laitteita, joista ei oikein tiedetty, mitä niille tekisi.
  • Huoli tietoturvasta ja etenkin asiakkaiden henkilötiedoista.
  • Kiinteänä kuluna oma palvelin ja riippuvuus raudasta.

Nyt pilvitransformaation jälkeen Otteella on:

  • Joustava ja ennustettava, kuukausivelotteinen IT-infra.
  • Yhtenäinen laitekanta, jota toimitetaan esiasennettuna tilauksesta.
  • Moderni, SharePoint-pohjainen intranet, jossa on toimiva dokumentinhallinta.
  • Vahva tietoturva, johon kuuluu esimerkiksi MFA-todentaminen.

Siirtymä moderniin ja turvalliseen IT-ympäristöön

Sosiaalipalvelusäätiö Ote:n uusi toimitusjohtaja, Tanja Vanharanta, otti ensitöikseen haltuun Otteen IT-ympäristön ja lähti rohkeasti uudistamaan sitä. ”Haluan, että meidän päivittäiset työkalut ovat kunnossa ja Otteella oli aika siirtyä 2020-luvulle eli modernisoida infraa ja ottaa käyttöön pilvipalvelut. Lisäksi ekologisuus on meille tärkeää ja hankkimalla IT:n palveluna haluamme tukea kiertotaloutta. Laitteita ei tarvitse ostaa omaksi”, Vanharanta kertoo.

Tomi Miettunen

” Vaikka tekninen osa projektista ei ollut kovin suuri, oli muutos käyttäjille valtava. Tämä asetti viestinnän ja jalkautuksen projektin avainasemaan”, toteaa Tietokeskuksen konsultti, Tomi Miettunen. ”Otteella muuttui kaikki alkaen siitä, miten he hankkivat laitteensa aina siihen, miten he pystyvät etäkäyttämään palveluita työpäivän aikana”, hän jatkaa.

Projektissa pistettiin uusiksi koko infrastruktuuri, laitekanta uusittiin, verkot uudistettiin, vanha tiedostopalvelin purettiin ja dokumentit siirrettiin uuteen SharePoint-intranetiin ja otettiin käyttöön M365-paketit. Erityistä huomiota kiinnitettiin ympäristön tietoturvaan ja käyttöoikeuksiin.

”Meille on tärkeää, että käsittelemme henkilötietoja järjestelmällisesti ja turvatusti. Meillä ei omakaan henkilöstö pääse käsiksi kuin vain niihin tietoihin, joihin kullakin on oikeus”, Vanharanta kertoo. ”Microsoftin M365:n tietoturvaominaisuudet mahdollistavat hyvinkin erilaisia ratkaisuja, kuten vahvaa tunnistautumista perustuen tietyssä tilassa olevaan hallittuun laitteeseen”, Miettunen vahvistaa.

Projekti sujuu parhaiten yhdessä tehden

Ensin Tietokeskus kävi kartoittamassa palvelupisteissä paikan päällä tarpeet ja toteutusmahdollisuudet. Sen jälkeen luotiin suunnitelma ja aikataulu, johon Otteen väki sai itse vielä vaikuttaa. Lopulta siirryttiin toteutusvaiheeseen, joka vietiin läpi hallitusti, mutta nopealla aikataululla. ”Tanjan ja Jennin kanssa on ollut todella helppo keskustella erilaisista asioista ja ratkoa erilaisia tilanteita ja kysymyksiä, joita muutos aina herättää”, Miettunen toteaa tyytyväisenä.

Esimerkiksi intran käyttöönotossa hyödynnettiin Tietokeskuksen Learn by doing -konseptia. Miettunen rakensi intraan pohjat yhdistäen asiakkaan toiveet ja uuden Sharepointin mahdollisuudet. Sen jälkeen hän opetti käytön asiakkaan yhteyshenkilöille, jotka puolestaan opettivat sen omalle henkilöstölleen. Muissakin projektin vaiheissa Tietokeskus on pyrkinyt siihen, että muutosta tehdään yhdessä keskustellen, parasta ratkaisua etsien.

”Tietokeskus on alusta asti kuunnellut meidän tarvetta. On ihana huomata, että vaikka olemme heille varmasti aika pieni toimija, niin silti he ovat kuunnelleet meidän toiveita ja tarpeita tarkasti. Olemme saaneet heiltä hyviä ratkaisuja ja meidän ja Tietokeskuksen välillä on ollut aitoa vuoropuhelua. Sillä on minulle suuri merkitys”, Vanharanta kiittää.

”Erityiskiitoksen annan siitä, että olen saanut Tietokeskukselta sellaisiakin ehdotuksia ja ideoita, joita en ole osannut itse kysyä tai pyytää. He ovat auttaneet minua omassa ajatustyössäni”, Vanharanta toteaa lopuksi.

Sosiaalipalvelusäätiö Ote sr

Sosiaalipalvelusäätiö Otteen tarkoituksena on edistää vaikeassa työmarkkina-asemassa olevien henkilöiden kuntoutusta ja työllistymistä. Säätiön toiminnalle on myönnetty Yhteiskunnallinen yritys -merkki. Säätiö haluaa olla myös mukana ekologisessa toiminnassa ja edesauttaa omalla toiminnallaan kiertotaloutta. Asiakastarinan alussa olevassa kuvassa esiintyy Otteen juuri Raisioon avaama ekotavaratalo EkOte.